Success Story INSELSPITAL BERN

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1 Success Story INSELSPITAL BERN «Dank Interact Consulting verfügen wir über eine effiziente und schnelle Verarbeitungslösung zur Digitalisierung unserer Patientenakten.» MARTIN SAGER, Abteilungsleiter K&T

2 INSELSPITAL BERN Das Inselspital nimmt als Universitätsspital im Schweizerischen Gesundheitswesen eine bedeutende Stellung ein. Es ist ein medizinisches Kompetenz-, Hochtechnologie- und Wissenszentrum mit internationaler Ausstrahlung und ein Ort der Begegnung für Wissenschaft und Forschung. Das 1354 gegründete Spital ist in der Bevölkerung wie kaum ein anderes Unternehmen verwurzelt. Als bedeutender Wirtschaftsfaktor mit hoher Wertschöpfung sind die Attraktivität auf dem Gesundheitsmarkt gross und die Dienstleistungen geschätzt. Über 7700 Mitarbeitende leisten täglich ihr Bestes in der «Gesundheitsstadt» Inselspital, damit jährlich stationäre und ambulante Patienten bestmögliche Medizin und individuelle Pflege erfahren. Das Inselspital bietet hochspezialisierte, tertiärmedizinische Leistungen, inklusive Transplantationsmedizin, mit ausgeprägter Interdisziplinarität und hoher zwischenmenschlicher Betreuungsqualität an. Als lernende Organisation überprüft das Inselspital permanent seine strategischen unternehmenspolitischen Positionen und Grundsätze gerade auch im Hinblick auf die sich verändernden gesundheitspolitischen Rahmenbedingungen. So will das Inselspital weiterhin Garant sein für qualitativ hochstehende Leistungen in Medizin, Lehre und Forschung. BRANCHE Gesundheitswesen WICHTIGSTE ERGEBNISSE Hoch automatisierte Digitalisierung von jährlich Patientenakten mit 9 Millionen Seiten Ablage der Dokumente als hoch komprimierte Farbbilder im Format JPEG 2000 Part 6 (ISO ) Nahtlose Integration in das Universalarchiv ARTS Gewährleistet einheitliche Struktur der digitalisierten Patientenakten Überwindung von Medienbrüchen Einsatz erprobter und bewährter Standardsoftware für einen hoch skalierbaren und sicheren Betrieb Automatische Erkennung, Extraktion und Validierung der Dokumente Entlastung der Fachkräfte von Nebentätigkeiten Realisierung von Kosten- und Zeitersparnissen bei der Verarbeitung von und beim Zugriff auf Patientenakten

3 AUSGANGSLAGE Um Patienten eines Krankenhauses effizient behandeln zu können, ist die unmittelbare und vollständige Verfügbarkeit der Patientenakte die Voraussetzung für eine optimale Gesundheitsversorgung. Der schnelle und gleichzeitige Zugriff auf die spezifischen Krankengeschichten ist daher eine Schlüsseltechnik, um den aktuellen Anforderungen an eine patientenfokussierte und kostenbewusste Leistung gerecht zu werden. Die Digitalisierung bestehender Papierakten und deren Repräsentation als elektronische Patientenakten in einem vernetzten Universalarchiv sind Voraussetzung für das effiziente Gesundheitswesen von morgen. Auch das Inselspital Bern hat diese Notwendigkeit früh erkannt und bereits 2002 entschieden, Krankenakten zu digitalisieren wurden die diversen Papierarchive des Krankenhauses in ein Universalregister mit einheitlicher Ablagestruktur überführt wurde dann das digitale Universalarchiv ARTS von Uptime Services, der Schwesterfirma von Interact Consulting, eingeführt. Die einheitliche Ablagestruktur des Papierarchivs wurde dafür eins zu eins auf ARTS übertragen. «Die effiziente E-Health Record Lösung von Interact Consulting ermöglicht uns eine schnelle Digitalisierung aller Patientenakten und eine nahtlose Anbindung an das Universalarchiv ARTS.» MARTIN SAGER Die ursprünglich vorhandene Lösung basierte auf der Software Kofax Capture. Doch diese Lösung konnte die gewünschten Farbbilder nicht zufriedenstellend verarbeiten. Ausserdem waren die beiden eingesetzten Tischscanner nicht zuverlässig genug und entsprachen von Kapazität und Geschwindigkeit her nicht den gewünschten Leistungen. Der alte Digitalisierungsprozess genügte den Anforderungen Indexierung Stapelbildung Scanning Barcode-Erkennung Kontrolle KIS ARTS

4 nicht mehr, da der Automatisierungsgrad zu niedrig war, die Verarbeitungsleistung den geforderten Kapazitäten nicht gerecht wurde, nur wenige Kontrollen automatisiert durchgeführt werden konnten und keine maschinelle Erkennung (OCR) eingesetzt wurde. PROJEKT Ein niedriger Automatisierungsgrad, unzureichende Scannkapazitäten, fehlende OCR und niedrige Verarbeitungsgeschwindigkeit: Dies waren die Hauptgründe für das Inselspital, die bestehende Lösung zur Digitalisierung alter und aktueller Krankengeschichten abzulösen. Ziel war es, den Verarbeitungsprozess schlanker, schneller und effektiver zu gestalten. Um einen etwaigen Ausfall des Hauptsystems abzufangen, war der Aufbau einer redundanten Ersatzlösung ein weiterer wichtiger Punkt. Aufgrund der Anforderung nach schneller Verfügbarkeit der gescannten Akten und dem Wunsch nach möglichst flexibler Umsetzung unterschiedlicher Ansprüche der Fachabteilungen, entschied sich das Inselspital, auch weiterhin mit einer Inhouse-Lösung zu arbeiten. Bei der Wahl des richtigen Partners fiel die Entscheidung für Interact Consulting. Ausschlaggebend waren dabei das grosse Know-how und die hohe Professionalität bei der Implementierung von komplexen und grossvolumigen Input-Management-Lösungen sowie die langjährige Erfahrung im Gesundheitswesen. Ein weiterer wesentlicher Vorteil: Das Inselspital betrieb bereits das Universalarchiv ARTS von Uptime Services. Der Einsatz von Lösungen aus zwei verbundenen Unternehmen garantiert die nahtlose Integration beider Systeme und die schnelle und effiziente Umsetzung von kundenspezifischen Anpassungen. LÖSUNG Mit der Einführung der neuen E-Health Record Lösung hat Interact Consulting beim Inselspital Bern die effiziente, schnelle und hoch automatisierte Digitalisierung aller aktuellen und alten Patientenakten realisiert. HUNDERTTAUSENDE PATIENTENAKTEN Die von Interact Consulting nach einer kurzen Projektzeit eingeführte Lösung basiert auf einer Kombination der eigenen Software CaptureSuite und einem IBML- Hochleistungsscanner. Im Sinne eines Notfallkonzepts steht zusätzlich ein redundantes Ausfallsystem, das mit einem Kodak Alaris i4600-scanner betrieben wird, zur Verfügung. Im hauseigenen Scan-Center Extraktion Transfer-Import Server Export ARTS-Import Mit der E-Health Record Lösung von Interact Consulting digitalisiert das Inselspital Bern jährlich mehr als Patientenakten mit insgesamt über 9 Millionen Seiten. Die Lösung stellt eine einheitliche Struktur der Akten sicher und ist nahtlos an das elektronische Archiv des Krankenhauses angebunden.

5 arbeiten zwei Mitarbeiterteams mit einer Kapazität von insgesamt 20 Vollzeitstellen. Heute werden mit der neuen Lösung jährlich neue Krankenakten mit insgesamt über 9 Millionen Seiten gescannt und verarbeitet. Seit das System in Betrieb genommen wurde, nehmen die Verarbeitungsmengen stetig zu. Ergänzend erfolgt die konsequente Digitalisierung der bestehenden Altakten aus dem bis 2012 genutzten Papierarchiv. Und so hat sich auch dessen Umfang bereits von ehemals 2500 auf nur noch 400 Laufmeter reduziert. Alle erfolgreich verarbeiteten Papierakten werden 24 Stunden nach dem Scanning vernichtet. VERARBEITUNGSPROZESS Der Prozess der Digitalisierung ist vollständig auf die einheitliche Ablagestruktur im Universalarchiv ARTS ausgerichtet. In der Arbeitsvorbereitung werden die Krankenakten nach einer vorgegebenen, einheitlichen Struktur sortiert, mit Barcode-Trennblättern versehen und für das Scannen gebündelt. Die Software des IBML-Hochleistungsscanners erzeugt im Scannvorgang nicht nur die Bilder der Papierdokumente, sondern prüft auch die Struktur der Akten. Das Scannsystem erkennt Abweichungen automatisch, so dass diese schnell korrigiert werden können. Nach dem Scannen werden die weiteren Verarbeitungsschritte durch die Software CaptureSuite Transfer gesteuert. CaptureSuite optimized recognition, das auf der weltweit führenden OCR-Technik von ABBYY basiert, liest Patienten- und Fallnummer aus den Bilddaten der Akten, identifiziert die zugehörige Fachabteilung und weitere Werte. Danach erfolgt, wo nötig, die manuelle Kontrolle und Korrektur von unsicher oder nicht erkannten Informationen mittels CaptureSuite Index. Anschliessend werden aus den gescannten, farbigen Bilddaten mittels einer fortschrittlichen Bildsegmentierung hochkomprimierte Farbbilder nach dem ISO-Standard JPEG 2000 Part 6 erzeugt, die an das ARTS Universalarchiv übergeben werden. FAZIT Mit der E-Health Record Lösung von Interact Consulting verfügt das Inselspital Bern über eine moderne, effiziente und schlanke Lösung zur Digitalisierung aller Patientenakten und verarbeitet sein hohes Papiervolumen schnell und optimiert. Um eine einheitliche Struktur der Patientenakten zu garantieren, sind Arbeitsvorbereitung, Verarbeitungsprozess und Universalarchiv eng miteinander verbunden. Nur so werden die hohen Anforderungen des Krankenhauses in Bezug auf Qualität erfüllt. Auswahl und Einführung der Lösung erfolgten unter Einbeziehung aller Fachabteilungen des Inselspitals, um eine möglichst hohe Akzeptanz der Lösung bei allen Beteiligten zu erreichen. Auch der vollelektronische Austausch von Informationen als Alternative zu den traditionellen Papierakten ist heute schon in der Gesamtlösung integriert, da das ARTS Universalarchiv die Standards von IHE (Integrating the Healthcare Enterprise) für den standardisierten Datenaustausch zwischen IT-Systemen im Gesundheitswesen unterstützt. Das Inselspital ist den entscheidenden Schritt voraus: Es digitalisiert seine Patientenakten hoch automatisiert, überwindet Medienbrüche und spart bares Geld und wertvolle Zeit bei der Verarbeitung und Nutzung der Krankengeschichten.

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