[accantum] Document Manager

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1 [accantum] Document Manager Professionelle automatische Verarbeitung digitaler Belege. Multifunktionale Schnittstelle für vollständiges Output (COLD) und Input (Scan)- Management unter einheitlicher grafischer Oberfläche mit vielen nützlichen Funktionen. Belege automatisch ausgeben und archivieren Mit dem Accantum Document Manager hinterlegen Sie automatisierte Verarbeitungsprozesse für aus und eingehende Dokumente. Dabei kann es sich um standardisiert aufgebaute Seiten oder, mittels des Accantum Print -Center oder Accantum ScanCenter, individuelle Schreiben aus Office Anwendungen oder Scans handeln.

2 Unabhängig von Anwendung und Plattform Der Accantum Document Manager besticht durch einfaches Handling: Er erfordert keine spezifischen Schnittstellen oder Integrationen in Ihre Unternehmensanwendungen. Auf Basis der erzeugten Ausgangsbelege (Druckfiles) werden alle erforderlichen Beleginformationen, wie Kunden und Auftragsnummer, Betrag, Datum etc., aus dem Dokument selber ausgelesen. Alle so gewonnenen Informationen können für die Belegsteuerung, beispielsweise Anzahl Kopien, Ausgabegerät und natürlich die Archivablage, verwendet werden. Die Daten werden bei der Archivierung für die Erzeugung des Ablageortes und die Hinterlegung der Attributinhalte verwendet. Datenformate In der Grundversion unterstützt der Accantum Document Manager bereits die Datenformate PDF, Postscript, ASCII und TIFF. Sollten Datenströme nur in anderen Formaten, z.b. PCL, AFP uvm. bereit gestellt werden können kein Problem mit den optionalen Datenkonvertern. Funktionen Neben dem Auslesen von Belegdaten werden die Dokumente prozessgesteuert sortiert, getrennt oder zusammengefasst (auch mit anderen Dokumenttypen!). Vielfältige Programmmodule bieten die Möglichkeit des Hinzufügens von elektronischem Briefpapier und Logos, der Datei und Druckausgabe (geräteunabhängig, alle Windows- Treiber!) und natürlich der zielgerichteten Übergabe an das Accantum Archiv und den Accantum Workflow. Optional können weitere Module für spezielle Anforderungen eingebunden werden: OMR-Marken für Kuvertiersysteme, Qualifizierte Signatur für Rechnungsversand per oder Datenbank-Anbindung für Informationsabgleiche. Alle Funktionen können für gescannte und eigenerzeugte Dokumente verwendet werden!

3 Nutzen: Grafische Oberfläche zur intuitiven Einrichtung von Prozessabläufen für Ein- und Ausgangsbelege. Optimale kundenspezifische Steuerung von gescannten und ausgehenden Dokumenten Zusammen mit PrintCenter One und ScanCenter One werden alle Dokumente, ob individuell oder standardisiert aufgebaut, ob digital erstellt oder gescannt, strukturiert und prozessorientiert automatisch verarbeitet. Aufbereitung der Belege im einheitlichen CI Minimiert manuelle Arbeiten mit jedwedem Beleggut Keyfacts Accantum Document Manager (ADM): Automatische Verarbeitungsprozesse für ausgehende und gescannte Dokumente Zielgerichtete Archivierung mit automatischer Anlage des Ablageortes und Übergabe aller Belegattribute Systemvoraussetzungen: Ab Microsoft Windows mit XP [accantum] Document Manager in der Praxis Mit dem Document Manager können dokumentenorientierte Prozesse beliebig definiert und Dokumente/Belege automatisiert erkannt, verarbeitet und archviert werden. Ausgangsbelege können sortiert und portooptimiert zusammengefasst werden. Ergänzen Sie Ausgangsrechnungen auf einfache Weise mit gescannten Abliefernachweisen. Steuern Sie automatische Kuvertieranlagen mittels Strichcode (OMR). Versenden Sie Rechnungen optional mit qualifizierter Signatur.

4 Eingangsbelege, wie Rechnungen, werden formularbasiert mittels OCR- Erkennung verarbeitet. Informationen, wie Lieferant, Datum, Belegnummern oder Beträge, können für die weitere Prozesssteuerung verwendet werden. Das ScanCenter ermöglicht die individuelle, manuelle Nachbearbeitung gescannter Belegdaten. Alle Prozesssteuerungen werden unter einer grafischen Oberfläche eingerichtet. Lesen Sie hierzu mehr... Document Manager Prospekt Dokumentenprozesse Ein wesentliches Potential in der automatisierten Dokumentenverarbeitung liegt in der ganzheitlichen Einbindung in die Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens. Unterschiedliche Szenarien, wie beispielsweise der Abgleich mit Daten aus dem führenden ERP-System, sind dabei ebenso möglich wie die Verknüpfung mit anderen Dokumenten und Applikationen. Prozessintegration am Beispiel Eingangsrechnungen Die Briefpost gehört auch heute noch zum Standard in Unternehmen. Deshalb werden Eingangsrechnungen in den meisten Firmen noch manuell verarbeitet. In der Automatisierung dieser (und weiterer) Prozesse liegt ein hohes Potenzial. Durch leistungsstarke OCR-Scanverfahren können eingehende Schriftstücke ohne manuelle Verarbeitung unabhängig vom Papierformat erfasst und erkannt werden. Die hierbei erkannten Werte, wie Lieferant, Belegnummer, Datum oder Betrag, können dann für die automatische Weiterverarbeitung herangezogen werden.

5 Probleme bei der Eingangspost Aufwendiger manueller Prozess Umlauf von Rechnungskopien mit Notizen etc. Kontrolle schwer möglich, mangelnde Transparenz Kaum Einfluss auf Durchlaufzeiten Probleme bei standortübergreifender Verarbeitung. Komplizierter Zugriff auf Rechnungen, die im Umlauf sind. Digitale Rechnungsverarbeitung Durch die automatische Rechnungserkennung, die Extraktion der relevanten Daten sowie die Überprüfung der Daten mit den aus dem führenden System (z.b. ERP), können viele Fehler vermieden werden. Fehlerhafte oder nicht korrekt erkannte Dokumente werden an eine Clearingstelle übermittelt.

6 Wettbewerbsvorteile durch optimierte Prozesse Durch die elektronische Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen können Belegprüfungen automatisch durch die Verbindung mit kaufmännischen Systemen realisiert werden. Durch die frühe elektronische Verfügbarkeit der Rechnung und der zugehörigen Informationen steht diese zeitnah mehreren an diesem Prozess beteiligten Abteilungen/Mitarbeitern zur Prüfung zur Verfügung. Die Qualität in diesem Bereich kann erheblich verbessert werden. Gleichzeitig wird die Durchlaufgeschwindigkeit erhöht und positive Effekte, wie Skonti, können in Anspruch genommen werden. Erhöhte Transparenz, zeitnahe Monatsabschlüsse und die Steigerung der Aussagefähigkeit der Abteilungen führt zu mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und Geschäftspartnern.