sage HR Zusatzmodul Digitale Personalakte Produktinformationen

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1 sage HR Zusatzmodul Digitale Personalakte Produktinformationen

2 Vorwort Für Ihr Interesse am Zusatzmodul Digitale Personalakte bedanken wir uns. Integrierte Sage HR Lösungen basierend auf einer Datenbank unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Personalarbeit. S e i t e 2

3 Leistungsübersicht Bei der digitalen Personalakte handelt es sich um die technische Abbildung einer klassischen Personalakte. D.h., personalwirtschaftlich relevante Dokumente eines Mitarbeiters werden in ihr abgelegt und bei Bedarf zur Einsicht durch berechtigte Mitarbeiter eingesehen. Eine Personalakte beinhaltet immer individuelle Dokumente und ist in sich abgegrenzt (keine Vermengung mit anderen Akten). Personalakten unterliegen in der Regel einer gewissen Struktur Teilbereiche (inhalt./zeitl.), um eine Wiederauffindbarkeit/optimale Suche zu gewährleisten. Die digitale Personalakte der Sage HR Personalwirtschaft stellt das digitalisierte Pendant der klassischen Akte dar. Dabei werden digitalisierte Eigen-/Fremdbelege (Herkunft definiert die Zugehörigkeit Fremdbelege sind externe Belege ohne PW Bezug, z.b. AU) einer Akte dauerhaft zugeordnet und sind dort entsprechend wiederabrufbar. Die jeweilige Akte unterliegt einer grundlegenden Vorgabestruktur, dem sogenannten Aktendeckel. Der Aktendeckel vereint eine definierte Anzahl von sogenannten Unterakten. Sämtliche Dokumente, die einer Akte zugeordnet werden, egal ob extern/intern müssen in diese Struktur eingepasst werden / zugeordnet werden. Verbunden mit dieser Zuordnung zu einer Akte / Unterakte ist eine Vergabe von Attributen, die mit den Dokumenten vergeben werden müssen / können. Technisch stellt die dpa eine Kombinationslösung aus der sage Personalwirtschaft und dem sage DMS dar, die über definierte Schnittstellen miteinander integriert sind. Neben der Integration einer pw-seitigen Schnittstelle zum Austausch von Stammdaten (Mitarbeiterbasisdaten) bzw. dem mit der PW automatischen installierten Dokumentenviewer (Folderbrowser) erfordert diese Lösung insgesamt ein zusätzliches Setup zur Installation der Serverkomponenten (separates Setup). Die Zugriffssteuerung der Personalakte basiert zu 100% auf den PW Berechtigungen, so dass mit dem lesenden Zugriff auf den Arbeitnehmer in der Personalwirtschaft ein Zugriff auf die Personalakte möglich ist. Weitere individuelle Steuerungen des Zugriffs sind möglich. Sage digitale Personalakte Generelle Merkmale Definierte Vorgabe einer Aktenordnerstruktur zur dauerhaften, strukturierten Ablage von Dokumenten Übergabe von fest definierten Eigenbelegen (Dokumente, die innerhalb der PW erzeugt wurden und die für die dpa gezielt frei gegeben wurden) an das dpa - System zur dauerhaften Speicherung Erfassung und Übergabe von beliebigen Fremdbelegen (extern erzeugte Dokumente mit personalwirtschaftlicher Bedeutung für den Mitarbeiter, deren Format unterstütz wird) zur dauerhaften Speicherung Strukturierte Ablage von Mitarbeiterdokumenten (Akte/Unterakte) auf Dateiebene S e i t e 3

4 Verwaltung & Verschlüsselung der auf Dateiebene abgelegten Belege durch Metadaten Datenbank Zuordnung von Dokumentarten und damit verbundenen Attributen zu den Dokumenten (Schlagworte für Suche/Filterung) Lesender Aufruf von in der dpa befindlichen Dokumenten Zugriffsteuerung auf die jeweiligen Akten/Aktenbestandteile basieren auf den PW - Berechtigungen Zugriff auf die komplette Akte zu Beginn des Launches gleichberechtigt aus den Modulen Personalabrechnung/Management möglich Steuerung der Zugehörigkeit von Dokumenten zu bestimmten Unterakten über die Zuordnung einer Dokumentenart (Dokumentenart 1 Unterakte X) Sage digitale Personalakte Technische Merkmale Integrierte Kombinationslösung aus PW und Produktsuite sage DMS (Kunde benötigt lediglich die PW zur aktiven Nutzung der dpa PW-seitig werden die erforderlichen Komponenten mit dem PW - Setup installiert Erforderliche Serverinstallation der Komponenten ( DMS Server für Sage HR) erfolgt durch ein separates Sage HR Setup, welches die spezifischen Installationsroutinen kapselt PW-seitig (Client) wird eine Schnittstelle implementiert, die den lesenden /schreibenden Zugriff auf die Stammdaten der Akten ermöglicht mit PW Setup installiert PW-seitig (Client) wird eine sogenannte Aktenansicht integriert, der den lesenden Zugriff auf die archivierten Dokumente ermöglicht (eigentlicher Viewer) mit PW Setup installiert PW-seitig (Client) erfolgt die Übergabe der zu archivierenden Dokumente an die dpa auf Basis eines Zwischenverzeichnisses, in dass die Dokumente aus der PW heraus abgelegt werden PW-seitig wird die dpa pro Mitarbeiter ereignisbasiert automatisiert angelegt (Bestand und neue Mitarbeiter), Stammdatenänderung relevanter Daten werden synchronisiert DMS-Server besteht im Wesentlichen aus verarbeitenden Komponenten für den Import sowie einem Filesystem (verschlüsselte Dokumentenablage) sowie einer Metadaten DB (Kern einer dpa - Instanz) zur Ablage der Zuordnungen / Schlagwortinformationen DMS Serverkomponenten importieren die Dokumente aus dem Übergabeverzeichnis und übernehmen alle nachgelagerten Aktivitäten automatisch (Konvertierung, Versionierung, Freigabe etc.) Bei der dpa handelt es sich nicht um ein allgemeines DMS, bei Bedarf kann aber eine Bereichsübergreifende Lösung DMS erfolgen. Das Modul dpa ist Teil eines revisionssicheren Prozesses und kann bei entsprechender Hardware und internen Prozesses zu einer erfolgreichen Revisionssicherheitsprüfung beitragen. S e i t e 4

5 Im Moment ist eine automatische Übernahme aller in der DB hinterlegten Dokumente nicht möglich. Ein Migrationstool als Alternative ist im zweiten Schritt geplant. Bisher archivierte Dokumente (Archivierte Berichte) können in die Personalakte aufgenommen werden, da aber bei Erstellung der Dokumente keine Indizierung erfolgte ist nur eine eingeschränkte Suchfunktion verfügbar. Integriert in die sage Personalwirtschaft Per Sammeldruck können abrechnungsrelevante Dokumente automatisch in der Personalakte abgelegt werden. S e i t e 5

6 Ablage externer Dokumente Aktenansicht S e i t e 6

7 Ihre Ansprechpartner Die Sage HR Solutions AG ist ein rein auf personalwirtschaftliche Software spezialisiertes Unternehmen mit über bundesweiten Anwendern, einem ausgebauten Hotline-System und einer intensiven Betreuung vor Ort. Als Ansprechpartner stehen Ihnen beratend und unterstützend zur Seite: Anschrift Karl-Heine-Straße Leipzig Telefon / Fax / S e i t e 7