smartdox connect for sap b1 Dokumentenmanagement mit SAP Business One

Transkript

1 smartdox connect for sap b1 Dokumentenmanagement mit SAP Business One

2 Die Integration stellt eine direkte Verbindung zwischen dem ERP-System SAP Business One und dem DMS-System d.3ecm der d.velop AG her. Die in SAP Business One erzeugten Dokumente werden in das Dokumenten-Managementsystem d.3ecm übernommen und mit Index- bzw. Suchinformationen automatisiert abgelegt. Nach dem Belegdruck in SAP Business One wird zusätzlich ein PDF-Export erzeugt. Aktenplan Die von SAP Business One ausgegebenen Dokumente und deren Informationen passen eins zu eins zu den Dokumenten und den Attributen des im Standard ausgelieferten Aktenplans. Fehlende Informationen werden aus der Datenbank des ERP-Systems ergänzt. Die Attributfelder können in der Dokumentation nachgelesen und über eine Parameterdefinition individuell angepasst und erweitert werden. Eine kontextbasierte Verzweigung aus den wichtigsten Vorgängen in SAP Business One zu den archivierten Dokumenten im Archiv ist möglich. Der Rücksprung aus dem d.3 smart explorer zurück in den entsprechenden SAP Business One Vorgang ist auch bei mehreren geöffneten SAP-Anwendungen möglich. d.3 Treffermenge ohne Mengenansicht Kontextmenü smartdox connect for sap b1 Stand: Juni 2015 Seite 2 von 6

3 Archiv Barcode Die Ablage und Zuordnung der Papierbelege erfolgt vorgangsbezogen bei der Buchung in SAP Business One mittels Barcodenummern auf den Papierbelegen und per Eintragung im SAP-Beleg. Im Scanvorgang werden über den aufgebrachten Barcode automatisch die belegspezifischen Attributfelder aus dem SAP-Beleg ergänzt und zugeordnet. Verschlagwortung der Belege Eine Zuordnung elektronisch vorliegender Dokumente z. B. der Bestellung erfolgt aus dem SAP-Belegkontext heraus (siehe Bild unten). Es werden frei definierbare Attribute des Beleges zur Verschlagwortung herangezogen, so dass keine manuelle Eingabe mehr nötig ist. Die Verschlagwortung der Dokumente wird erleichtert, indem fehlende Attribute aus den Stammdaten und Geschäftsprozessen in SAP Business One automatisch ergänzt werden. Mit der Übergabe bzw. Eingabe signifikanter Werte aus SAP werden die fehlenden Informationen bei der Validierung automatisch gefüllt. smartdox connect for sap b1 Stand: Juni 2015 Seite 3 von 6

4 Einfaches Handling der SAP-Belege Automatische GoBD-konforme Archivierung im langzeitstabilen PDF-Format Einfache Anbindung von weiteren Belegen zur Archivierung im PDF-Format Versionierung der Belege Mandantenfähige Archivierung und Suche im Archiv Geeignet für Terminalserver-Betrieb Schneller Zugriff auf alle vorgangsrelevanten Dokumente, gebündelt in digitalen Akten Belegartspezifische Indexfelder werden aus der SAP Business One Datenbank ergänzt Automatische Anlage von elektronischen Akten zum Verknüpfungsplan in SAP Business One Kontextgestützte Suche aus nahezu jedem SAP Business One-Beleg möglich Rücksprung aus der Archivmaske (d.3 smart explorer) in die entsprechenden SAP Business One Vorgänge Recherche außerhalb von SAP Business One; Volltext OCR und/oder über Attributfelder und Notizen Aktenplan in deutscher und englischer Sprache passend zu den Standardsprachen der d.velop Oberflächen smartdox connect for sap b1 Stand: Juni 2015 Seite 4 von 6

5 Einfaches Handling von Papierdokumenten Zuordnung der Papierbelege erfolgt bei der Buchung in SAP Business One mittels Barcodenummern und Eintragung im SAP-Beleg Im Scanvorgang werden über den aufgebrachten Barcode automatisch die belegspezifischen Attributfelder ergänzt und dem SAP-Beleg zugeordnet Überwachungsszenarien stellen eine lückenlose Archivierung und Kontrolle der Barcodedokumente sicher Bei der SAP-Barcodeerfassung können die zu erfassenden Dokumentarten individuell konfiguriert werden. Die Scanszenarien sind inklusive Einfaches Handling von digitalen Dokumenten bzw. Dateien Zuordnung elektronisch vorliegender Dokumente erfolgt aus dem SAP Belegkontext heraus, so dass keine manuelle Eingabe mehr nötig ist Zuordnung von beliebigen Zusatzdokumenten zum SAP Business One Vorgang Ablage sämtlicher Dateitypen möglich smartdox connect for sap b1 Stand: Juni 2015 Seite 5 von 6

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