SUPPORT ENGADIN ST. MORITZ AG

Transkript

1 Success Story SUPPORT ENGADIN ST. MORITZ AG «Dank der Lösung von Interact Consulting verfügen wir und unsere Mandanten über eine schnelle und moderne Workflow-Lösung zur automatisierten Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen.» DANIEL BODMER, Leiter Rechnungswesen

2 SUPPORT ENGADIN ST. MORITZ AG Das Unternehmen Support Engadin St. Moritz bietet seinen Kunden qualitativ hochstehende Fachdienstleistungen in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Mitarbeiterwesen und Informatik. Vom Verwalten der Lieferantenrechnungen über das Mahnwesen der Kundenrechnungen bis zum Erstellen der Jahresrechnung unterstützt Support Engadin St. Moritz seine Mandanten kompetent und kundenorientiert. Die vertrauliche und termintreue Lohnverarbeitung ist ebenso Bestandteil der Leistungen wie auch administrative Tätigkeiten mit Vorsorgeeinrichtungen und Behörden. Darüber hinaus ist das Unternehmen auf vernetzte, standortunabhängige Arbeitsstationen mit hoher Verfügbarkeit spezialisiert. Abhängig von den Kundenanforderungen richtet Support Engadin St. Moritz Büro- und Branchenanwendungen sowie Firmendaten vor Ort auf der Kunden-Hardware ein oder liefert diese standortunabhängig vom eigenen zentralen Server- und Anwendungspool. Zudem unterstützt das Team von Informatikern die Kunden bei ihren täglichen Supportanfragen oder auch bei der Projektleitung. BRANCHE Dienstleistungen WICHTIGSTE ERGEBNISSE Effiziente und schnelle Verarbeitung von jährlich über Rechnungen Automatisierte Rechnungslesung durch Zeichenerkennung (OCR) und Felderkennung Optimierung der Bearbeitungsprozesse Reduzierung der Durchlaufzeit Durchgehende Transparenz über den Verarbeitungsstand aller Rechnungen Archivierung aller Belege mit der CapturePay.ArchiveBox Vollumfängliche Anbindung an das ERP-System Sage 200 Papierreduziertes Büro Support Engadin St. Moritz bietet Rechnungsverarbeitung als Dienstleistung an und verarbeitet mit der Lösung auch die Rechnungen von insgesamt 8 Mandanten

3 AUSGANGSLAGE Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist zeit- und kostenintensiv. Teilweise lange Durchlaufzeiten und hoher Aufwand bestimmen den meist intransparenten Verarbeitungsprozess. Dies war auch bei Support Engadin St. Moritz so. Verstärkt wurde die Situation hier jedoch noch dadurch, dass das Unternehmen die Verarbeitung von Eingangsrechnungen auch als Dienstleitung für seine Mandanten anbietet. Zwar verfügte das Unternehmen bereits über einen elektronischen Prozess für die Rechnungsgenehmigungen, doch Support Engadin St. Moritz war unzufrieden mit dieser Lösung, da der Automatisierungsgrad sehr niedrig war, keine Schnittstelle zum ERP-System und wenig Weiterentwicklungspotential bestanden. Ein durchgängiger, optimaler und hoch automatisierter Verarbeitungsprozess für das Unternehmen und seine Kunden war mit dieser Lösung nicht möglich. «Die innovative Rechnungslösung optimiert Prozesse, schafft Transparenz über den Verarbeitungsstand und senkt die Durchlaufzeiten deutlich, und zwar bei uns und unseren Kunden.» DANIEL BODMER PROJEKT Der bestehende Prozess sollte durch eine effiziente und optimierte Verarbeitung abgelöst werden. Daher startete Support Engadin St. Moritz ein Projekt zur Einführung einer automatisierten Rechnungslösung mit integriertem Scann- und Erfassungssystem, um den Prozess der Verarbeitung der eigenen und Mandanten-Kreditorenrechnungen zu reorganisieren. Erklärte Ziele des Unternehmens waren dabei die Optimierung des Prozesses, bessere Transparenz und verkürzte Durchlaufzeiten sowie ein verbesserter Service für alle Kunden. Bedarfsanforderung Kontraktverwaltung Anforderung erstellen Anforderung prüfen Bestellung Wareneingang Mit der Rechnungslösung werden bei Support Engadin St. Moritz jährlich mehr als eigene und Mandantenrechnungen mit insgesamt Seiten von über Lieferanten gescannt und verarbeitet.

4 Support Engadin St. Moritz hat sich für eine Rechnungslösung von Interact Consulting entschieden. Ausschlaggebend waren der Einsatz erprobter und bewährter Standardprodukte mit hohem Investitionsschutz sowie die grosse Erfahrung und Professionalität von Interact Consulting in der Realisierung von komplexen Verarbeitungslösungen. Die bewährten und schnellen Support-Leistungen von Interact Consulting waren ein weiterer wesentlicher Vorteil bei der Auswahl des Lösungslieferanten. kurzen Projektzeit konnte die Lösung pünktlich in Betrieb genommen werden. Heute werden jährlich rund eigene und Mandantenrechnungen mit insgesamt Seiten von mehr als 6000 Lieferanten zentral einer Scan- und Verification Station am Standort St. Moritz gescannt. Das Unternehmen nutzt hierfür einen Kodak Alaris i2800 Scanner. Die Rechnungen der Mandanten treffen dabei alle zentral bei Support Engadin St. Moritz ein, um die Verarbeitungsgeschwindigkeit weiter zu steigern. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 90 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) bei Support Engadin St. Moritz selbst und seinen Mandanten sowie sechs sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten von Support Engadin St. Moritz. LÖSUNG Mit der Einführung der Rechnungslösung hat Interact Consulting bei Support Engadin St. Moritz für eine effiziente, automatisierte und jederzeit transparente Verarbeitung der Kreditorenrechnungen gesorgt. ZEHNTAUSEND RECHNUNGEN Nach einer nur VOLLSTÄNDIG AUTOMATISIERT Die Weiterverarbeitung der Rechnungen nach dem Scannen mit der Software ABBYY FlexiCapture erfolgt ausschliesslich elektronisch. Die moderne OCR-Technologie ABBYY Distributed erkennt selbstständig den Rechnungssteller. Gesteuert über die zentrale Kreditorendatenbank von Support Engadin St. Moritz und seinen Mandanten, liest das System alle notwendigen Detailangaben, wie Totalbetrag, Rechnungsnummer oder Fälligkeitsdatum. Umfangreiche Plausibilisierungen, wie beispielsweise der Abgleich des Gesamtbetrags mit den Einzelpositionen, verhindern Fehler bei der Verarbeitung. Korrigiert werden nur noch falsche und nicht richtig erkannte Rechnungsangaben. Alle gescannten Rechnungen werden in der innovativen CapturePay.ArchiveBox elektronisch und revisionssicher archiviert. Rechnungs eingang Scanning OCR-Erkennung Validierung Export Posteingang E-Invoicing

5 Die in der Rechnungslösung enthaltene, weltweit führende Standardsoftware Basware Invoice Processing beinhaltet zudem eine umfassende und einheitliche Workflowsteuerung inklusive der Abbildung von Visumslimiten und verschiedenen Stellvertreterregelungen. Selbstverständlich werden alle Daten nach der Rechnungsprüfung und -freigabe über eine moderne Schnittstelle automatisiert an das ERP- System Sage 200 übergeben. Mit einer derart automatisierten Lösung kann Support Engadin St. Moritz nun Scanning, Rechnungslesung, Kontierung und Verarbeitung in Basware als Dienstleistung vollständig für seine Mandanten übernehmen. Die Mandanten führen lediglich die Genehmigung der Rechnung via Thin Client bei sich vor Ort durch. Danach werden alle Rechnungen zur Zahlung an das ERP-System von Support Engadin St. Moritz übergeben. Schnelle Verarbeitung, hohe Datensicherheit, niedrige Kosten und ein massgeschneiderter Kundenservice. Die vielen Vorteile der Lösung sind einfach überzeugend. FAZIT Mit der Rechnungslösung von Interact Consulting verfügen Support Engadin St. Moritz und die Kunden über eine standardisierte und doch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen und geprüft werden. Das Unternehmen selbst und seine Mandanten sparen wertvolle Zeit und sind in der Lage, eine Rechnung schnellstmöglich zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben. Der Rechnungsdurchlauf im Haus und bei den Kunden ist jederzeit vollständig transparent, auswert- und nachvollziehbar. Erreicht wurde dies durch konsequente Automatisierung und die Optimierung des Prozesses. Mit der Lösung spart Support Engadin St. Moritz kostbare Zeit, senkt die Verarbeitungskosten und kann seinen Kunden dank vollständiger Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen noch bessere Dienstleistungen anbieten. Aufgrund kurzer Durchlaufzeiten der Rechnungen sind sowohl Support Engadin St. Moritz selbst als auch seine Kunden äusserst pünktliche und verlässliche Partner für die jeweiligen Lieferanten. Abgleich Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Übergabe zur Zahlung Archivierung

6 INTERACT CONSULTING Effizient. Vorausschauend. Partnerschaftlich. Zuverlässig. Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Daten und Dokumente intelligent erfassen, transformieren, erschliessen und weiterleiten. Vorausschauend. Strategische Marktkenntnisse und gefestigte Beziehungen zu Lieferanten und Partnern für Sie nutzen. Partnerschaftlich. Mit unseren Kom peten zen und Erfahrungen Ihren und unseren Unternehmens erfolg sichern. Zuverlässig. Mit Ihnen gemeinsam Antworten auf die Fragen finden, welche Techni ken, Prozesse und Organisationsformen die richtigen für Sie sind. Das ist die Mission von Interact Consulting. Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor inhabergeführte Interact Consulting AG ent wickelt und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für Jahr Hunderte Millionen von Dokumenten verarbeiten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im Bereich intelligenter Verarbeitungssys teme im analogen, digitalen und cloudbasierten Posteingang und Ihr Spezialist für zielgerichtete Input- Management-Leistungen. INTERACT CONSULTING AG Brauerstrasse 4, CH-8004 Zürich Telefon , Fax Interact Consulting AG, Gestaltung: Tollkirsch GmbH