KNAPP AG. «Interact Consulting hat unsere Probleme von Anfang an verstanden und mit CapturePay eine für uns massgeschneiderte Lösung implementiert.

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1 Success Story KNAPP AG «Interact Consulting hat unsere Probleme von Anfang an verstanden und mit CapturePay eine für uns massgeschneiderte Lösung implementiert.» MAG. BIRGIT SCHINTLER, Leiterin Rechnungswesen

2 KNAPP AG Die KNAPP AG ist ein international marktführender Anbieter für ganzheitliche Intralogistiklösungen und schlüsselfertige Systeme im Bereich Lagerautomation und Lagerlogistik-Software. Das Unternehmen wurde 1952 gegründet und avancierte mit konsequenter Innovationsorientierung zum Technologieführer. KNAPP investiert jedes Jahr mehrere Millionen Euro in die Forschung und Entwicklung und gestaltet mit seinen innovativen Systemen die Zukunft der Lagerlogistik entscheidend mit. KNAPP zählt Top-Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen wie Avon Cosmetics, Coca-Cola, L Oréal, Sony oder Tiffany zu seinen Kunden. Das Unternehmen mit Firmensitz in Hart bei Graz zählt weltweit mehr als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon sind über 80 Prozent in Österreich beschäftigt. Die hohe Exportquote von 99 Prozent spiegelt die Internationalität des Konzerns wider: KNAPP ist mit 18 Niederlassungen und 14 Repräsentanzen in allen Erdteilen vertreten und wurde in diesem Jahr mit dem steirischen Exportpreis ausgezeichnet. BRANCHE Logistik WICHTIGSTE ERGEBNISSE Effiziente und schnelle Verarbeitung von jährlich über Rechnungen Automatisierte Rechnungslesung durch Zeichenerkennung (OCR) und Felderkennung Optimierung der Bearbeitungsprozesse Reduzierung der Durchlaufzeit Durchgehende Transparenz über den Verarbeitungsstand aller Rechnungen Keine doppelten oder verlorenen Rechnungen mehr Möglichkeit umfangreicher Auswertungen Vollumfängliche Anbindung an das ERP-System Oracle E-Business Suite Papierreduziertes Büro

3 AUSGANGSLAGE Lange Durchlaufzeiten und mangelnde Transparenz bestimmten den Prozess der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen bei der KNAPP AG. Alle Rechnungen, inklusive die der ausländischen Tochtergesellschaften, kamen am Hauptsitz an, da dort die Buchhaltung zentral durchgeführt wird. Über eine Vielzahl manueller Schnittstellen wurden dann die Freigaben für die Eingangsrechnungen per eingefordert, händisch verwaltet und anschliessend ins ERP-System gebucht. Ein durchgehendes Verarbeitungssystem war aus diesem Grunde unmöglich. Und so war das Resultat dieser Prozesse finanzielle Intransparenz, mangelnde Nachvollziehbarkeit über den Bearbeitungsstand der Eingangsrechnungen und das Fehlen systemseitiger Auswertungen. «Mit CapturePay ist der Durchlauf der Kreditorenrechnungen in unserem Haus jederzeit überschau- und auswertbar. Die dafür benötigte Zeit wurde signifikant gesenkt.» MAG. BIRGIT SCHINTLER PROJEKT Der alte Prozess war für KNAPP zeit- und kostenintensiv. Zudem verstärkte die stetig wachsende Anzahl der Rechnungen diesen Effekt. Eine Modernisierung dieses Prozesses war unumgänglich. Für die effiziente Verarbeitung bot sich daher eine automatisierte Rechnungslösung mit integriertem Scann- und Erfassungssystem als sinnvollste und ökonomischste Lösungsalternative an. Daher startete KNAPP im Frühjahr 2011 zusammen mit Interact Consulting ein Projekt zur effizienten Neuorganisation des Bearbeitungsprozesses der Eingangsrechnungen. Im Fokus standen dabei die Straffung der Abläufe, die Erhöhung der Transparenz, das Eliminieren der internen Versendung von Papierbelegen sowie der Aufbau von Auswertungsmöglichkeiten. Bedarfsanforderung Kontraktverwaltung Anforderung erstellen Anforderung prüfen Bestellung Wareneingang Mit CapturePay werden bei KNAPP jährlich mehr als Papierrechnungen mit insgesamt Seiten von über Lieferanten gescannt und verarbeitet.

4 Die Wahl von KNAPP fiel dabei einstimmig auf CapturePay von Interact Consulting. Schon bei der ersten Lösungspräsentation fühlte sich KNAPP mit seinen Problemen von Interact Consulting zu einhundert Prozent verstanden und hebt vor allem auch die fachliche Kommunikation hervor. Dazu kamen der Einsatz von erprobten und bewährten Standardprodukten, die hohe Skalierbarkeit der Lösung sowie die grosse Erfahrung und das Know-how von Interact Consulting in Bezug auf die Implementierung komplexer Verarbeitungssysteme. LÖSUNG Mit der Einführung von CapturePay hat Interact Consulting bei KNAPP für eine effiziente, transparente und voll automatisierte Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen gesorgt. JEDE MENGE RECHNUNGEN Die händische Verarbeitung mit manuellen Schnittstellen ist bei KNAPP Geschichte. Heute werden jährlich mehr als Rechnungen mit insgesamt Seiten von über Lieferanten zentral an einem Arbeitsplatz eingescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 150 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und sieben sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. ALLES AUTOMATISCH Die Weiterverarbeitung der Rechnungen nach dem Scannen mit der Software ABBYY FlexiCapture erfolgt ausschliesslich elektronisch. Die moderne OCR-Technologie von ABBYY Distributed erkennt selbständig den Rechnungssteller. Gesteuert über die zentrale Lieferantendatenbank von KNAPP, liest das System alle benötigten Detailangaben, wie beispielsweise Rechnungsnummer, Totalbetrag oder das Fälligkeitsdatum. Umfangreiche Plausibilisierungen, wie zum Beispiel der Abgleich des Gesamtbetrags mit den Einzelpositionen, verhindern Verarbeitungsfehler. Wurde der komplette Beleg früher mühsam per Hand erfasst, korrigiert die manuelle Datenerfassung heute nur noch falsche oder nicht erkannte Rechnungsangaben. Die in CapturePay enthaltene, weltweit führende Standardsoftware Basware Invoice Processing beinhaltet zudem eine umfassende Workflowsteuerung inklusive der Abbildung von Visumslimiten und verschiedenen Stellvertreterregelungen. Auch eine ESR- Erweiterung für Einzahlungsscheine mit Referenznummern wurde bereits integriert. Durch die Möglichkeit eingehende Rechnungen mit vorliegenden Verträgen und Bestellungen abzugleichen, Rechnungs eingang Scanning OCR-Erkennung Validierung Export Posteingang E-Invoicing

5 wird die Effizienz im Bereich der Rechnungskontrolle zusätzlich gesteigert. Selbstverständlich werden alle Daten nach der Rechnungsprüfung und -freigabe über eine moderne Schnittstelle automatisiert an das ERP-System Oracle E-Business Suite übergeben. Schnelle Verarbeitung. Hohe Datensicherheit. Niedrige Kosten. Die grossen Vorteile der Lösung sind in jeder Hinsicht überzeugend. ZUKUNFT Das Potential der Installation bei KNAPP ist noch nicht ausgeschöpft. Und es wird bereits der Ausbau der Lösung geplant. So steht beispielsweise die Einführung der CapturePay.ArchiveBox an, mit der die Signaturen von E-Rechnungen automatisiert geprüft werden können. FAZIT KNAPP verfügt mit CapturePay über eine standardisierte und dennoch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen werden. Nachfragen erübrigen sich. Die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit. Sie sind in der Lage, eine Rechnung in kürzester Zeit zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben. Darüber hinaus ist der Rechnungsdurchlauf im Haus jederzeit überschau- und auswertbar. Die dafür benötigte Zeit wurde signifikant gesenkt. Erreicht wurde dies durch konsequente Automatisierung und Optimierung des Prozesses sowie die Schaffung von Transparenz über alle sich um Umlauf befindlichen Rechnungen. Ausserdem trägt das System dem Umweltbewusstsein des Unternehmens Rechnung, da die Belege nicht mehr kopiert werden müssen und die Aufbewahrung erheblich vereinfacht wird. Mit CapturePay spart KNAPP kostbare Zeit, senkt die Verarbeitungskosten und ist aufgrund der verkürzten Durchlaufzeiten gleichzeitig ein äusserst pünktlicher und verlässlicher Partner für seine Lieferanten. Abgleich Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Übergabe zur Zahlung Archivierung

6 INTERACT CONSULTING Effizient. Vorausschauend. Partnerschaftlich. Zuverlässig. Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Daten und Dokumente intelligent erfassen, transformieren, erschliessen und weiterleiten. Vorausschauend. Strategische Marktkenntnisse und gefestigte Beziehungen zu Lieferanten und Partnern für Sie nutzen. Partnerschaftlich. Mit unseren Kom peten zen und Erfahrungen Ihren und unseren Unternehmens erfolg sichern. Zuverlässig. Mit Ihnen gemeinsam Antworten auf die Fragen finden, welche Techni ken, Prozesse und Organisationsformen die richtigen für Sie sind. Das ist die Mission von Interact Consulting. Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor inhabergeführte Interact Consulting AG ent wickelt und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für Jahr Hunderte Millionen von Dokumenten verarbeiten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im Bereich intelligenter Verarbeitungssys teme im analogen, digitalen und cloudbasierten Posteingang und Ihr Spezialist für zielgerichtete Input- Management-Leistungen. INTERACT CONSULTING AG Brauerstrasse 4, CH-8004 Zürich Telefon , Fax Interact Consulting AG, Gestaltung: Tollkirsch GmbH