ArchiveConnect ELO4SAP Automatische Dokumentablage

Transkript

1 Automatische Dokumentablage Alle Dokumente zum SAP-Vorgang griffbereit Durch den Einsatz von ELO als Dokumentenmanagement und die tiefe Integration in Ihr SAP-System haben Sie alle Dokumente zu den Vorgängen jederzeit griffbereit. Ob s, Dateianhänge, gescannte Belege oder Office-Dokumente, alle sind vorgangsbezogen abgelegt. Fertige Lösungen für - Vertrieb - Einkauf - Buchhaltung - Verträge - Personal - Projekte Abb. 1: Aktenstruktur in ELO Ablegen, aber wo und wie? Legen Sie die vorgangsbezogenen Dokumente einfach per Drag&Drop zu Ihrem SAP-Vorgang, ohne weitere umständliche Dialoge. Ziehen sie z. B. eine aus Outlook in die Akte, die ist damit mit dem Vorgang in SAP verbunden und steht auch in der Anlagenliste in SAP zur Verfügung. Finden, nur wo und wie? Springen Sie direkt aus Ihrem SAP-Vorgang in die entsprechende Vorgangsakte in ELO. Navigieren Sie in ELO durch die Aktenstruktur, wie Sie diese auch aus Zeiten mit Papier noch kennen. Abb. 2: Sprung zur ELO Akte aus SAP Abb. 3: Akte in ELO Oder suchen Sie das gewünschte Dokument mit der integrierten Suchmaschine isearch. Mit der integrierten Volltextsuche können Sie auch nach Inhalten in den Dokumenten, s, gescannten Dokumenten etc. suchen. Abb. 4: Suchergebnis mit Trefferanzeige in ELO

2 Finden statt Suchen Dokument gefunden, wo ist der Vorgang? Springen Sie vom gefundenen Dokument direkt per Klick in die Akte: Abb. 5: Vom Suchergebnis in die Akte Springen Sie von der Akte per Klick in den SAP-Vorgang: Abb. 7: Sprung aus ELO in die SAP Transaktion Abb. 6: Von der Akte zur SAP Transaktion Gibt es Dokumente aus anderen Systemen? Dokumente aus anderen Systemen wie CAD-Zeichnungen, CRM-Dokumente etc. können zentral in der ELO ECM Suite archiviert werden. Damit stehen auch diese Dokumente einem SAP User zur Verfügung und natürlich auch umgekehrt. Zusammenarbeit mit den Kollegen Ihre Kollegen können jederzeit, natürlich abhängig von der Berechtigung, auf die Dokumente zugreifen. Es liegen keine Papierakten mehr auf einem Schreibtisch eines im Urlaub befindlichen Kollegen. Belege per Klick einem Vorgang zuordnen Dokumente in ELO können auch zu weiteren SAP Business-Objekten per Klick zugeordnet, verschlagwortet und verschoben werden. Hier gibt es fertige Templates für die SAP Module: MM/WM, SD, PP, QM, PM/PS, CRM, HR Abb. 7: Direkte Verknüpfung zum SAP BusinessObject

3 Prozessoptimierung Prozess-Beispiele, die Ihre Produktivität drastisch steigern! Rechnungseingangsworkflow Eingangsrechnungen und Gutschriften werden sofort gescannt und dann einem optionalen System DocXtractor übergeben. Dieser erkennt den Inhalt des Dokuments, findet den richtigen Kreditor, prüft Positionen und Werte sowie die Mehrwertsteuer-Konformität und gibt die ausgelesenen Daten zurück an ELO. Natürlich können hier auch elektronische Eingangsrechnungen, die per -Anhang eingehen, oder Rechnungen im ZuGFERD Format genauso verarbeitet werden. Von hier aus können dann Workflows z. B. für die Rechnungsfreigabe nach Betragsgrenze starten und nach Freigabe kann die automatische Übergabe der Buchungssätze an SAP erfolgen. Bei Kostenrechnungen kann vor der Übergabe an SAP eine Kontierung innerhalb des Workflows von den Mitarbeitern vorgenommen werden, ohne dass diese einen Zugriff auf SAP benötigen. Nach endgültiger Freigabe werden die Buchungssätze an SAP übergeben. Abb. 9: Buchungsmaske nach Übergabe Nach Verbuchung in SAP ist der Beleg mit der SAP Buchung verknüpft und wird in die entsprechende Aktenstruktur verschoben und mit den notwendigen Verschlagwortungsinformationen befüllt. Abb. 8: Kontierungsmaske von ELO Direkte Rechnungsverbuchung manuell per Klick Eingangsrechnungen werden gescannt und per Klick wird in SAP die Buchungsmaske geöffnet. Abb. 10: Direkter Transaktionsaufruf in SAP Hier werden die Belegdaten erfasst und die Rechnung verbucht. Abb.11: Automatisch abgelegtes Dokument nach manueller Verbuchung Damit ist der Rechnungsbeleg automatisch mit der SAP Buchung verknüpft und wird in die entsprechende Aktenstruktur verschoben und mit den notwendigen Verschlagwortungsinformationen befüllt.

4 Transparenz und Sicherheit Spätes Scannen mit Barcode Das Standardszenario von SAP ist das Erfassen der Rechnung in SAP. Danach versehen Sie die Rechnung mit einem Barcode-Aufkleber. Erfassen Sie auch den Barcode beim Vorgang in SAP. Später können Sie die Dokumente im Stapel in ELO scannen und per Klick werden diese in die entsprechende Akte in ELO abgelegt und mit SAP verknüpft. Abb.12: Automatische Ablage mit Barcode Frei definierbare Workflows Definieren Sie vorgegebene Workflows für die Prozesse in Ihrem Unternehmen. Damit wandert kein Papier mehr durch Ihr Unternehmen, sondern die Mitarbeiter bekommen das Dokument inkl. der ToDo s elektronisch. Für einfache, dokumentierte Freigaben, oder ein Dokument zur Kenntnis an einen anderen User zu senden, kann der Ad-hoc Workflow mit wenigen Klicks genutzt werden. Abb.14: Beispielworkflow grafisch dargestellt Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick: - Kostenersparnis durch digitale Speicherung im Langzeitarchiv - Erfüllung der rechtlichen Anforderungen - Vorgangsbezogener Zugriff auf alle relevanten Dokumente zum Vorgang - Deutliche Zeitersparnis bei den internen Prozessabläufen - Enorme Transparenz der internen Prozesse - Höchste Datenqualität durch extrem wenig manuelle Eingaben GoB + GdPDU Revisionssichere Archivierung Revisionssichere Archivierung ELO erfüllt alle Ansprüche wie sie die Finanzverwaltung fordert (Erfüllung der GOBS und GDPdU usw.). Mailarchivierung Nachvollziehbare Historisierung Alle Belege werden jeweils mit zum Zeitpunkt der Archivierung gültigen Rahmeninformationen, wie Briefbogen und Indexwerten gespeichert. Änderungen im Briefkopf und Lieferantennamen werden somit historisiert. Durch die Integration in Ihre Businesslogik wird die geforderte vorgangsbezogene archivierung ermöglicht.

5 ELO DMS tief und direkt in SAP integriert Weitere Vorteile bereits im ELO Standard enthalten Der Mehrwert durch die beschriebenen Schnittstellenfunktionalitäten wird ideal ergänzt mit den von ELO standardmäßig mitgelieferten Funktionalitäten: Komfortabler Scanclient integriert Weitere Anbindungsmöglichkeiten: z. B. originäre CAD- und Bilddaten-Archivierung etc. Rechnungseingangsbuch Transparente Überwachung der Rechnungs- und Zahlungsprozesse. Dokumente können direkt aus ELO als Anhang einer versandt werden Volle ELO Funktionalität auch an einem Arbeitsplatz, an dem keine SAP Lizenz verwendet wird Einsatz elektronischer Signaturen Mobile Nutzung: Mit ELO for smartphone z. B. für ipad oder iphone oder Offline mit ELO MOBIL. Intuitive Benutzerführung: Mehrfenstertechnik, dadurch leicht erlernbar. Leitz-Prinzip: Schrank, Ordner, Register, Dokument Sicherheit: Dokumentenschutz durch Verschlüsselung, Rechteverwaltung bis auf Dokumentenebene. Mitarbeiter und gegebenenfalls Prüfer sehen nur was sie sehen dürfen! Investitionssicherheit: Durch Einsatz moderner Technologien wie SOA. Dokumente unabhängig von SAP: Natürlich können Sie auch Dokumente unabhängig von SAP in ELO komfortabel archivieren. Denken Sie an: - Verträge - Personalakten - Versicherungsunterlagen - Projektakten usw. Anbindung Ihres CRM oder Lagerverwaltungssystems Basis-Installation zum Festpreis SoftMate oder qualifizierte ELO Partner bieten eine Installation nach vorgegebenem Standard. Weitere Informationen sowie einen Projektfragebogen zur Installationsvorbereitung finden Sie unter: Remote-Präsentation Nach Vereinbarung. Überzeugen Sie sich selbst! Rufen Sie uns an, damit wir einen Termin für eine Präsentation bei Ihnen vereinbaren können. Stand: September 2015 by SoftMate GmbH Bildquelle: SoftMate GmbH