Orlando-Archivierung

Transkript

1 Zeitaufwändiges Suchen von Belegen hat ein Ende Denn mit Orlando-Archivierung haben Sie jeden Beleg auf Knopfdruck verfügbar. Aus der Praxis für die Praxis - Orlando-Archivierung Das Modul Orlando-Archivierung ist die effiziente Ergänzung, wenn mehrere Personen eine Belegkontrolle durchführen unterschiedliche Benutzer auf Belege zugreifen für Projektkontrollen Belege zusammengestellt bzw. weitergegeben werden Fibu- oder Kore-Kontoblätter mit allen Belegen ausgegeben werden sollen Ihre Vorteile aus Orlando-Archivierung 1. Amortisation innerhalb weniger Monate durch Wegfall unproduktiver Suchzeiten 2. Perfekte Information sowie Kontrolle von Auswertungen wie Projektabrechnungen, Kontoblätter, Zahlungsvorschlagslisten uvm. durch Belegverknüpfung und Übermittlung der PDF-Datei an interne Abteilungen sowie externe Adressaten 3. Optimale Skontoausnützung durch Übersicht der noch im Umlauf befindlichen Belege - kein Beleg geht verloren 4. Tagaktuelle Buchhaltung bei Filialbetrieben, durch Scannen der Belege in Filialen und direkte Übermittlung an die Zentrale per FTP 5. Intelligente Ablage von wichtigen Dokumenten wie Verträge, Polizzen uvm. bei den Stammdaten von Kunden, Lieferanten, Sachkonten, Anlagegütern, usw. Stand: Seite - 1 -

2 Orlando-Archivierung ist die Lösung, wenn es um die Ablage Ihrer Buchungsbelege geht. Egal ob Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung oder Kassabeleg, für alle gilt scannen buchen jederzeit abrufen Orlando-Archivierung sorgt für den schnellen Zugriff und erleichtert die Verwaltung umfangreicher Daten direkt in der Orlando-Finanzbuchhaltung ein Klick auf die Buchungszeile und der zugehörige Beleg wird angezeigt. Orlando-Archivierung managt vollständig alle ausgehenden und eingehenden Belege. Elektronisch übermittelte Rechnungen werden beim Einfügen in das Belegarchiv geprüft und mit dem Gültigkeitsvermerk archiviert. Belege scannen Originalbelege werden in Sekundenschnelle mit einem Barcode versehen, am Dokumenten- Scanner eingelesen und automatisch ins Belegarchiv übertragen Belege buchen Beim Buchen des Originaldokuments erfolgt lediglich die Zuordnung zwischen gescanntem Beleg und Buchungszeile. Ausgangsrechnungen der Orlando-Warenwirtschaft werden automatisch mit Barcode erstellt und im Belegarchiv gespeichert (damit entfällt der Scan-Vorgang). Belege im PDF-Format können direkt in das Archiv übernommen werden. Belege jederzeit abrufen Alle elektronischen Belege sind in der Orlando-Finanzbuchhaltung abrufbar und zwar direkt bei der Anzeige der Buchungszeile. Egal ob Kontoblatt, OP-Liste, Buchungsjournal oder Kostenrechnung, die lästige Belegsuche entfällt. Der Klick bei der Anzeige des Kontoblatts aber auch der Kontoausdruck mit den dazugehörigen Belegen sorgt für eine effiziente Verwaltung. Stand: Seite - 2 -

3 Und es gibt noch mehr Buchen vom 2. Bildschirm: Bei Aktivierung der Beleg-Stapel-Buchung werden die zu verbuchenden Belege auf einem zweiten Bildschirm automatisch angezeigt und können so direkt von dieser Ansicht aus gebucht werden. Unterordnen von Belegen: Damit wird ermöglicht, zu gescannten Buchungsbelegen (ER, AR,...) weitere Belege (Lieferschein, Angebot, Bestellung, Polizzen, Verträge) als untergeordnete Dokumente anzufügen und zwar über - eigenes Barcode-Etikett mit automatischer Zuordnung beim Scannen - händische Zuordnung direkt in der Belegansicht - vordefinierte Reihenfolge beim Scannen (Beispiel: Eingangsrechnung+Lieferschein) Bei der Belegansicht kann von einem Beleg zum untergeordneten Beleg verzweigt werden und umgekehrt. Datenbankpartitionierung: Ermöglicht die Verteilung der Daten auf mehrere Dateien bzw. Festplatten. Die Sicherheit der Daten ist wesentlich erhöht und erlaubt ein partielles Backup der Datenbank. Auslagerung von historischen Daten auf günstigere Speichermedien bei Erhaltung des Onlinezugriffs. Gerhard Radlherr, Geschäftsführer der Firma CPS, ist stets überzeugt: "Für uns und unsere Kunden ist es wichtig, immer einen Schritt voraus zu sein und die täglichen Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Wir wollen diesen Vorsprung mit niedrigen laufenden Kosten für unsere Kunden noch vergrößern." Stand: Seite - 3 -

4 Stand: Seite - 4 -

5 Bildschirmausdruck der erfassten Buchungszeile mit dazugehörigem Beleg Stand: Seite - 5 -

6 Journalsuche nach Belegnummer Stand: Seite - 6 -

7 Stammdaten mit sonstigen Dokumenten Stand: Seite - 7 -

8 Anlagenbuchhaltung mit Belegansicht Stand: Seite - 8 -