RECHNUNGSVERARBEITUNG

Transkript

1 Produktinformation RECHNUNGSVERARBEITUNG INVOICE AUTOMATION LÖSUNGEN

2 DIE WICHTIGSTEN VORTEILE IM ÜBERBLICK ZUSAMMENFASSUNG Vollständige Prozessautomatisierung Verkürzung der Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen Scannen der Papierrechnungen direkt am Posteingang Einbindung von elektronischen Rechnungen Entlastung der Fachkräfte von Nebentätigkeiten Intelligente automatisierte Rechnungslesung mit Zeichenerkennung Automatische Datenvalidierung und Abgleich mit Ihren Daten Hohe Revisionssicherheit durch elektronische Signaturen mit CapturePay.ArchiveBox Vermeidung von Mahngebühren und Einhaltung von Skontofristen Transparenter Bearbeitungsstatus Mandantenfähig und mehrsprachig Nahtlose Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme inklusive SAP Enthält weltweit führende Standardprodukte Basware und ABBYY FlexiCapture Als Inhouse- oder Outsourcing-Lösung verfügbar (Produkteinsatz je nach Belegvolumen und Unternehmensstrategie) UNSERE RECHNUNGSLÖSUNGEN SIND UNTER ANDEREM IM EINSATZ BEI

3 AUTOMATISIERUNG OHNE WENN UND ABER Rechnungen kosten zweimal: einerseits den zu begleichenden Betrag und andererseits kostet die Verarbeitung von Eingangsrechnungen viel Zeit und Geld. Auch heute werden Rechnungen noch mehrheitlich manuell erfasst und mehrfach kontrolliert und korrigiert. Die Ressourcen von Fachpersonal werden gebunden. Der Verarbeitungsweg ist lang und wenig transparent. Er resultiert in mangelnder Übersicht und drohendem Informationsverlust. Mit den Rechnungsverarbeitungslösungen von Interact Consulting verlassen Sie diese Einbahnstrasse und begeben sich auf direktem Weg zu Ihrem Ziel. Mittels weltweit führender Komponenten werden alle Kreditorenrechnungen voll automatisiert verarbeitet. Die Prozesse werden effektiv und übersichtlich. Genehmigungsabläufe vereinfacht und beschleunigt. Verfügbare Skonti und Zahlungsziele durch rechtzeitige Zahlung gesichert und eingehalten. Schaffen auch Sie Transparenz und Sicherheit in Ihren Prozessen. Senken Sie Ihre Kosten und sparen Sie wertvolle Zeit. Verwirklichen Sie die vollständig automatisierte Verarbeitung von elektronischen und Papierrechnungen. Schnell und zuverlässig. Vom Posteingang bis zur Bezahlung: mit den Lösungen von Interact Consulting automatisieren Sie den kompletten Prozess der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen. Entlasten Sie Ihr Fachpersonal von manuellen Erfassungstätigkeiten. Beschleunigen Sie den Rechnungsdurchlauf in Ihrem Unternehmen. Steigern Sie Effizienz und Transparenz. Und sparen Sie dabei wertvolle Zeit und viel Geld. RECHNUNGSEINGANG/SCANNING Rechnungslösungen von Interact Consulting ermöglichen die einheitliche Verarbeitung Ihrer Dokumente. Papierrechnungen werden direkt am Posteingang gescannt. Die Lösung integriert zudem auch elektronische EDI-, XML- und -Rechnungen und landesspezifische Anforderungen wie die korrekte Verarbeitung der ESR-Nummer in der Schweiz. OCR-ERKENNUNG Die Extraktion aller Daten aus Ihren Rechnungen erfolgt vollkommen automatisiert mittels modernster OCR-Volltexterkennung, die auf einem universellen Regelwerk basiert. Die Kopfdaten und Rechnungsinformationen werden automatisch ermittelt und plausibilisiert. Tabellarische Detailinformationen werden vom System gelesen, plausibilisiert und mit Ihren Datenbeständen, wie beispielsweise Lieferantendatenbank oder ERP-Daten, abgeglichen. Das verwendete Regelwerk ist offen und lässt sich dabei gezielt an Ihre Ansprüche anpassen. Bedarfsanforderung Kontraktverwaltung Anforderung erstellen Anforderung prüfen Bestellung Wareneingang

4 SCHNELL, EFFIZIENT, KOSTENGÜNSTIG VALIDIERUNG Die Lösung sichert Ihnen eine hohe Verarbeitungsqualität über eine automatisierte und logische Resultatsprüfung. Über benutzerfreundliche Anwendungen kontrollieren oder ergänzen Ihre Mitarbeiter unsichere Ergebnisse, unplausible Werte oder nicht erkannte Details. Durch die Einbindung von Ihren vorhandenen Datenbeständen sowie umfangreichen Prüf- und Korrekturmitteln reduzieren Sie den manuellen Aufwand auf ein Minimum. EXPORT Nach der Prüfung werden alle Daten an die integrierte Automatisierungslösung und an das elektronische Archiv weitergeleitet. Die Lösung ermöglicht Ihnen zudem die revisionssichere Archivierung mittels elektronischer Signaturen über die innovative CapturePay.ArchiveBox. MIT INVOICE AUTOMATION ZUM ZIEL Die Lösung beinhaltet neben dem innovativen ABBYY-Produkt FlexiCapture für Scanning und OCR die weltweit führende Standard-Software Basware, mit der Sie Ihre Prozesse von der Beschaffung bis zur Bezahlung automatisieren. Basware enthält sowohl einen individuell auswählbaren als auch einen automatisierten regelbasierten Workflow. Rechnungen mit Vertrags- oder Bestellbezug werden innerhalb der definierten Vertrauensregeln vollautomatisch verarbeitet. Die webbasierte Lösung bietet Ihnen dabei eine benutzerfreundliche und einfache Oberfläche. INVOICE PROCESSING Mit Invoice Processing werden einmalig eintreffende Rechnungen ohne Bestellbezug mithilfe von regelbasierten Prozessen verarbeitet. Diese Rechnungen müssen mit Invoice Processing nur noch kontiert, auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und danach freigegeben werden. Für eine Automatisierung dieser Rechnungstypen stehen zusätzlich Vorlagen und Favoriten zur Verfügung, mit denen beispielsweise eine kreditorenspezifische Kontozuweisung vorgenommen wird. ORDER MATCHING Mit Order Matching wird der automatische Abgleich von Kreditorenrechnungen mit vorhandenen Bestellungen ermöglicht. Stimmen Rechnung und Bestellung überein, wird der Betrag automatisch zur Zahlung freigegeben. Zusätzliche manuelle Kontrollen sind möglich, falls Sie auf eine vollständige Automatisierung verzichten möchten. Rechnungs eingang Scanning OCR-Erkennung Validierung Export Posteingang E-Invoicing Rechnungsverarbeitungslösungen von Interact Consulting stehen für eine signifikante Reduzierung der Durchlaufzeit vom Posteingang bis zur Zahlungsfreigabe. Für konsequente Automatisierung und Optimierung des Prozesses. Und für die Schaffung von Transparenz über alle sich im Umlauf befindlichen Rechnungen.

5 SPAREN SIE KOSTEN UND ZEIT CONTRACT MATCHING Mit Contract Matching werden wiederkehrende Rechnungen, wie etwa Miet-, Leasing-, Telefon- oder Reinigungskosten, automatisiert. Stimmt die Rechnung mit dem dazugehörigen vorhandenen Zahlplan oder Budget eines Vertrags überein, wird diese vollkommen automatisiert zur Zahlung freigegeben. Eine manuelle Rechnungsfreigabe wird nicht benötigt, kann jedoch auf Wunsch zusätzlich erfolgen. Nach der Prüfung und Freigabe beziehungsweise dem erfolgreichen Abgleich mit Verträgen oder Bestellungen werden die Rechnungen automatisch an Ihr ERP-System weitergeleitet. Basware ist für den Anschluss an über dreihundert verschiedene ERP-Lösungen inklusive SAP vorbereitet. QUICKSTART FÜR DEN SCHNELLEN EINSTIEG Mit unserem Quickstart-Paket erhalten Sie den schnellen und komfortablen Einstieg in die Welt der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Quickstart beinhaltet die optimale Standardkonfiguration der Lösung, die fertig vordefiniert bei Ihnen installiert wird. Alle wichtigen Funktionen sind bereits vollumfänglich parametriert und können so einfach auf Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden. Nach einer dadurch markant verkürzten Einführungszeit sind Sie bereit und können alle Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung nutzen. Mit dem Quickstart-Paket konzentrieren Sie sich auf Ihr Ziel, ohne sich in Details zu verlieren. DIE OPTIMALE LÖSUNG FÜR SIE Standardisiert und dennoch massgeschneidert. Hoch automatisiert und flexibel. Schnell, effizient und kostengünstig. Mit nur wenigen Tasten- oder Mausklicks greifen Sie auf alle benötigten Informationen zu. Sie sind in der Lage, eine Rechnung in kürzester Zeit zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben. Für Sie bedeutet dies eine signifikante Reduzierung der Durchlaufzeit vom Posteingang bis zur Zahlungsfreigabe. Die konsequente Automatisierung und Optimierung des Prozesses. Und die Schaffung von Transparenz über alle sich im Umlauf befindlichen Rechnungen. Abgleich Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Übergabe zur Zahlung Archivierung

6 INTERACT CONSULTING Effizient. Vorausschauend. Partnerschaftlich. Zuverlässig. Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Daten und Dokumente intelligent erfassen, transformieren, erschliessen und weiterleiten. Vorausschauend. Strategische Marktkenntnisse und gefestigte Beziehungen zu Lieferanten und Partnern für Sie nutzen. Partnerschaftlich. Mit unseren Kom peten zen und Erfahrungen Ihren und unseren Unternehmens erfolg sichern. Zuverlässig. Mit Ihnen gemeinsam Antworten auf die Fragen finden, welche Techni ken, Prozesse und Organisationsformen die richtigen für Sie sind. Das ist die Mission von Interact Consulting. Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor inhabergeführte Interact Consulting AG ent wickelt und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für Jahr Hunderte Millionen von Dokumenten verarbeiten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im Bereich intelligenter Verarbeitungssys teme im analogen, digitalen und cloudbasierten Posteingang und Ihr Spezialist für zielgerichtete Input- Management-Leistungen. Schweiz INTERACT CONSULTING AG Brauerstrasse 4, Postfach, CH-8026 Zürich Telefon , Fax Österreich DD INTERACT CONSULTING GMBH Office Park 3, Top 365, A-1300 Flughafen Wien Telefon , Fax Deutschland INTERACT CONSULTING GMBH Homburger Straße 4, D Steißlingen Telefon , Fax Interact Consulting AG, Gestaltung: Tollkirsch GmbH