Success Story HÜGLI NÄHRMITTEL AG

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1 Success Story HÜGLI NÄHRMITTEL AG «Die moderne und effiziente Workflow-Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung wurde nach nur zweieinhalb Monaten Projektzeit erfolgreich eingeführt.» CARMEN KIRSCH, Leitung Rechnungswesen

2 HÜGLI NÄHRMITTEL AG Ideenreiche Entwicklung, rationelle Fertigung, Flexibilität und modernes Marketing: Die Hügli-Gruppe ist erfolgreich in einem Umfeld globalisierter Märkte und gewandelter Esskultur. Für seine Kunden schafft Hügli durch fortschrittliche, schonende Technologien und langjährige Erfahrung im internationalen Marketing Werte, die weit über die reine Herstellung hinaus gehen. Die Trockenmischprodukte von Hügli, wie Suppen, Saucen, Bouillons und Desserts, vereinfachen und verkürzen den Kunden die entsprechenden Zubereitungszeiten, verbessern die Leistungsfähigkeit, erhöhen die Wirtschaftlichkeit der Verarbeitungsverfahren und verbessern die Qualität der Endprodukte. Hügli pflegt eine leistungsorientierte Unternehmenskultur, ein anregendes Betriebsklima, das Teamarbeit auch über die Abteilungen und Divisionen hinweg fördert. Mut zur Veränderung sowie gute Leistungen und persönliche Initiative werden belohnt. Der Unternehmenserfolg liegt in Händen von fähigen, begabten und tatkräftigen Menschen. Es ist ihr Geist, der die Hügli-Gruppe prägt und den Unterschied ausmacht. BRANCHE Nahrungsmittelindustrie WICHTIGSTE ERGEBNISSE Nahtlose Ablösung der alten Anwendung zum Stichtag Schnelle und problemlose Einführung gleichzeitig mit SAP Einheitlicher und moderner Verarbeitungsworkflow Effiziente und schnelle Verarbeitung von jährlich über Rechnungen Automatisierte Rechnungslesung durch Zeichenerkennung (OCR) und Felderkennung Optimierung der Bearbeitungsprozesse Reduzierung der Durchlaufzeit Durchgehende Transparenz über den Verarbeitungsstand aller Rechnungen Keine doppelten oder verlorenen Rechnungen mehr Signierung aller Belege mit der CapturePay.ArchiveBox Bestellabgleich Order Matching mit vorliegenden Bestellungen Vollumfängliche Anbindung an das ERP-System SAP Financial

3 AUSGANGSLAGE Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist zeit- und kostenintensiv. Lange Durchlaufzeiten, hoher Aufwand und mangelnde Transparenz bestimmen den Verarbeitungsprozess. Daher hatte Hügli bereits vor einiger Zeit eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen eingeführt. Diese Lösung verfügte über einen offenen Workflow, der einerseits zwar äusserst flexibel, aber andererseits auch komplex und sehr aufwändig war. Aus diesem Grund wollte das Unternehmen die bestehende Installation schnellstmöglich ablösen und durch eine Lösung mit geschlossenem, also nur für Eingangsrechnungen designtem, Workflow ersetzen. Da im Herbst 2011 die Einführung von SAP Financial geplant war, wurde der Zeitpunkt der Ablösung der Rechnungslösung ebenfalls auf diesen Zeitpunkt festgelegt. «Die Implementierung der neuen Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung zeitgleich mit der SAP-Einführung verlief reibungslos und effizient.» CARMEN KIRSCH PROJEKT Da Hügli mit der bestehenden Lösung nicht zufrieden war und dringend Handlungsbedarf zur vollständigen Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bestand, entschloss sich das Unternehmen zu handeln und startete Mitte August 2011 zusammen mit Interact Consulting ein Projekt zur Ablösung des alten Systems und zur Einführung einer neuen und effizienten Lösung. Da die Einführung von SAP Financial bereits auf Herbst geplant war, hatte der Go-Live-Termin für die neue Lösung per Anfang November eine hohe Priorität. Aufgrund der Erfahrungen mit der bestehenden Installation, wusste Hügli sehr genau was bisher nicht optimal lief und was die neue Lösung besser und mehr können müsse. Ein einheitlicher, geschlossener Workflow, speziell für die Verarbeitung Bedarfsanforderung Kontraktverwaltung Anforderung erstellen Anforderung prüfen Bestellung Wareneingang Mit CapturePay werden bei Hügli jährlich mehr als Papierrechnungen mit fast Seiten von über Lieferanten gescannt und verarbeitet.

4 von Kreditorenrechnungen, stand für das Unternehmen im Vordergrund. Ausserdem hatte Hügli konkrete Wünsche, die zusätzlich zum Standard verfügbar sein sollten. Hügli hat sich für CapturePay von Interact Consulting entschieden. Ausschlaggebend waren der Einsatz erprobter und bewährter Standardprodukte, der moderne Workflow und die flexible Anpassbarkeit der Lösung sowie die grosse Erfahrung und Professionalität von Interact Consulting in Bezug auf die Realisierung von komplexen Verarbeitungslösungen. LÖSUNG Mit der Einführung von CapturePay hat Interact Consulting bei Hügli für eine effiziente, jederzeit transparente und vollkommen automatisierte Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen gesorgt. TAUSENDE RECHNUNGEN Nach nur zweieinhalb Monaten Projektzeit konnte die Lösung per 1. November 2011 überpünktlich in Betrieb genommen werden. Jährlich werden heute über Rechnungen mit fast Seiten von mehr als 1500 Lieferanten zentral an einer Scan- und Verification Station am Standort Steinach gescannt. Hügli nutzt hierfür einen Kodak i4200 Scanner. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 50 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und drei sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. VOLLKOMMEN AUTOMATISIERT Die Weiterverarbeitung der Rechnungen nach dem Scannen mit der Software ABBYY FlexiCapture erfolgt ausschliesslich elektronisch. Die moderne OCR-Technologie ABBYY Distributed erkennt selbstständig den Rechnungssteller. Gesteuert über die zentrale Lieferantendatenbank von Hügli, liest das System alle notwendigen Detailangaben, wie Totalbetrag, Rechnungsnummer oder Fälligkeitsdatum. Umfangreiche Plausibilisierungen, wie beispielsweise der Abgleich des Gesamtbetrags mit den Einzelpositionen, verhindern Fehler bei der Verarbeitung. Korrigiert werden nur noch falsche und nicht richtig erkannte Rechnungsangaben. Alle gescannten Rechnungen werden von der innovativen CapturePay. ArchiveBox elektronisch und revisionssicher signiert und danach an das bestehende Archivsystem Group Doc von Soreco übergeben. Die in CapturePay enthaltene, weltweit führende Standardsoftware Basware Invoice Automation beinhaltet zudem eine umfassende und einheitliche Rechnungs eingang Scanning OCR-Erkennung Validierung Export Posteingang E-Invoicing

5 Workflowsteuerung inklusive der Abbildung von Visumslimiten und verschiedenen Stellvertreterregelungen. Durch die Möglichkeit eingehende Rechnungen mit vorliegenden Bestellungen abzugleichen (Order Matching), werden die Effizienz im Bereich der Rechnungskontrolle und der Automatisierungsgrad zusätzlich gesteigert. Selbstverständlich werden alle Daten nach der Rechnungsprüfung und -freigabe über eine moderne Schnittstelle automatisiert an das ERP-System SAP Financial übergeben. Schnelle Verarbeitung, niedrige Kosten und hohe Datensicherheit. Die vielen Vorteile von CapturePay sind einfach überzeugend. ZUKUNFT Das Potential der Lösung ist jedoch noch lange nicht ausgeschöpft. Schon zu Projektbeginn wurde festgelegt, dass CapturePay nach dem erfolgreichen Start in der Schweiz auch in weiteren Hügli-Niederlassungen eingeführt werden soll. Der Start der mandantenfähigen Lösung am Standort Bregenz in Österreich ist daher für 2012 geplant. Die Niederlassung Radolfzell in Deutschland folgt dann im Jahr In einer zweiten Phase sollen dann auch die Module Contract Matching zum Abgleich mit vorliegenden Verträgen sowie die automatisierte Verarbeitung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen hinzukommen. FAZIT Mit CapturePay von Interact Consulting verfügt Hügli über eine standardisierte und doch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen und geprüft werden. Die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit und sind in der Lage, eine Rechnung schnellstmöglich zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben. Besonders überzeugt hat Hügli die kurze Projektund Realisierungszeit von nur zweieinhalb Monaten. Und das gleichzeitig zur Einführung von SAP Financial. Die Durchlaufzeit der Rechnungen im Haus wurde signifikant gesenkt. Erreicht wurde dies durch konsequente Automatisierung und Optimierung sowie die Schaffung von Transparenz über alle sich im Umlauf befindlichen Rechnungen. Mit der Lösung spart Hügli kostbare Zeit, senkt die Verarbeitungskosten und ist aufgrund der kurzen Durchlaufzeiten der Rechnungen ein äussert pünktlicher und verlässlicher Partner für seine Lieferanten. Abgleich Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Übergabe zur Zahlung Archivierung

6 INTERACT CONSULTING Effizient. Vorausschauend. Partnerschaftlich. Zuverlässig. Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Daten und Dokumente intelligent erfassen, transformieren, erschliessen und weiterleiten. Vorausschauend. Strategische Marktkenntnisse und gefestigte Beziehungen zu Lieferanten und Partnern für Sie nutzen. Partnerschaftlich. Mit unseren Kom peten zen und Erfahrungen Ihren und unseren Unternehmens erfolg sichern. Zuverlässig. Mit Ihnen gemeinsam Antworten auf die Fragen finden, welche Techni ken, Prozesse und Organisationsformen die richtigen für Sie sind. Das ist die Mission von Interact Consulting. Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor inhabergeführte Interact Consulting AG ent wickelt und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für Jahr Hunderte Millionen von Dokumenten verarbeiten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im Bereich intelligenter Verarbeitungssys teme im analogen, digitalen und cloudbasierten Posteingang und Ihr Spezialist für zielgerichtete Input- Management-Leistungen. Schweiz INTERACT CONSULTING AG Brauerstrasse 4, Postfach, CH-8026 Zürich Telefon , Fax Österreich DD INTERACT CONSULTING GMBH Office Park 3, Top 365, A-1300 Flughafen Wien Telefon , Fax Deutschland INTERACT CONSULTING GMBH Homburger Straße 4, D Steißlingen Telefon , Fax Interact Consulting AG, Gestaltung: Tollkirsch GmbH