Digitales Rechnungsmanagement

Transkript

1 Digitales Rechnungsmanagement Marcus Svitak Vertriebsbereichsleiter Public Hagen Glänzel Produktmanager

2 Digitales Rechnungsmanagement mit ELO Business Solution invoice Anforderungen Der Rechnungsprozess Rechnungsüberwachung / Transparenz Nutzen 2

3 Anforderungen an das Digitale Rechnungsmanagement Mögliche Problemstellungen! Lange Durchlaufzeiten! Unsicherheit: Rechnungsbestand unter Kontrolle?! Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und Erfassung! Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich! Datenredundanzen! Risiko der Skontofrist-Überschreitung! Mangelhafte Transparenz über den gesamten Prozess hinweg! Individual-Schnittstellen oft Dauerbaustellen 3

4 Der Rechnungs-Prozess Jan Eichner Posteingang Ute Schenk Buchhaltung Felix Unger Einkauf Bodo Kraft GF Ute Schenk Buchhaltung 4

5 Jan Eichner Posteingang Posteingang / Automatische Erfassung 5

6 Rechnungseingang Eingangskanäle Papier Elektronisch Automatische Erfassung in den Prozess integriert. Transparenz und Nachvollziehbarkeit. 6

7 Automatische Erfassung ELO DocXtractor Neue Integration für mehr Transparenz im Prozess Extraktion & Verifikation Plausibilitäts- und Compliance-Prüfung der ausgelesenen Informationen Erkennung unterschiedlicher Rechnungsdokumentarten Unterscheidung von Buchungskreisen Unterscheidung zwischen MM- und FI-Rechnungen Aktive Nutzung der Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP-System Effiziente manuelle Kontrolle der ausgelesenen Informationen 7

8 Automatische Erfassung ELO DocXtractor 8

9 Das ZUGFeRD-Format Aufbau & Formate PDF/A3 (incl. eingebettete XML-Struktur) Comfort mit allen Informationen für Rechnungsaustausch Basic - Kopf- und Fuß- Daten, reduzierte Positionsdaten Extended alle für ZUGFeRD vorgesehenen Datenfelder 9

10 Sandra Renz Buchhaltung Formelle Prüfung 10

11 Formelle Prüfung ELO Workflow mit ELO Forms Services Tagesaktuelle Wechselkurse Dynamische Folgeknotenermittlung ERP Bearbeitungszustand Auswahl der zuständigen Fachabteilung (Besteller) 11

12 Felix Unger Einkauf Fachliche Prüfung/ Freigabe 12

13 Fachliche Prüfung/ Freigabe Warenlieferung vorhanden? Übereinstimmung mit Bestellung? Vorkontierung ERP 13

14 Bodo Kraft CEO Freigabe 14

15 Freigabe Kontrolle über große Rechnungssummen Regelwerk nach Rechnungsinformationen Nettobetrag in Hauswährung. Steuerung nach Kostenstelle/ Betrag/ etc Oberfläche zur schnellen Konfiguration. 15

16 Sandra Renz Buchhaltung Kontierung & Überwachung 16

17 Abschließende Kontierung Abschließende Kontrolle/ Vorkontierung Übergabe der Rechnungen an das ERP-System 17

18 ERP-Prozesse Übergabe aller Daten an ERP-System Standard-Schnittstelle zur Integration. Anbindung an SAP, NAV, AX, Datev, Rückmeldung Status aus dem ERP-System Beleg wurde gebucht Beleg wurde bezahlt 18

19 Digitales Rechnungsmanagement 19

20 Transparenz / Dashboard Maximale Transparenz Statistische Auswertungen Ampel für drohende Skonto- Verluste 20

21 Prozessdokumentation Prozesslogik ist individuell! Gesetzeskonforme Dokumentation auch technischer Vorgänge. ELO Feed schafft lückenlose Transparenz Möglichkeiten der Kollaboration 21

22 Wir erinnern uns Lange Durchlaufzeiten Unsicherheit: Rechnungsbestand unter Kontrolle? Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und Erfassung Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich Datenredundanzen Risiko der Skontofrist-Überschreitung Mangelhafte Transparenz über den gesamten Prozess hinweg Individual-Schnittstellen oft Dauerbaustellen 22

23 Ihr Nutzen? Lösungs-Merkmale & Highlights Modularer Aufbau bis ins Detail Abdeckung des vollständigen Prozesses Skalierbarkeit der Lösung Flexibles Dashboard Einfaches Customizing Bedarfsgerechter Automatisierungsgrad Modernste Architektur Umfassende Dokumentation 23

24 Offene Fragen 24

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

26 ELO ECM Tour 2016 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.