ELO -Management

Transkript

1 Basis für erfolgreiche Prozesse ELO -Management mit ELOxc for Microsoft EWS

2 ELO -Management mit ELOxc for Microsoft EWS Informationen nutzen. Prozesse optimieren. Einsparpotenziale realisieren. Mit dem -Management ELOxc for Microsoft EWS. -Management ist heute ein Muss für jedes Unternehmen. Sei es, um die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung der als Geschäftsbrief zu erfüllen, damit verbundene interne Arbeitsabläufe zu beschleunigen oder nur um sicherzustellen, dass darin enthaltene, wichtige Informationen blitzschnell und jederzeit zur Verfügung stehen. Ein effizientes -Management-System ist die Basis für ein zielgerichtetes und erfolgreiches Informationsmanagement im Unternehmen. ELOxc for Microsoft EWS stellt Ihnen hierzu alle notwendigen Funktionen bereit. Das Besondere an dem Lösungspaket ist die Möglichkeit der nahtlosen Integration in Ihre vorhandenen Arbeitsprozesse und die Flexibilität, es beliebig auf Ihren Bedarf anzupassen. So kann das ELO -Management bei wachsenden Anforderungen um eine Vielzahl an spezialisierten ELO Fachlösungen (z.b. Rechnungs-, Vertrags-, Besuchermanagement) erweitert werden. ELO -Management beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse. ELO -Management ist sicher und rechtskonform. Die Vorteile einer -Management-Lösung liegen nicht nur in der rechtskonformen Archivierung, sondern auch in der Fähigkeit, s vorgangsbezogen den richtigen Geschäftsprozessen zuzuweisen. So ist es beispielsweise möglich, Kunden- oder Projektanfragen direkt in den richtigen Ordner abzulegen und einen per Workflow definierten Arbeitsprozess anzustoßen. Dies kann automatisiert über einen Serverprozess oder individuell über den ELOxc Client for Microsoft Outlook erfolgen. Das Ergebnis ist eine für das Unternehmen und die Mitarbeiter sichere und schnelle Abwicklung der Geschäftsvorfälle. Die elektronische Mail gilt es heute als Geschäftsbrief vorgangsbezogen über vorgeschriebene Aufbewahrungszeiträume hinweg zu archivieren. Zum einen zur Einhaltung der rechtlichen Anforderungen (GOBD, HGB, AO usw.), zum anderen aber auch, um nach Jahren sei es bei einer Steuerprüfung oder einer gerichtlichen Auseinandersetzung den kompletten Schriftverkehr für einen lückenlosen Nachweis verfügbar zu haben. War hier bisher hoher manueller Aufwand notwendig, gelingt Ihnen dies mit der automatisierten, regelund serverbasierten -Archivierung des ELOxc mit Leichtigkeit. Über frei konfigurierbare Aktionsbäume lässt sich bestimmen, wie geschäftliche s automatisch archiviert werden. ELO -Management

3 ELO -Management mit ELOxc for Microsoft EWS ELO -Management steigert die Effizienz Ihres Unternehmens. ELO -Management ist zukunftssicher. Alle s werden vorgangsbezogen und zentral im ELO Archiv abgelegt. Damit senken Sie die Speicherkosten des -Servers und erhöhen dadurch die Performance des Systems nachhaltig. Mit der intelligenten Suche finden Sie benötigte Informationen in kürzester Zeit und können diese effizienter im Arbeitsprozess nutzen. Neueste Technologien machen das ELO - Management zu einer zukunftssicheren Lösung, die sich Ihren Anforderungen anpasst. Entscheiden Sie selbst, ob Sie auf die Anwendung in der Cloud setzen, lokale Server nutzen oder den hybriden Einsatz bevorzugen. Darüber hinaus ermöglicht das ELO -Management auch die Nutzung kollaborativer Funktionen, z.b. den ELO Feed. ELO -Management bietet größtmögliche Flexibilität. Gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens entscheiden Sie, ob Sie mit einer manuellen (clientbasierten) oder automatischen (serverbasierten) Archivierung arbeiten möchten. Ebenso lassen sich beide Ansätze problemlos kombinieren. Die manuelle Archivierung ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern hohe Flexibilität. Allerdings ist damit nicht garantiert, dass alle Geschäftsmails erfasst werden. Die automatische Archivierung bringt einen hohen Automatisierungsgrad mit sich und bietet die nötigen Voraussetzungen, um alle Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Gemeinsam mit uns finden Sie den für Sie optimalen Ansatz. Wir bieten für jeden Bedarf eine passende Lösung. ELO -Management integriert in Microsoft Outlook. Mit der vollständigen Integration des ELO Archivs in Microsoft Outlook nutzen Sie das ELO - Management individuell und aufgabenbezogen direkt in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Per Drag & Drop können Sie s aus Ihrer Postbox dem richtigen Vorgangsordner zuweisen, wichtige s auf Wiedervorlage legen oder nach bereits archivierten s suchen. Damit eröffnet der in Outlook integrierte ELO-Client neue Möglichkeiten der effizienten Informationsverwaltung. Enterprise-Content-Management Dokumenten-Management Archivierung Workflow

4 Vollständige Integration Ihrer s in die Geschäftsprozesse Schutz vor Datenverlust Rechtskonforme Archivierung und Einhaltung der IT-Compliance Mehr Effizienz durch einfache Suche und schnelle Informationsverfügbarkeit Nahtlose Einbindung der Lösung in Microsoft Outlook Investitionsschutz durch zukunftssichere Lösung: gleichermaßen geeignet für On-Premise, Cloud und Hybrid Kosten reduzieren durch Entlastung der Microsoft Exchange Postfächer Flexibel und erweiterbar: Das ELO -Management lässt sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Als Produkt ist es Teil einer großen ECM-Familie mit deren Komponenten es zu einem unternehmensweiten Informationsmanagement ausgebaut werden kann. ELO DMS Desktop: Erweiterung auf ein vollwertiges Dokumenten-Management in Microsoft Office. ELO ECM Suite: Die umfassende Lösung für Enterprise- Content-Management mit hochgradiger Workflow- Automatisierung für jeden Arbeitsplatz. ELO for Mobile Devices: Für umfangreichen Zugriff und mobiles Arbeiten mit Smartphone und Tablet-PC.

5 ELO -Management mit ELOxc for Microsoft EWS Technische Daten Architektur und Technologie Performanter und robuster 64-Bit-Windows Service. Verbindungen über Webservices zu Exchange und zum ELO Archiv. Lokal, in der Cloud oder hybrid einsetzbar. Hochverfügbarkeit, Skalierung und Performance Das ganze System ist vollständig clusterfähig und kann ausfallsicher betrieben werden. Wächst mit Ihren Anforderungen: beliebige parallel arbeitende Instanzen sorgen auch bei hoher Last für guten Datendurchsatz. Optimierung im laufenden Betrieb ELOxc for Microsoft EWS sorgt für eine spürbare Entlastung der Mailboxdatenbanken, was für insgesamt schnellere Reaktionszeiten des -Systems, kürzere Wartungsfenster und günstigere Betriebskosten sorgt. Compliance- Archivierung Mit wenigen Mausklicks lässt sich ein rechtskonformes und revisionssicheres -Archiv aufbauen, das nationalen und internationalen Bestimmungen gerecht wird. Durch Anbindung an das Exchange-Journaling ist nicht nur das Archiv, sondern auch die gesamte Verarbeitungskette compliant. Sicherheit und Datenschutz Der gesamte Datenverkehr läuft SSL-verschlüsselt zwischen allen beteiligten Diensten ab. Das ausgefeilte ELO Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass nur befugte Anwender auf die Daten zugreifen können. Komfortable Outlook-Integration Bestandteil der Lösung ist eine benutzerfreundliche Integration in Microsoft Outlook, die schnelles Suchen im Informationsbestand und eine manuelle vorgangsbezogene -Ablage ermöglicht. ELOxc for Microsoft EWS sorgt mit zentral konfigurierter Logik für einen aufgeräumten Posteingang: wichtige Informationen rücken in der Vordergrund und die Anwender werden entlastet. Konfiguration Die Einrichtung der Verarbeitungslogik erfolgt über eine Web-Console mit visueller Darstellung der Prozesse. Leicht verständliche Aktionsbäume bilden auch komplexe Fälle ab. Shared Mailboxes und Public Folders sind für ELO kein Problem! Shared Mailboxes werden ganz normal in die -Management- Prozesse von ELOxc for Microsoft EWS eingebunden. Public Folders können bei der Einrichtung des Systems in das ELO Archiv für den lückenlosen Zugriff migriert werden. Mobiler Zugriff Ob auf dem Smartphone, Tablet oder im Internetcafé: mit dem optional erhältlichen ELO Web Access können Sie von überall auf Ihre Informationen und archivierten s zugreifen. Standards Die Ablage und Verarbeitung der s erfolgt im EML-Format, welches von allen üblichen -Programmen unterstützt wird. Attachments werden im Originalformat belassen und können direkt aus dem Archiv heraus verwendet werden. Konvertierung in ein Langzeitformat (PDF/A oder TIFF) ist möglich. Enterprise -Content-Management Dokumenten-Management Archivierung Workflow

6 ELO -Management mit ELOxc for Microsoft EWS ELO erhalten Sie bei: ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart, ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz, ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, CH-8304 Wallisellen, Weitere Informationen unter: Artikel-Nr. A000- EWS-DE ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel-Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und sonstigen Leistungen wird seitens ELO weder gewährleistet, noch garantiert oder als Eigenschaft zugesichert. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.