Success Story EBERHARD BAU AG

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Artur Wolf
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1 Success Story EBERHARD BAU AG «Dank Interact Consulting verfügen wir über eine schnelle und moderne Workflow-Lösung zur automatisierten Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen.» OLIVIER ROTH, Leiter EDV

2 EBERHARD BAU AG Seit über 50 Jahren bewegen wir die Welt im Tiefbau mit effizienten Marktleistungen. Wir finden den wirtschaftlich und ökologisch optimalen Weg, indem wir pioniergeistig denken und handeln. In unseren Unternehmungen verwandeln wir Problemstellungen und Kundenanliegen mit viel Einfühlungsvermögen in herausragende Gesamtleistungen. Unter Gesamtleistung verstehen wir die Koordination von Fachkompetenz in verschiedenen Sparten: Das Steuern eines stets voraus bestückten Maschinenparks. Das Engagement qualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Übernahme der Verantwortung von Anfang an bis hin zur vollen Zufriedenheit unserer Kunden. Die über 420 Mitarbeitenden der Eberhard Unternehmungen pflegen die Details. Sei dies auf den Baustellen, in der Werkstatt, beim Bodenwaschen, im Baustoffrecycling, im Aufbereiten von Kies und Beton erster Güte, Transportieren, in der Administration, in der Beratung, in der Entwicklung, in der Disposition, in der Bauführung, in der Projektleitung, in der Maschinensteuerung oder gar im 24-Stunden- Pikettdienst bei Notfällen. BRANCHE Bau WICHTIGSTE ERGEBNISSE Nahtlose Ablösung der alten Anwendung zum Stichtag Einheitlicher und moderner Verarbeitungsworkflow Effiziente und schnelle Verarbeitung von jährlich über Rechnungen Automatisierte Rechnungslesung durch Zeichenerkennung (OCR) und Felderkennung Optimierung der Bearbeitungsprozesse Reduzierung der Durchlaufzeit Durchgehende Transparenz über den Verarbeitungsstand aller Rechnungen Keine doppelten oder verlorenen Rechnungen mehr Möglichkeit umfangreicher Auswertungen Vollumfängliche Anbindung an das ERP-System SAP Financial

3 AUSGANGSLAGE Die manuelle Verarbeitung von Kreditorenrechnungen kostet viel Zeit und noch mehr Geld. Der Verarbeitungsprozess wird von langen Durchlaufzeiten, hohem Aufwand und mangelnder Transparenz bestimmt. Aus diesem Grund hatte sich Eberhard Bau schon im Jahr 2006 dazu entschieden, eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung der Eingangsrechnungen einzuführen. Doch mit Herannahen des Jahres 2012 kam auf das Unternehmen ein grosses Problem zu: Die sich im Einsatz befindliche Lösung stand vor dem Ende des Supports. Zudem war der Rechnungserfassungsprozess zu langwierig und kompliziert, da er über verschiedene Anwendungen hinweg verknüpft war. Darüber hinaus war die Integration des Workflows zur Prüfung, Visierung und Freigabe in MS Outlook umständlich und arbeitsintensiv in Bezug auf Anpassungen. «Die alte Rechnungslösung wurde durch Interact Consulting nahtlos und pünktlich abgelöst. Unsere Vorstellungen zur besseren und schnelleren Verarbeitung wurden dabei vollumfänglich umgesetzt.» OLIVIER ROTH PROJEKT Da der Support für die bestehende Lösung zum ersten Januar 2012 eingestellt werden sollte, galt es für Eberhard, keine Zeit zu verlieren. Das Unternehmen startete deshalb Ende Juni 2011 zusammen mit Interact Consulting ein Projekt zur Ablösung der alten Rechnungslösung. Oberste Priorität hatte dabei der Go-Live-Termin für die neue Lösung per Mitte November. Aufgrund der Erfahrungen mit dem bestehenden System, hatte Eberhard klare Vorstellungen, was die neue Installation besser und mehr können müsse. Ein einheitlicher und nahtloser Workflow sowie ein Ende der Outlook- Integration standen für das Unternehmen im Mittelpunkt. Bedarfsanforderung Kontraktverwaltung Anforderung erstellen Anforderung prüfen Bestellung Wareneingang Mit CapturePay werden bei Eberhard jährlich mehr als Papierrechnungen mit insgesamt Seiten von über Lieferanten gescannt und verarbeitet.

4 Eberhard Bau hat sich für CapturePay von LÖSUNG Mit der Einführung von CapturePay sorgte Interact Consulting bei Eberhard für eine nahtlose Ablösung des alten Systems sowie eine transparente und schnelle Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen. RECHNUNGEN ÜBER RECHNUNGEN Interact Consulting entschieden. Ausschlaggebend waren der Einsatz erprobter und bewährter Standardprodukte, der moderne Workflow der Lösung und die grosse Erfahrung und Professionalität von Interact Consulting in Bezug auf die Realisierung von komplexen Verarbeitungslösungen. Da der Support der alten Lösung Lexign Flow/Keyflow mit TCG Free Form Star von Österreich aus erbracht wurde, waren die geografische Nähe von Interact Consulting zu Eberhard und der damit verbundene schnelle Vor- Ort-Support ein weiterer wesentlicher Vorteil. Überpünktlich konnte die Lösung nach nur vier Monaten Projektzeit Mitte November in Betrieb genommen werden. Jährlich werden heute über Rechnungen mit insgesamt Seiten von mehr als 8000 Lieferanten zentral an einem Arbeitsplatz am Standort Kloten gescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 165 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und elf sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. VOLLSTÄNDIG AUTOMATISIERT Die Weiterverarbeitung der Rechnungen nach dem Scannen mit der Software ABBYY FlexiCapture erfolgt ausschliesslich elektronisch. Die moderne OCR-Technologie ABBYY Distributed erkennt selbständig den Rechnungssteller. Gesteuert über die zentrale Lieferantendatenbank von Eberhard, liest das System alle notwendigen Detailangaben, wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum oder Totalbetrag. Umfangreiche Plausibilisierungen, wie beispielsweise der Abgleich des Gesamtbetrags mit den Einzelpositionen, verhindern Fehler bei der Verarbeitung. Korrigiert werden nur noch falsche und nicht richtig erkannte Rechnungsangaben. Alle gescannten Rechnungen werden an das bestehende Archivsystem windream übergeben. Die in CapturePay enthaltene, weltweit führende Standardsoftware Basware Invoice Processing beinhaltet zudem eine umfassende und einheitliche Workflowsteuerung inklusive der Abbildung von Visumslimiten und verschiedenen Stellvertreter- Rechnungs eingang Scanning OCR-Erkennung Validierung Export Posteingang E-Invoicing

5 regelungen. Selbstverständlich werden alle Daten nach der Rechnungsprüfung und -freigabe über eine moderne Schnittstelle automatisiert an das ERP- System SAP Financial übergeben. Schnelle Verarbeitung, hohe Datensicherheit und niedrige Kosten. Die vielen Vorteile der Lösung sind einfach überzeugend. LIEFERSCHEIN-SCANNING Doch die automatisierte Verarbeitung der Kreditorenrechnungen ist nicht das Einzige, das Eberhard mit CapturePay realisiert. Dank der grossen Flexibilität der Lösung, wird über den gleichen ABBYY-Server auch das Scanning der internen Transportlieferscheine abgebildet. Diese Lieferscheine schickt das Unternehmen an seine Kunden. Um auf deren Basis in der Folge Debitorenrechnungen erstellen zu können, werden die Dokumente am Standort Oberglatt eingescannt und dem Archivsystem übergeben. FAZIT Mit CapturePay verfügt Eberhard über eine standardisierte und doch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen und geprüft werden. Die Benachrichtigung erfolgt über Outlook. Sämtliche anderen Prozesse von der Prüfung, über die Visierung bis hin zur Freigabe erfolgen nun jedoch im Workflow von Basware Invoice Processing. Die starke Outlook-Integration, die Eberhard für umständlich und arbeitsintensiv in der Anpassung hielt, ist damit Geschichte. Der Rechnungsdurchlauf im Haus ist jederzeit vollständig transparent, auswert- und nachvollziehbar. Erreicht wurde dies durch konsequente Automatisierung und die Optimierung des Prozesses. Mit der Lösung spart Eberhard kostbare Zeit, senkt die Verarbeitungskosten und ist aufgrund kurzer Durchlaufzeiten der Rechnungen ein äusserst pünktlicher und verlässlicher Partner für seine Lieferanten. Abgleich Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Übergabe zur Zahlung Archivierung

INTERACT CONSULTING Effizient. Vorausschauend. Partnerschaftlich. Zuverlässig. Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Daten und Dokumente intelligent erfassen, transformieren, erschliessen und weiterleiten.

6 INTERACT CONSULTING Effizient. Vorausschauend. Partnerschaftlich. Zuverlässig. Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Daten und Dokumente intelligent erfassen, transformieren, erschliessen und weiterleiten. Vorausschauend. Strategische Marktkenntnisse und gefestigte Beziehungen zu Lieferanten und Partnern für Sie nutzen. Partnerschaftlich. Mit unseren Kom peten zen und Erfahrungen Ihren und unseren Unternehmens erfolg sichern. Zuverlässig. Mit Ihnen gemeinsam Antworten auf die Fragen finden, welche Techni ken, Prozesse und Organisationsformen die richtigen für Sie sind. Das ist die Mission von Interact Consulting. Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor inhabergeführte Interact Consulting AG ent wickelt und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für Jahr Hunderte Millionen von Dokumenten verarbeiten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im Bereich intelligenter Verarbeitungssys teme im analogen, digitalen und cloudbasierten Posteingang und Ihr Spezialist für zielgerichtete Input- Management-Leistungen. INTERACT CONSULTING AG Brauerstrasse 4, CH-8004 Zürich Telefon , Fax Interact Consulting AG, Gestaltung: Tollkirsch GmbH

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