Zentrales -Management

Transkript

1 Zentrales -Management zur rechtskonformen Ablage von s Daniel Mikeleit Leiter Competence Center Information Systems

2 Da gibt es ja noch Wird überhaupt 2

3 Betreff: Auferstehung Die erlebt eine Renaissance!

4 Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen + GOBS ggf. SOX, Basel II, FDA, usw. *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 7

5 -Archivierung Die technische Grundlage für -Management Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Journaling Lokale Mailboxkopie Mailboxen Gateway ELO Archiv Mailserver 8

6 Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen + GoBS ggf. SOX, Basel II, *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 9

7 Empfehlungen für die Organisation Zusammenfassung abgeleitet aus den rechtlichen Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Untersagung des Versendens privater Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung eingehender privater Einbeziehung Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante s >= 10 Löschfristen personenbezogener Daten, z.b. Bewerbungen <= 6 Archivierungsformat für s: Anhänge immer im Originalformat (Halb-)automatisierte, vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv 11

8 Zentrales -Management Blick auf die Realität: Folgerung Mit der steigenden Menge an geschäftlich relevanten s steigen auch die Anforderungen an die Organisation, Informationssysteme und Benutzer! 2014 D.Mikeleit 12

9 ELO-Standardlösungen Für geschäftlich relevante Basisintegration in ELO Java Client (Drag&Drop, Makro, ELO Windows Client (Drag&Drop, Makro, ELO Automation Services (IMAP/POP3 über Java Mail Plattformspezifische ELOxc for Microsoft ELO Client for Microsoft ELO SAND Server Archiving for IBM Client for IBM ELO-Middleware: Business Logic Provider 13

10 und was ist mit dem Thema systeme in der Cloud, z.b. Online, sind Auch das Archiv in der Cloud ist zulässig sofern in Ansonsten gleiche Grundsätze wie on-premise Cloud-Mailboxen mit Journalfunktion Lokale Mailboxkopie Lokaler Journalserver ELO Archiv 15

11 Technische Betrachtung Unterstützung für Exchange Online / Office 365 Mailboxen schon seit ELOxc 8.0 Ab Q2/2015: ELOxc EWS (Exchange Web Services) Cloud-Mailboxen mit Journalfunktion Lokale Mailboxkopie Online Lokaler Journalserver ELO Archiv 16

12 -Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Geschäftsprozess ELO Workflow ELO Archiv ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssystem z.b. ERP 17

13 -Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Live-Demo Automatische -Verarbeitung mit ELOxc for Microsoft EWS und ELO Automation Services 18

14 ELOxc for Microsoft EWS Funktionale Neuerungen im Konfiguration über Aktionsbäume statt Profile mehr Erweiterte Archivierungsformat Beliebige Reguläre Ausdrücke für Vergleiche und Flexibler Zeitsteuerung über Cron-Regeln 21

15 ELOxc for Microsoft EWS Technische Exchange 2010 SP2 / 2013 / Exchange Online (Office AutoDiscovery muss voll funktionsfähig und richtig konfiguriert Zertifikate auf dem Exchange-Server müssen gültig Windows Server 2008 (x64) oder höher kein 32Bit-Support (läuft 4.5 (x64) Full ELO IndexServer 9.2 oder Tomcat 7 für ELOxc Service-User mit speziellen Kein Outlook auf dem Server notwendig 22

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen?

17 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und sonstigen Leistungen wird seitens ELO weder gewährleistet, noch garantiert oder als Eigenschaft zugesichert. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.