Live-Vorführung So hilft die digitale Verarbeitung Jochen Bärtl & Frank Benz, ttt-it AG

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1 Unsere Profession: Business-IT für Ihren Erfolg Live-Vorführung So hilft die digitale Verarbeitung Jochen Bärtl & Frank Benz, ttt-it AG Trier, 26. November 2015 ttt-it AG Gottbillstraße 34a Trier

2 Vorstellung - Firmendaten Aktiengesellschaft (Stammkapital: ) Gründung in 2003 (Management-Buy-out) Historie seit 1986 (Technologie Transfer Trier GmbH / IBS-Gruppe) Vorstand: Rainer Schramm, Dipl.-Ing. Lothar Simon 19 fest angestellte MitarbeiterInnen Expertise in DMS / ECM Beratung > 15 Jahre Expertise in DMS / ECM Lösungen > 10 Jahre ttt-it AG Gottbillstraße 34a Trier

3 Vorstellung - Portfolio Consulting - Audits, Konzepte, Planungen - Ausschreibungen - Trainings ttt-it AG Systemlösungen - HP (Server, SAN, LAN etc.) - Microsoft - VMware - Citrix DMS / Prozess- / BI-Lösungen - SQL Server - SharePoint - ELO ECM Suite - Softwareentwicklung

4 ELO Digital Office GmbH & ELO ECM Suite Louis Leitz gründet sein erstes Unternehmen Erster Elektronischer Leitz Ordner (ELOoffice) Gründung der ELO Digital Office GmbH Einführung ELOprofessional Einführung ELOenterprise ELO ECM-Suite 2011 ELOoffice 10

5 Funktionen eines DMS / ECM-Systems Verwalten DM DMS / ECM-Funktionen: Erfassen WFM BPM RM Speichern WCM Collab Bereitstellen Erfassen: scannen, übernehmen Verwalten: Kategorisierung und Verschlagwortung Speichern: strukturierte Ablage Bereitstellen / Ausgeben: Suche, Darstellung Bewahren / Sichern: Aufbewahrung, Datensicherung, Auslagerung, Vernichtung Bewahren Rechteverwaltung, Workflow, ttt-it AG Gottbillstraße 34a Trier

6 Warum denn bitte digitale Verarbeitung? Sie sparen Geld! Arbeitszeit ist Geld! Materialkosten: z.b. Papier, Ordner, Schränke, Drucker & Verbrauchsmaterialien Raumkosten: z.b. Lager- / Büroraum, externe Lagerung Sie werden besser! standardisierte und gesicherte Prozesse umfassende Verfügbarkeit - jedermann, jederzeit, überall (Ort & Gerät) bessere Kontrolle schnelle Auswertung direkte Auskunftsfähigkeit Die Einführung ist Chefsache! ttt-it AG Gottbillstraße 34a Trier

7 Die (elektronische) Rechnung Die Bestandteile Dokument (Bild) Grunddaten Positionsdaten Die Entwicklung Papierrechnung EDI / EDIFACT (kaufmännische Dokumente als Datensatz) erechnung mit qualifizierter, elektronischer Signatur erechnung ganz einfach ZUGFeRD-Rechnung (PDF-Dokument & Datenpaket) ZUGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ttt-it AG Gottbillstraße 34a Trier

8 Ablauf der papierbasierten Rechnungsverarbeitung Posteingang: Stempel, Rechnungseingangsbuch Erfassung: Finanzbuchhaltung (FiBu) Umlauf in der Rechnungsmappe Manueller Transport (Fachabteilung, Einkauf etc.) Rücklauf Endgültige Buchung / Zahlung Ablage in Leitz-Ordner ttt-it AG Gottbillstraße 34a Trier

9 Ablauf der papierbasierten Rechnungsverarbeitung Posteingang: Stempel, Rechnungseingangsbuch Erfassung: Finanzbuchhaltung (FiBu) Defizite: Umlauf in der Rechnungsmappe Manueller Transport (Fachabteilung, Einkauf etc.) Rücklauf lange, nicht steuerbare Durchlaufzeiten Endgültige Buchung / Zahlung keine Kontrollmechanismen Ablage in Leitz-Ordner Kopien / Papierverbrauch fraglicher Lagerort? z.b. bei Rückfragen späteres Suchen im Buchhaltungsarchiv ttt-it AG Gottbillstraße 34a Trier

10 Finale Archivierung Buchung Workflow Erfassung Digitalisieren Posteingang Die digitalen Prozesse je Rechnungsart Rechnungseingang Papierrechnung Elektronische Rechnung (PDF) Elektronische Rechnung (ZUGFeRD) Posteingang (Hauspost) -Eingang / Download -Eingang / Download Scannen Papierrechnung automatisch nein automatisch nein Manuelle Erfassung Manuelle Erfassung Sprechen Sie mit Ihren Workflow Workflow Workflow Rechnungsverarbeitung Rechnungsverarbeitung Rechnungsverarbeitung Geschäftspartnern! Verbuchung Verbuchung Verbuchung Finale Ablage Finale Ablage Finale Ablage

11 ttt-it AG Gottbillstraße 34a Trier

12 Bildausschnitt ELO Client mit ZUGFeRD-Rechnung

13 Bildausschnitt ELO Workflow

14 Bildausschnitt Chart Liquidität