Die d.velop AG. Herzlich Willkommen Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung Zeit ist Geld Arbeiten ohne Papier. Anbieter von integralen Lösungen für

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1 Herzlich Willkommen Auto. Eingangsrechnungsverarbeitung Zeit ist Geld Arbeiten ohne Papier 1 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung Die d.velop AG Anbieter von integralen Lösungen für digitale, revisionssichere Archivierung Verwaltung von elektronischen Dokumenten Workflow Erfahrung seit 22 Jahren gegründet 1992 von Thilo Gukelberger und Christoph Pliete Über 300 Mitarbeiter am Standort Gescher Über 15 Tochterunternehmen in Europa Mehr als 400 Experten in der d.velop group, mehr als 600 Experten im d.velop competence network Über Kunden vertrauen d.velop kontinuierliches Wachstum 2 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung

2 3 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung Es begann auf der grünen Wiese Vorstand Backoffice Vertrieb Schulungsräume Kantine Marketing Professional Service Dokumentation Entwicklung Qualitätssicherung Produktentwicklung 4 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung

3 d.velop AG heute und morgen 5 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung Die Prozessoptimierer Wir verstehen Verlage Verlage verstehen uns Gegründet Mitarbeiter IT-Full-Managed-Service Provider Eigene Rechenzentren SAP Entwicklung und Beratung Consulting/Prozessberatung Web-Applikationen 6 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung

4 Record Management Was ist das? Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, -haltung) versteht man : die systematische Kontrolle der Aktenführung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Gerne werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe Recordkeeping oder Records Management verwendet; Zum Teil wird der Begriff auch mit vorarchivische Schriftgutverwaltung übersetzt. 7 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung Record Management als Strategie In der Norm ISO wird Records Management definiert: als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten. PricewaterhouseCoopers definiert Records Management als Methode: die eine Organisation dabei unterstützt physische und elektronische Geschäftsunterlagen während des ganzen Lebenszyklus optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewährleisten. Records Management umfasst damit nicht nur die Einführung neuer technischer Lösungen, sondern insbesondere auch die Definition von entsprechenden Strategien und Standards sowie die Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation. 8 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung

5 Eingangsrechnungsverarbeitung SAP 9 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung jeder kennt das: Wo ist die Rechnung, wer hat das bestellt??? Können Sie bitte die Rechnung XY aus der Ablage holen? Sind alle Rechnungen verbucht, damit wir den Monatsabschluss machen können? Wer ist für die Prüfung dieser Rechnung zuständig? Ich kann Ihnen da leider keine Auskunft geben, die Rechnung ist schon in der Zentrale Differenz? 10 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung

6 ERV SAP FI oder 11 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung Was bedeutet Eingangsrechnungsverarbeitung? Scannen von Eingangsrechnungen im Stapel Erkennung von relevanten Attributen auf den Dokumenten (Kreditor, Umsatzsteuer-ID, Beträge, ) Abgleich der erkannten Informationen gegen SAP Stammdaten (Kreditor-ID, Bestell-Nr., ) Eingangsrechnungs-Workflow SAP: Prüfung, Kontierung, Vervollständigung, Freigabe Überwachung des Workflowstatus, Eingangsrechnungsbuch Buchung der Eingangsrechnungen 12 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung

7 Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung Nahtlose Integration in das jeweils führende System Senkung der Kosten um bis zu 75% Steigerung der Skontoerträge Höhere Transparenz in den Vorgängen Deutlich vereinfachtes Controlling Hohe Planungssicherheit Standortübergreifendes Arbeiten Zugriff auch auf Rechnungen außerhalb der FiBu 13 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung Ablauf Eingangsrechnungsverarbeitung 1 Erfassung / OCR 2 Klassifizierung und Erkennung 5 Buchung und Zahlungsfreigabe Papierrechnungen Scannen Attributextraktion automatische Klassifizierung manuelle Korrektur Buchung Zahlungsfreigabe Digitale Rechnungen Ablegen 3 Workflow FI-Belege Sachliche Prüfung Rechnerische Prüfung Freigabe 4 Workflow MM-Belege Prüfung Preis- / Mengenabweichung Freigabe

8 Eingangsrechnungsbuch im SAP Freigabe - Prozess Vorerfassung/Validierung Rückfrage Auswahl sachlicher Prüfer Sachliche Prüfung Bearbeitung ER Vervollständigung ER Freigabe (n-stufig) Buchung Technischer Ablauf unter SAP 16 Silke Nixdorf MSP Medien Systempartner GmbH & Co.KG Eingangsrechnungsverarbeitung

9 Rechnungseingangsbuch Buchungsmaske

10 Inbox - Web Sachliche Prüfung

11 Auswertung / Analyse Herzlichen Dank 22 Herr Max Mustermann d.velop AG Mustertitel