EINFÜHRUNG DER erechnung

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Irmgard Bader
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1 1 EINFÜHRUNG DER erechnung DIE VORGEHENSWEISE IM ÜBERBLICK Martin Rebs Bereichsleiter Beratung Schütze Consulting AG Juliane Mannewitz Beraterin erechnung und epayment Schütze Consulting AG

2 2 Vorstellung der Referenten Martin Rebs Berater, Projektbegleiter für Kunden der öffentlichen Verwaltung bei der Einführung von Online-Zahlungen bei Bund, Ländern und Kommunen. Juliane Mannewitz Beraterin, Projektbegleiterin bei der Einführung von epayment, Webshops und elektronischen Rechnungsprozessen in der öffentlichen Verwaltung.

3 3 AGENDA 1. Einführung der erechnung Was sind die Rahmenbedingungen? 2. Wie können kommunale Verwaltungen vorgehen? 3. Wie können Bundesländer vorgehen? 4. Zusammenfassung

4 4 EINFÜHRUNG DER ERECHNUNG WAS SIND DIE RAHMENBEDINGUNGEN?

5 5 Einführung der erechnung Was sind die Rahmenbedingungen? EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs und Regelung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht bis zum 27. November 2018 durch die öffentliche Verwaltung und in subnationales Recht bis zum 27. November 2019

öffentlichen Aufträgen Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu

6 6 Einführung der erechnung Was sind die Rahmenbedingungen? Was bedeutet empfangen und verarbeiten? Der Empfang und die Verarbeitung von erechnungen können in die folgenden drei Prozessschritte gegliedert werden: 1. Rechnungseingang (Annahme der erechnung, ggf. Konvertierung und Formatprüfung) 2. Rechnungsfreigabe (Workflow zur fachlichen Prüfung bis zur Zahlung der Rechnung) 3. Rechnungsarchivierung (rechtssichere Aufbewahrung)

werden: 1. Rechnungseingang (Annahme der erechnung, ggf. Konvertierung und Formatprüfung) 2.

7 7 Wie können Verwaltungen vorgehen? Vorgehensvorschlag für: Kommunen Länder

8 8 WIE KÖNNEN KOMMUNALE VERWALTUNGEN VORGEHEN?

9 9 Wie können kommunale Verwaltungen vorgehen? Schritt 1: Strategie festlegen Was soll erreicht werden? Wie soll vorgegangen werden? Nachnutzung von Best-Practice-Ansätzen! Wirtschaftlichkeitsuntersuchung: was lohnt sich wirklich und bis wann? Ergebnis: Entscheidungsvorlage mit allen wichtigen Informationen

Wie soll vorgegangen werden? Nachnutzung von Best-Practice-Ansätzen!

10 10 Wie können kommunale Verwaltungen vorgehen? Schritt 2: Prozessanalyse IST-Prozesse als Grundlage der Veränderung 1. Rechnungseingang 2. Rechnungsfreigabe 3. Rechnungsarchivierung Ergebnis: SOLL-Prozesse definieren die zukünftige Annahme, Weiterverarbeitung und Archivierung der erechnung.

Rechnungseingang 2. Rechnungsfreigabe 3.

11 11 Wie können kommunale Verwaltungen vorgehen? Schritt 3: Ausschreibung der Ziel-Lösung vorbereiten Fachkonzept/ Lastenheft muss erstellt werden Vergabeunterlagen für die benötigten Elemente werden vorbereitet Ergebnis: Ausschreibung kann begonnen werden und alle nötigen Unterlagen liegen vor.

Lastenheft muss erstellt werden Vergabeunterlagen für die benötigten

12 12 Wie können kommunale Verwaltungen vorgehen? Schritt 4: Ausschreibung der Ziel-Lösung durchführen Anbieterauswahl mit Bezug zu den eigenen SOLL-Prozessen Stärken/ Schwächen einer Lösung erkennen Ergebnis: Ein oder mehrere Anbieter, die zu Ihren Anforderungen passen, ist ausgewählt und steht zur Umsetzung bereit.

zu den eigenen SOLL-Prozessen Stärken/ Schwächen einer Lösung erkennen

13 13 Wie können kommunale Verwaltungen vorgehen? Schritt 5: Roll-Out der Lösung Implementierung und Inbetriebnahme vorbereiten Testläufe Schulung der Mitarbeiter Wichtig: Ihre Geschäftspartner ansprechen und überzeugen Bewertung des Projektes Ergebnis: erechnungen werden von bestehenden Dienstleistern gesendet, von der Verwaltung angenommen und verarbeitet.

Schulung der Mitarbeiter Wichtig: Ihre Geschäftspartner ansprechen und überzeugen

14 14 WIE KÖNNEN BUNDESLÄNDER VORGEHEN?

15 15 Wie können Bundesländer vorgehen? Unser Vorschlag: Analyse der Ausgangssituation mit Bezug zu den eigenen Einrichtungen im Bundesland Definition von möglichen Umsetzungsmodellen Fachliche und wirtschaftliche Bewertung dieser Umsetzungsmodelle gegenüber der eigenen Voraussetzungen in den bestehenden Behörden Empfehlung und Entscheidung Basis der folgenden Vorstellung ist unsere Analyse für die Bundesverwaltung, die im Implementierungskonzept für die erechnungsumsetzung der Bundesverwaltung mündeten.

Umsetzungsmodellen Fachliche und wirtschaftliche Bewertung dieser Umsetzungsmodelle gegenüber der eigenen Voraussetzungen in

16 Wie können Bundesländer vorgehen? Schritt 1: Einteilung der eigenen Einrichtung in Behördenklassen Leitfrage: Auf welche Weise erfolgt die Rechnungsbearbeitung derzeit in der einzelnen Behörde?

16 16 Wie können Bundesländer vorgehen? Schritt 1: Einteilung der eigenen Einrichtung in Behördenklassen Leitfrage: Auf welche Weise erfolgt die Rechnungsbearbeitung derzeit in der einzelnen Behörde? Diese Klassen könnten sein: 1. Behörden mit geringer IT- Infrastruktur 2. Behörden mit funktionsorientierter Individualsoftware 3. Behörden mit einem Standard- ERP-System Ergebnis: Klassen bilden die Realität der derzeitigen Rechnungsbearbeitung exemplarisch ab.

Rechnungsbearbeitung derzeit in der einzelnen Behörde? Diese Klassen könnten sein: 1.

17 17 Wie können Bundesländer vorgehen? Schritt 2: Entwicklung von Betriebsmodellen (basierend auf Auswertung von Pilotprojekten) Betriebsmodelle könnten sein: Individuelles Betriebsmodell Vollintegriertes Betriebsmodell (in Anlehnung an das Pilotprojekt im BVA) Zentrale erechnungs- Plattform Ergebnis: Modelle bilden die möglichen Umsetzungen der erechnung ab.

Betriebsmodelle könnten sein: Individuelles Betriebsmodell Vollintegriertes

18 18 Wie können Bundesländer vorgehen? Individuelles Betriebsmodell: Jede Behörde beschafft und implementiert unterschiedliche Lösungsbausteine von ggf. unterschiedlichen Technologie-Anbietern.

19 19 Wie können Bundesländer vorgehen? Vollintegriertes Betriebsmodell: Nahtlose Integration der benötigten Bausteine zur Rechnungseingangsbearbeitung in das vorhandene ERP-System.

20 20 Wie können Bundesländer vorgehen? Zentrale erechnungsplattform: Alle benötigten Lösungsbausteine werden der Verwaltung als sichere, webbasierte Software online angeboten: Mandantenfähig und durch zentrale Instanz gepflegt Auswahl aus Bausteinen anhand des Bedarfs Zentrale Komponenten stehen auch für alle anderen Betriebsmodelle zur Verfügung

als sichere, webbasierte Software online angeboten: Mandantenfähig und durch zentrale

21 Wie können Bundesländer vorgehen? Schritt 3: Fachliche Bewertung der Behördenklassen in Bezug zu den entwickelten Betriebsmodellen Betriebsmodell (Wie kann die erechnung umgesetzt werden?

21 21 Wie können Bundesländer vorgehen? Schritt 3: Fachliche Bewertung der Behördenklassen in Bezug zu den entwickelten Betriebsmodellen Betriebsmodell (Wie kann die erechnung umgesetzt werden?) Zentrale erechnungs- Plattform Individuelles Betriebsmodell Vollintegriertes Betriebsmodell Behördenklasse (Auf welche Weise erfolgt die Rechnungsbearbeitung in der Behörde?) 1. Geringe IT-Infrastruktur im Einsatz 2. Funktionsorientierte Individualsoftware im Einsatz 3. Standard-ERP-System im Einsatz Legende: sehr gut geeignet, + + gut geeignet, + geeignet, --- nicht betrachtet.

22 22 Wie können Bundesländer vorgehen? Nächste Schritte: Wirtschaftliche Bewertung der Betriebsmodelle in Bezug auf Ihre Behördenklassen Zusammenfassung der fachlichen und wirtschaftlichen Bewertungen zur klaren Handlungsempfehlung zur Umsetzung der erechnung und Wahl des besten Modells Begleitend: gesetzliche Regelung zur erechnung erlassen Empfehlung: Abstimmung mit anderen Bundesländern in den entsprechenden Gremien

23 23 ZUSAMMENFASSUNG

24 24 Zusammenfassung Ausschreibung November SOLL- Konzeption Anbieter- Auswahl Roll-out Umsetzung bis November 2018 bzw ist nicht mehr wirklich lange Erfolg der erechnung hängt maßgeblich von den Sendern ab: diese sollten gezielt angesprochen werden, damit sie erechnungen senden erechnungsprojekte haben das Potential, tatsächliche Verbesserungen in der Verwaltung zu ermöglichen, da unnötige und aufwändige Prozesse von der Annahme bis zur Bezahlung der Rechnung effizienter gestaltet werden können

25 25 KONTAKTE MARTIN REBS JULIANE MANNEWITZ Schütze Consulting AG Knesebeckstraße Berlin T +49 (0) F +49 (0) M +49 (0) m.rebs@schuetze-consulting.ag Schütze Consulting AG Knesebeckstraße Berlin T +49 (0) F +49 (0) M +49 (0) j.mannewitz@schuetze-consulting.ag

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