Die elektronische Projektakte

Transkript

1 Die elektronische Projektakte Anbindung an das ERP System Selectline Margot Hanserl ELO Digital Office AT GmbH Consultant

2 Ausgangssituation Individuelle Projektakten Dokumente in verschiedenen Abteilungen Rechnungen nur in Papierform Lange Genehmigungsprozesse Datenhaltung in verschiedenen Access-Datenbanken 2

3 Ziele und Anforderungen Ein zentraler Projektakt mit allen entscheidenden Dokumenten Keine Insel-Lösungen mehr Besserer Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten Zentrale Datenhaltung mit Selectline 3

4 Datenzentrale Selectline Datenerfassung aller Stammdaten Projekterfassung Gesamte Belegerfassung 4

5 Elektronische Projektakte in ELO Insgesamt 2 Tage Workshop mit Analyse der Prozesse Definieren von Workflows Festlegen von Berechtigungen Erfassen von Ablagestrukturen 5

6 Projektakte anlegen 6

7 Projektakte anlegen 7

8 Projektakte anlegen 8

9 Projektakte anlegen Erfassen der Eckdaten in der Selectline Anschließendes Erstellen der Projektakte auf Basis verschiedener definierter Vorlagen Vergabe der Berechtigungen an den zuständigen Projektleiter entscheiden ist die Eingabe in Selectline Bei Änderungen werden diese an ELO automatisch weitergeben (und auch die Berechtigungen entsprechend angepasst) 9

10 Übergabe der Dokumente von Selectline an ELO Erzeugen der Dokumente in Selectline Ablage in einem Ordner, auf den gemeinsam zugegriffen wird (Transferverzeichnis) Import der Pdf-Datei in ELO Verschlagwortung aufgrund der Eingaben in Selectline Workflow an zuständige Personen aufgrund der Eingaben in Selectline 10

11 Dokumente von Selectline in ELO Richtige Ablage im Projektakt Workflows in ELO durchführen 11

12 Eingangsrechnungen in ELO Scan als PDF-Datei Barcode EAN128 aufgrund der hinterlegten Daten in Selectline Umbenennen der Datei Verschlagwortung Start des Workflows: Projektleiter aus Selectline übernommen 12

13 Eingangsrechnungen in ELO Möglichkeiten: Freigeben, Ablehnen, Weiterverrechnen Bei endgültiger Freigabe Ablage der Eingangsrechnung im Projektordner 13

14 Vorteile Was hat es wirklich gebracht? Zentrale Datenerfassung in Selectline Daten werden nur einmal erfasst und dann für alle betroffenen Dokumente übernommen (Übernahme der Verschlagwortung) weniger Fehleingaben Automatischer Start der Workflows der Projektleiter (aus Selectline übernommen) bekommt automatisch den Workflow zugewiesen der richtige Projektleiter bekommt die Belege 14

15 Vorteile Was hat es wirklich gebracht? Kürze Bearbeitungszeiten Aufgaben können auch von unterwegs erledigt werden Rechnungen werden schneller genehmigt Skontofristen können eingehalten werden 15

16 Vorteile Was hat es wirklich gebracht? Schnellere Prozessabläufe Prozessbeschleunigung und Automatisierung Bessere Transparenz Welche Belege sind bei wem in Bearbeitung? Bei Unklarheiten, kann man sich direkt an die betreffende Person wenden und gegebenenfalls auch telefonisch offene Punkte abklären, da die zuständigen Personen Zugriff auf die Belege haben. 16

17 Ziele und Anforderungen Ein zentraler Projektakt mit allen entscheidenden Dokumenten Keine Insel-Lösungen mehr Besserer Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten Zentrale Datenhaltung mit Selectline 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen?

19 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und sonstigen Leistungen wird seitens ELO weder gewährleistet, noch garantiert oder als Eigenschaft zugesichert. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.