Prozessoptimierung rund ums Dokument sicher, effizent und zukunftsfähig

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1 Prozessoptimierung rund ums Dokument sicher, effizent und zukunftsfähig

2 Dokumente im Prozess analog, digital, zukunftsfähig Der Einsatz von IT-Systemen zur Verbesserung, Beschleunigung und Rationalisierung von Arbeitsabläufen ist in nahezu allen Unternehmen selbstverständlich. Dagegen werden wichtige Dokumente aus unterschiedlichen Abteilungen sehr häufig noch wie vor 100 Jahren archiviert. Diese Ablage- und Archivmethode ist zeitaufwändig, sehr teuer und als Informationsquelle umständlich und sehr beschränkt nutzbar. MDT Linn ist moderner, leistungsstarker Archivierungsspezialist mit jahrzehntelanger Erfahrung. Auf Basis unseres umfassenden Know-hows entwickeln wir für Sie Lösungen, die den Workflow Ihrer Dokumente sowie die Kostenstruktur optimieren. Gerne beraten wir Sie auf Basis unseres Wissens detailliert und übernehmen für Sie die Optimierung Ihrer Dokumentenablage als verlässlicher Outsourcing-Partner.

3 Endlich Ordnung! Schneller Zugriff Gescannt und digitalisiert Mit professioneller Archivierung optimieren Sie Ihre Unternehmensabläufe. Damit alle wichtigen Unterlagen und Dokumente am richtigen Platz und jederzeit sicher wieder auffindbar sind, bauen wir mit Ihnen gemeinsam geordnete analoge oder digitale Archivstrukturen auf und unterstützen Sie bei allen anfallenden Archivierungsarbeiten von der täglichen Beleg-Digitalisierung über das Scannen bislang in Papierform aufbewahrter Akten bis zur hoch sicheren Vernichtung. Die Überführung von Information in Daten schafft Platz, aber noch keinen schnellen Zugang. Deshalb strukturieren wir Ihre digitalisierten Informationen und sorgen über eine übersichtliche Indexierung für schnelle Wiederauffindbarkeit. Dadurch haben Sie in der Praxis jederzeitigen Zugriff und können die benötigten Daten optimiert in die entsprechenden Arbeitsprozesse einbinden. Bei Webarchivierung werden die Daten online übertragen und stehen Ihnen sofort zur Verfügung. Täglich wachsende Dokumentenbestände kosten Zeit, Raum und letztlich Geld. Mit unseren hochwertigen Scansystemen digitalisieren wir Ihre Altakten oder auch das täglich anfallende Belegaufkommen und konvertieren die Daten bei vorhandenem DMS in alle gängigen Archivsysteme. Während Papier schnell ganze Räume füllt und das Wiederauffinden erschwert, schaffen digitalisierte Belege Platz, erlauben die Verknüpfung von Vorgängen und den schnellen Zugriff. Wir schaffen für Sie die Basis für einen effizienten und effektiven Workflow! Bei Bedarf auch mit digitaler Signatur.

4 Etwa 38 volle Ordner auf einer CD Nutzen Sie unser Archiv Know-how Ihr Online-Archiv Generell archivieren wir Ihre Akten und Belege so, wie es jeweils am besten und günstigsten ist. Für die Langzeitaufbewahrung eignet sich insbesondere der analoge Mikrofilm. Benötigen Sie den permanent schnellen Zugriff, fertigen wir für Sie übersichtlich gegliederte Archivmedien wie z.b. CD-ROMs, DVDs oder MODs. Diese Medien bieten im Zusammenspiel mit modernen Dokumenten-Managementsystemen, DMS, höchste Leistungsfähigkeit eine CD-ROM kann beispielsweise bis Standardseiten speichern! Sie brauchen Platz oder möchten Ihre Daten und Akten aus Sicherheitsgründen auslagern wir haben die Lösung: bestens geschützte Archivräume. Hier können Sie Ihre Dokumente gut und sicher unterbringen. Über unterschiedlichste Rechercheverfahren haben Sie schnellen Zugriff per Vorgangsdigitalisierung, Fax, Mail oder Kurier. Somit ist der Zugriff auf Ihre Dokumente jederzeit gesichert, auch wenn die Belege nicht in Ihrem Hause sind. Mit unserer revisionssicheren Webarchiv-Lösung haben Sie jederzeit und überall Zugang zu Ihren Daten. Der große Vorteil: Ihre Daten sind absolut sicher auf modernsten Servern hinterlegt und über Verschlüsselung und Zutrittsbeschränkungen vor Fremdzugriff geschützt. Über Ihren Browser können Sie weltweit und einfach in Ihren Datenbeständen recherchieren. Ob bei Vertragsverhandlungen, Recherchen, Kundenbesuchen oder nur für den schnellen Überblick. Sie haben Ihre gesamten Dokumente immer online vor Ort.

5 Höchste Sicherheitsstufe Full-Service-Übernahme Sichere Belegvernichtung Ihre Akten, Belege und Daten sind bei uns in guten und sicheren Händen. Damit nichts in falsche Hände gerät, ist unser Gebäude mit hoch modernem Einbruchsschutz in Verbindung mit aufwändigen Überwachungs- und Alarmsystemen ausgestattet. Unsere meist langjährigen Mitarbeiter/innen sind vertraglich an den Datenschutz gebunden und durch intensive Schulung und Weiterbildung für das Thema sensibilisiert. Wir entlasten Sie rundum. Deshalb organisieren wir auch den sicheren Transport Ihrer Belege, Zeichnungen, Rechnungen, Quittungen, Mikrofilme, Microfiches etc. über unseren hauseigenen Fahrdienst. Sie müssen sich um fast nichts kümmern. Nach der Bearbeitung entsprechend den Anforderungen Ihres Archivsystems bringen wir die Unterlagen zurück oder sorgen für deren datenschutzgerechte Belegvernichtung und liefern Ihnen die gewünschten Archivmedien. Nach der Archivierung auf modernen Ablagemedien vernichten wir für Sie Akten, Belege oder Daten nach Ihrer Freigabe. Damit Ihre Informationen auf keinen Fall in falsche Hände geraten, gehen wir strikt nach DIN 32757, Sicherheitsstufe 4 vor. Dadurch können Sie sich absolut darauf verlassen, dass wirklich alles restlos vernichtet und unwiederbringlich entsorgt wird.

6 Wir beraten Sie gerne! Das können wir für Sie tun! m.d.t. Linn Heuserweg Troisdorf-Spich Telefon: / Telefax: / info@mdt-linn.de Individuelle Archivierungsberatung Alle Dienstleistungen rund um Ihr Archiv Komplett- oder Teillösungen Bestehende Papierbelege oder Mikrofilme scannen und digitalisieren Zeichnungen und technische Dokumentationen scannen Analoge und digitale Archivlösungen entwickeln Lieferung der Daten in alle gängigen Archivsysteme Daten-Managementsysteme aufbauen - zum Beispiel Übernahme (Hosting) von EDV-Daten (CI) und Dokumenten (NCI) in unserem Web-Archiv Belegsignatur gem. Signaturgesetz bei Bedarf möglich Archivraum bereitstellen Daten- und Aktenvernichtung nach DIN Einsparung durch Outsourcing oft bis zu 60 % möglich!