Gesetzliche Aufbewahrungspflicht für s

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1 Gesetzliche Aufbewahrungspflicht für s sind Sie vorbereitet? Vortragsveranstaltung TOP AKTUELL Meins und Vogel GmbH, Plochingen Dipl.-Inf. Klaus Meins Dipl.-Inf. Oliver Vogel Meins & Vogel GmbH, Tel. (07153) ,

2 Warum Archivierung (1) Notwendigkeit durch aktuelle Entwicklung Die Anzahl der täglich versendeten geschäftsrelevanten s wächst täglich und löst mehr und mehr Telefonate, Briefe und Faxe ab Immer mehr Anfragen, Angebote, Verträge, Rechnungen usw. werden elektronisch per versendet Diese immer größer werdende Flut muss gemanagt und archiviert werden.

3 Warum Archivierung (2) Notwendigkeit durch Gesetzgebung Passende Gesetze sind schon seit Anfang 2002 in Kraft. In diesen schreibt das Bundesfinanzministerium vor, dass Unternehmen in der Lage sein müssen, sämtliche steuerrelevante Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Dafür ist eine zehnjährige Archivierung vorgesehen, für sonstige Unterlagen gelten sechs Jahre. Unternehmer sind nicht nur dazu verpflichtet, s gesetzeskonform zu archivieren. Sie müssen auch gewährleisten, dass alle betriebswirtschaftlich und steuerrechtlich relevanten s samt deren Anhängen jederzeit verfügbar gemacht werden können.

4 Dann mach ich das halt mal schnell! (1) Ich verwende Outlook und lösche die Mails einfach nicht Aktuelle Programme sind darauf nicht ausgerichtet. Outlook kann nur bis max. 2GB große Postfächer verwalten. Danach können weder gelöscht, noch empfangen, noch gesendet werden Ich richte mir einen Server mit riesigem Postfach ein und greife direkt darauf zu Dies ist kein Schutz gegen versehentliches Löschen einem . Genau dies darf (laut Gesetzgeber) aber nicht passieren. Keine darf bei der Archivierung verloren gehen oder vor dem Ende ihrer Lebensdauer gelöscht werden!

5 Dann mach ich das halt mal schnell! (2) Ich verschiebe einfach alle s in einen großen Archiv-Ordner Dies ist nicht zulässig, da laut Gesetzgeber alle steuer- und geschäftsrelevanten s archiviert werden müssen. Dies von Hand zu erledigen ist fehleranfällig. Ich lasse einfach alle s automatisch in einen großen Archiv-Ordner verschieben Sobald Sie die private Nutzung von erlauben (oder dulden!) gelten Sie als Telekommunikationsund Teledienstanbieter mit den sich daraus ergebenden rechtlichen Pflichten (BDSG, TKG) z.b. dürfen Sie private s nicht archivieren.

6 Was kann ich dann tun? Verbot privater s Kennzeichnungspflicht privater s Einführung einer eigenen privaten Adresse Verwendung spezieller (mehrschichtiger) Archivierungslösungen

7 Wie funktioniert eine solche Lösung? Archivierung von s entweder per Eingriff einer Person (weniger Daten, mehr Aufwand) oder durch individuell generierte Regeln. Dadurch wird die zu sichernde Datenmenge reduziert Nach einiger Zeit wird die Notwendigkeit zum Zugriff auf eine spezielle extrem verringert. Deshalb mehrstufiger Zugriff Aktuelle Mails werden im Programm verwaltet (aber parallel archiviert) Ältere Mails sind so archiviert, dass Sie per Suchbegriff schnell gefunden werden können Alte Mails werden auf DVD oder Bändern gesichert und müssen vor der Suche zurück gespielt werden

8 Wie sieht eine solche Lösung aus? Eigenständiges Programm Erweiterung bestehender ECM (Enterprice Content Management) oder ERP (Enterprice Resource Planing) Programme (also z.b. als Erweiterung von SAP) Erweiterung des bereits bestehenden Servers (z. Als Erweiterung von Exchange / Outlook) Middleware (also zwischen Internet und Server)

9 Zusammenfassung Die gesetzlichen Vorschriften und unternehmerische Überlegungen machen eine Archivierung unumgänglich Eine solche Archivierung muss gut durchdacht und geplant werden, um allen Anforderungen gerecht zu werden und um keine rechtlichen Probleme in sich zu tragen Es gibt speziell darauf ausgelegte Programme Welche Lösung für Sie die richtige ist, muss individuell ermittelt werden