Modulübersicht büroarchiv Basisversion 1

Transkript

1 Modulübersicht Basisversion 1 Sachbearbeitung Weiterleiten von Dateien/Dokumenten innerhalb von Abteilungen oder Benutzern Hinzufügen von weiteren Informationen Erstellen von Bearbeitungsfristen (Wiedervorlagen) Abrufen einer Sachbearbeitungshistorie Wiedervorlagefunktion für Dokumente Dokumente/Dateien werden mit verschiedenen digitalen Stempeln versehen. Hochladen von selbst erstellten Stempeln im GIF-Format. Hinzufügen von bis zu 10 Notizen am seitlichen Rand des Dokuments -Erweiterung In angezeigte PDF/A-Datei(en) können an eine angehängt und über den Server versendet werden Eine Signatur kann in der Konfiguration hinterlegt werden Zeitgesteuertes Abrufen von s direkt vom Mailserver (z.b. alle 60 Minuten) Archivierung in voreingestelltem Ordner Brief-Eingang Druckausgaben (z. B. aus ERP-Systemen) werden automatisch mit einem im System hinterlegten digitalen Briefbogen verschmolzen und als vollständige PDF/A3-Datei archiviert (optisch identisch mit der gedruckten Papierversion)

2 Modulübersicht Basisversion 2 Stapel-Verarbeitung Scannen von Dokumentenstapeln, die im Archiv anhand eines Trennblattes automatisch wieder gesplittet werden Dateitransfer Transfer bzw. Übergabe von Dateien aus in vordefinierte Ordner, auf die z. B. DATEV-Anwendungen zugreifen können Protokollierung Einstellungen des Protokollumfangs durch den Kunden Möglichkeit einer (gefilterten) Protokollauswertung durch den Kunden-Administrator Suche nach Fehlern, Ereignissen, Benutzern Automatisiertes Löschen des Protokolls

3 Modulübersicht Basisversion 3 Mandanten In einem können mehrere Unternehmen angelegt werden Datenfelder Bis zu drei Zusatzfelder mit bis zu Zeilen für ihre individuelle Verschlagwortung Legen sie ihrer Arbeitsweise entsprechend Felder mit persönlichen Titeln an In den Datenfeldern kann separat gesucht werden Medien-Liste Archivieren von Audio- und Videodateien Multimediadateien bleiben im Originalformat erhalten Verschiedene Suchmöglichkeiten u.a. nach Album, Titel, Jahr, Interpret, Spieldauer und Genre

4 Modulübersicht Basisversion 4 Standardwerte Effiziente Erfassung von Altdatenbeständen ohne manuelle Nachbearbeitung Ordner und Schriftstücke können im großen Umfang gescannt werden und erhalten automatisch, voreingestellte Standardwerte Zwischenablage Auslagern von Dateien, um sie später gegen neuere Versionen austauschen zu können. Die so zurückgestellten Dateien werden erst zu einem ausgewählten Datum wieder angezeigt, sind jedoch noch nicht archiviert. Automatische Verschlagwortung Bei der Nummern-Verschlagwortung werden bestimmte Einträge des per OCR erkannten Textes (z. B. Kunden-Nr., Rechnungs-Nr., Lieferschein-Nr. usw.) während der Konvertierung automatisch in das Feld Suchworte eingetragen Die Spezial-Verschlagwortung sucht nach im Datei-Text enthaltene Ziffern-/Buchstabenfolgen, die eine feste Länge aufweisen, aus definierten Zeichen bestehen und mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnen (z.b. '0123-ABC-456')

5 Modulübersicht Basisversion 5 Verzeichnisbaum Ermöglicht eine spezielle Suche, welche direkt aus dem Hauptmenü heraus angewählt wird Öffnet eine Seite, in der, nach hierarchischer Baumstruktur, ein Blättern über alle berechtigten Ordner hinweg zulässt Zeigt die bekannte Standard Explorer-Struktur Klammern Klammern (verbinden) von Dokumenten ordnerübergreifend und über Speicherortgrenzen hinweg Miteinander verbundene Dokumente werden im Suchergebnis aufgelistet Versionierung Archivieren von Dateien in unterschiedlichen Versionsständen Gesucht werden kann nach der letzten Dateiversion, die vorhergehenden werden dabei mit aufgelistet Übernahme der Verschlagwortung von Vorgängerversion