-Management Ein Muss für mehr Effizienz und Rechtssicherheit

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1 -Management Ein Muss für mehr Effizienz und Rechtssicherheit Daniel Mikeleit, ELO Digital Office GmbH Leiter CC Information Systems

2 Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen GDPdU + GOBS = Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 2

3 -Archivierung Die technische Grundlage für -Management Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Journaling Lokale Mailboxkopie Mailboxen Gateway ELO Archiv Mailserver 3

4 Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen GDPdU + GoBS = Sowie ggf. SOX, Basel II, FDA, TKG LLL *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 4

5 Empfehlungen für die Organisation Zusammenfassung abgeleitet aus den rechtlichen Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Untersagung des Versendens privater Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung eingehender privater Einbeziehung Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante s >= 10 Löschfristen personenbezogener Daten, z.b. Bewerbungen <= 6 Archivierungsformat für s: Anhänge immer im Originalformat (Halb-)automatisierte, vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv 6

6 Zentrales -Management Blick auf die Realität: Folgerung Mit der steigenden Menge an geschäftlich relevanten s steigen auch die Anforderungen an die Organisation, Informationssysteme und Benutzer! 2014 D.Mikeleit 7

7 ELO-Standardlösungen Für geschäftlich relevante Basisintegration in ELO Java Client (Drag&Drop, Makro, ELO Windows Client (Drag&Drop, Makro, ELO Automation Services (IMAP/POP3 über Java Mail Plattformspezifische ELOxc for Microsoft ELO Client for Microsoft ELO SAND Server Archiving for IBM ELO Client for IBM ELO-Middleware: Business Logic Provider 8

8 ELOxc for Microsoft EWS und Office 365 ELO-Power für Ihr -System Office 365 Mailboxen ELOxc Client for Microsoft Outlook Online Exchange Server lokal Exchange Journalserver ELOxc EWS & ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssysteme z.b. ERP, CRM, PPS, etc. Geschäftsprozess ELO Workflow 9

9 ELOxc for Microsoft EWS Funktionale Highlights im Konfiguration über Für Exchange on-premise, online (Office 365) und hybride Aktionsbäume statt Profile mehr Erweiterte Archivierungsformat Verwendung (fast) aller Exchange-Attribute Aktionen innerhalb der Postfächer auch ohne Unterstützung von Shared Sehr gute Skalierung durch mehrere Beliebige Reguläre Ausdrücke für Vergleiche und Flexibler Neue Viele nützliche Vorlagen (Templates) für Aktionsbäume 10

10 -Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Geschäftsprozess ELO Workflow ELO Archiv ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssystem z.b. ERP 11

11 -Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Live-Demo Automatische -Verarbeitung mit ELOxc for Microsoft EWS 12

12 ELOxc for Microsoft EWS Live-Demo 13

13 ELOxc for Microsoft EWS Live-Demo 14

14 Neues Paket: ELO -Management Bestandteile ELOxc for Microsoft EWS und alle weiteren benötigten ELO-Serverkomponenten ELOxc Client for Microsoft Outlook zur Anzeige und manuellen Ablage von Outlook-Objekten Lizenzierung 85,-- pro Benutzer (zzgl. 19% USt.) inklusive Verarbeitung von öffentlichen Ordnern, Journal und Shared Mailboxes Einfacher Umtausch bestehender Lizenzen von ELOxc MAPI 15

15 ELOxc for Microsoft EWS Nützliche Links ELO-Webseite: RegEx-Tool: Informationen zu PidTags: 16

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

17 ELO ECM Tour 2016 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.