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Hede Kohl
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1 BauSU für Windows Bau-Lohn Aufmaß Abrechnung Bau-Software Unternehmen GmbH BauSU für Windows Bau-Lohn Bau-Betriebssteuerung Geräteverwaltung Bau-Betriebssteuerung Bau-Finanzbuchhaltung Materialwirtschaft Kalkulation Angebot Eingangsrechnungskontrolle Geräteverwaltung Materialwirtschaft Kalkulation Aufmaß Abrechnung Angebot Zusatzmodul Eingangsrechnungskontrolle

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2 BauSU Zusatzmodul Eingangsrechnungskontrolle Wichtig für die baubetriebliche Organisation Ein ganz wichtiger Bestandteil der baubetrieblichen Organisation ist die interne Rechnungskontrolle. Wer bestellt hat, sollte auch prüfen, ob die Rechnung korrekt ist und welcher Baustelle und Materialgruppe sie zuzuordnen ist. Die korrekte Zuordnung ist für das Baustellencontrolling sehr wichtig. Sicherlich kennen Sie das Szenario: Irgendwann kommt der Anruf eines Lieferanten mit der Frage, weshalb eine Rechnung noch nicht bezahlt ist. Ihnen liegt aber gar keine Rechnung vor, denn die liegt beim Bauleiter auf dem Schreibtisch und ist im schnelllebigen Tagesgeschäft leider aus dem Sichtfeld geraten. Mit der BauSU für Windows Eingangsrechnungskontrolle erhalten Sie den Maßanzug für eine zuverlässige Rechnungskontrolle. Sparen Sie viel Geld, indem Sie Skontofristen bei der Zahlung durch effiziente Prüfung einhalten. Abb. 1: Erfassen einer Eingangsrechnung im Dialog 2260 Interne Rechnungskontrolle Mit der Eingangsrechnungskontrolle buchen Sie direkt nach dem Eingang alle Rechnungen, die Sie von Lieferanten erhalten und die nicht sofort bezahlt werden. Der Rechnungsbetrag wird als Offener Posten gespeichert. Dabei werden Splittbuchungen, falls nötig, gleich auf unterschiedliche Gegenkonten und/oder verschiedene Baustellen berücksichtigt. Durch das Erfassen wird ein Offener Posten mit Zahlstopp angelegt (optional abschaltbar)! Profitieren Sie - auch ohne gebuchte Eingangsrechnungen - dauerhaft von einer stets hochaktuellen Liquiditätsübersicht. Zur Sicherheit ist der so angelegte Offene Posten durch einen Zahlstopp gegen versehentliches Bezahlen geschützt.

Sicherlich kennen Sie das Szenario: Irgendwann kommt der Anruf eines Lieferanten mit der Frage, weshalb eine Rechnung noch nicht bezahlt ist.

3 Nach der Rechnungsprüfung durch die Bauleitung erfolgt die automatische Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Zur Terminüberwachung offener Rechnungen mit Skontofristen steht Ihnen auf Knopfdruck eine Liste mit stichtags genauen Skontobeträge und Fälligkeiten der einzelnen Rechnungen zur Verfügung. Abb. 2: Übersicht der Skontobeträge für einen schnellen Überblick über ablaufende Skontobeträge Komfortable und sichere Erfassung der Eingangsrechnungen Rechnungseingänge können verschiedenen Abteilungen zugeordnet werden. Eine Erfassungskraft (auch ohne Buchhaltungskenntnisse) kann die Erfassung der Rechnungen als Zuarbeit für die Buchhaltung vornehmen und alle eindeutigen Rechnungseinträge, die bis dahin bekannt sind, schon mal erfassen. Nehmen Sie alle Ihnen bis jetzt bekannten Einträge vor und sichern den Beleg. Bereits zu diesem Zeitpunkt wird automatisch der Offene Posten mit Zahlstopp angelegt! Für Ihre Liquiditätsplanung kann optional die vorzeitige BBS-Belastung vorgenommen werden, um die Kosten bereits vor der Prüfung und der Freigabe auf den Baustellen zu sehen. Eine automatische Plausibilitätsprüfung garantiert eine problemlose Übergabe in die Finanzbuchhaltung. Abb. 3: Freigabe der Eingangsrechnungen Datenfluss, Übergabe an die Finanzbuchhaltung Kommen die von der Bauleitung geprüften Eingangsrechnungen zurück, werden die bereits erfassten Eingangsrechnungen evtl. ergänzt, dann freigegeben und in eine Stapeldatei zum Verbuchen in das Buchhaltungsmodul übergeben. Ein erneutes Erfassen der Eingangsrechnung ist nicht notwendig, das spart Ihnen Zeit und Eingabefehler werden vermieden.

2: Übersicht der Skontobeträge für einen schnellen Überblick über ablaufende Skontobeträge Komfortable und sichere Erfassung der Eingangsrechnungen Rechnungseingänge können verschiedenen Abteilungen

4 Weitere Auswertungen und Funktionen Sie können sowohl den einzelnen Beleg als auch eine Liste aller Eingangsrechnungen drucken. Dabei stehen Ihnen verschiedene Sortier- und Selektionskriterien zur Verfügung. Weiterhin lassen sich hierüber die folgenden Geschäftsvorfälle rationell abwickeln: Abb. 4: Druckliste der Eingangsrechnungen u Belege reorganisieren Die Belege aller frei gegebenen Eingangsrechnungen werden gelöscht. u Memofeld Pro Eingangsrechnung steht ein Memofeld mit beliebig vielen Zeichen zur freien Verfügung. u Belege drucken Die erfassten Daten Ihrer Eingangsrechnung können Sie über den Knopf "Belege drucken" erzeugen. u Übersicht der Skontobeträge Mit dieser Liste behalten Sie den Überblick über ablaufende Skontobeträge. u Eingabeprüfung Die Prüfung auf vollständige und korrekte Erfassung des Belegs kann frei gewählt werden - entweder beim Sichern oder erst bei der Freigabe des Belegs. u Anlage des Offenen Postens Der Zeitpunkt für die Anlage des Offenen Postens ist frei wählbar. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: 1. Bei der Belegerfassung (empfohlen, um eine hochaktuelle Liquiditätsplanung zu haben) 2. Bei der Freigabe des Belegs 3. oder über den Stapel in der Finanzbuchhaltung. u Vorzeitige BBS-Belastung Auf Wunsch kann die vorzeitige BBS-Belastung eingestellt werden. u Darstellung Im Beleg werden neue bzw. veränderte Angaben fett dargestellt, um die Änderungen schnell zu überblicken.

4: Druckliste der Eingangsrechnungen u Belege reorganisieren Die Belege aller frei gegebenen Eingangsrechnungen werden gelöscht.

5 Abb. 5: Eingangsrechnungsbeleg Abb. 6: Liste der Eingangsrechnungen Abb. 7: Übersicht der ER-Belege mit Skontofälligkeit Fazit Das leistungsstarke Softwaremodul Eingangrechnungskontrolle ist ein wichtiger Baustein der integrierten BauSU für Windows Softwarelösung und wird sich nach unseren Erfahrungen mit einem geringen Einarbeitungsaufwand auch in die Organisationsstrukturen Ihres Unternehmens einbinden lassen. Bauunternehmen brauchen eine effiziente baubetriebliche Organisation, um noch erfolgreicher zu sein.

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6 BauSU für Windows Geräteverwaltung Materialwirtschaft Bau-Finanzbuchhaltung Bau-Betriebssteuerung Kalkulation Angebot Bau-Lohn Aufmaß Abrechnung Bau-Finanzbuchhaltung Bau-Software Unternehmen GmbH Die Bau-Finanzbuchhaltung ist mit bauspezifischen Besonderheiten und Extras ein leistungsfähiges Programm für die Bearbeitung sämtlicher Buchungsfälle im eigenen Hause. Es stehen jederzeit zahlreiche, aussagekräftige Auswertungen und viele funktionelle Dialoge wie Zahlungsverkehr, Mahnwesen, Lastschriftenverkehr, Bilanz und BWA mit wenigen Eingaben zur Verfügung. Viele komfortable Exportfunktionen nach MS Excel, die Ausgabe als ASCII-Datei, alle Ausdrucke als PDF-Datei und auch die Daten im IDEA-Format für Ihre GDPdU-Prüfungen sind selbstverständlich. Zuverlässigkeit, Flexibilität und Leis- Abb. 1: Frei gestaltbares Hauptmenü Bau-Finanzbuchhaltung tungsfähigkeit werden hier mit intuitiver Bedienung und Übersichtlichkeit geschickt verbunden. Durch die konsequente Integration in die gesamte BauSU Programm-Umgebung werden Mehrfach-Datenbestände vermieden. Damit ist der Zugriff auch aus anderen BauSU Modulen auf die FiBu-Daten (Personen-/Sachkonten, Steuerschlüssel usw.) gewährleistet. Unser Konzept Bau-Software ist unser Spezialgebiet. Unser Erfolg gründet sich auf eine fast 30-jährige Erfahrung und fachliche Kompetenz. Bau-Software erfordert viel Individualität. Bei uns ist sie integriert. Zusätzlich finden wir auch Lösungen für Bauunternehmen mit firmeninternen Ansprüchen, die keine Standard- Software erfüllen kann. Unsere Entwicklungsabteilung ist flexibel geblieben und integriert auch, sofern irgendwie möglich, Besonderheiten ins Programm! Bei uns finden Sie Erfahrung, individuelle Beratung, Ideen sowie zeitgerechte und zielgerichtete Lösungen und deren Umsetzung. Wir sind im gesamten Bundesgebiet und in Österreich für Sie präsent. Verlangen Sie für Ihr Unternehmen das Beste - eine maßgeschneiderte, individuelle Standard-Softwarelösung! BauSU Zentrale Bissendorf/Hannover Telefon [email protected] BauSU München Unterhaching Telefon [email protected] BauSU Karlsruhe Kandel - Horst Telefon [email protected] BauSU Dortmund Lünen Telefon [email protected] BauSU Dresden Kurort Hartha Telefon [email protected] BauSU Berlin Berlin Telefon [email protected] Bau-SU Österreich A-4048 Linz/Puchenau Telefon +43 (0) [email protected] BauSU Hamburg Norderstedt Telefon [email protected] BauSU Hotline bundesweit: BauSU Bamberg Bad Staffelstein Telefon [email protected]

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