Unternehmensweites Dokumenten-Management als integrierte Lösung mit CargoSoft

Transkript

1 Unternehmensweites Dokumenten-Management als integrierte Lösung mit CargoSoft Ingmar Siebel d.velop digital solutions GmbH Leiter Beratung & Vertrieb

2 AGENDA ÜBER D.VELOP DIGITALISIERUNG LÖSUNGEN DIGITALE EINGANGSRECHNUNGSVERARBEITUNG IST DAS PAPIERLOSE BÜRO EIN MYTHOS?

3 ÜBER D.VELOP

4 Unternehmensvorstellung Einer der größten deutschen Hersteller von DMS Lösungen Revisionssichere Archivierung Dokumenten Management Workflow

5 23 Jahre Erfahrung

6 über 5700 zufriedene Kunden

7 fast 45 Millionen Umsatz

8 350 Kollegen am Standort Gescher

9 30 Mitarbeiter am Standort Kiel

10 1,3 Tonnen Kaffee pro Jahr

11 Ganzheitliches Enterprise Content Management (ECM) ecspand erweitert den Share-Point zur echten ECM-Plattform. Durchgängige digitale Dokumentenprozesse mit Cloud-DMS

12 Was wir machen? Dokumentenlogistik! Verwalten Store Erfassen BPM Bewahren Bereitstellen

13 d.3ecm Erfolgsgeschichten (mehr als zufriedene Kunden) Hülsta: Kunde der ersten Stunde, profitiert nach wie vor von optimiertem Datenzugriff mittlerweile unter Nutzung der aktuellsten Softwareversion K+N: Datenlager für mehr als eine Milliarde Dateien GKN: Erstellte mehr als 150 unterschiedliche Workflows Sage DMS OEM: Automatische Installation inkl. Konfig. BCS: Einziger deutscher ECM-Anbieter PCI-DSS-kompatibler Lösungen UKT: Digitalisierte sämtliche Patientendaten

14 DIGITALISIERUNG

15 Paperless office The paperless office is an office that completely eliminated paper-based documents for the purpose of labor saving, efficiency increase and environmental protection, where mainly computerized methods are used. (Wikipedia)

16

17 Markttreiber Digitalisierung

18 Markttreiber Digitalisierung

19 Markttreiber Produktivität: Workflows/Prozesse Zusammenarbeit Automatisierung

20 Markttreiber Gesetzliche Compliance

21 Herausforderungen für Ihr Unternehmen Prozesse digitalisieren Wissen einfach verfügbar machen Nahtlose Integration Informationen rechtskonform digitalisieren

22 LÖSUNGEN

23 Unsere Lösungen auf einen Blick Auftragsakten Kundenakten Lieferantenakten Personalakten

24 Übersichtlich recherchieren, bearbeiten oder verteilen Dokumenterfassung Archivierung Zugriff Papierbelege Recherche Workflow Multimediale Daten Prüfen Zeichnungen / Grafiken Bearbeiten Digitale Dokumente Zentrale Ablage im digitalen Archiv Automatische Bildung elektronischer Akten Freigeben Verteilen

25 Dokumenten-Management CargoSoft s Papier Fileserver Fach- Anwendung Zentrale DMS Plattform d.3 inkl. der Benutzer Arbeitsplätze (Clients), Integrationen, Format Konvertierungen nach PDF/A, Import Komponenten Akten Management Dokumenten Management (erstellen, prüfen, freigeben) Workflow Revisionssichere Langzeit Archivierung

26 d.3 smart integriert Nahtlose Integration der d.3-lösung

27 Plattformübergreifend

28 Aktenansicht d.velop smart explorer

29 Aktenansicht d.velop outlook plugin

30 Dokumentenansicht d.velop outlook plugin

31 DIGITALE EINGANGSERCHNUGSVERARBEITUNG (ERV)

32 Digitale ERV Häufig manueller, intransparenter Prozess Wenig/kein Einfluss auf Durchlaufzeiten Wo sind die Rechnung? In welchem Bearbeitungsstatus befinden sich die Rechnungen? Aufwändige Abstimmungen notwendig Schwieriger Zugriff auf die zur Prüfung erforderlichen Unterlagen (Lieferscheine, Bestellungen...) Hoher Aufwand, um Skontoverluste auszuschließen Hektische Monatsabschlüsse Wo ist die Rechnung, wer hat das bestellt??? Ich kann Ihnen da leider keine Auskunft geben, die Rechnung ist schon in der Zentrale Wer ist für die Prüfung dieser Rechnung zuständig? Sind alle Rechnungen verbucht, damit wir den Monatsabschluss machen können? Können Sie bitte die Rechnung XY aus der Ablage holen?

33 Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Poststelle Erfassen Prüfen / Buchen Freigabe Finanzsicht Öffnen Sortieren Weiterleiten Prüfung Kontierung Zahlungsfreigabe Vorbereitung Manuelle Erfassung mit Bestellbezug ohne Bestellbezug Sperrgründe auflösen Skontoverlust Verzugszinsen Liquiditätsplanung Monatsabschluss Die Verarbeitung einer eingehenden Papierrechnung kostet Euro Fehlende Transparenz: Unsicherheit wo und bei wem die Rechnung liegt 0,5 % aller Rechnungen gehen verloren Lange Durchlaufzeiten: Allein Kontrolle/Genehmigung können über 14 Tage in Anspruch nehmen Insgesamt können bis zu 41 Tage verstreichen Keine Seltenheit: In 50% der Fälle schlägt die 3-Belege-Prüfung fehl QUELLE: Institut für Wirtschaftsinformatik, Leibniz Universität Hannover

34 Gesamtprozess ERV mit Cargosoft Papierrechnungen oder Eingang digital per Scannen Klassifizierung und Erkennung Archiv Eingangsrechnungsbuch Sachliche Prüfung Rechnerische Prüfung Freigabe Buchung

35 Erfassung Klassifizierung Erfassung / OCR Erkennung Übergabe Workflow Workflow: - Prüfung, - Kontierung, - Freigabe Buchung, Zahlungsfreigabe zentrale Erfassung papiergebundener Dokumente stapelorientierte Erfassung Direkter Import vom Mailserver

36 Klassifizierung und Erkennung 1 Erfassung / OCR 2 Klassifizierung, Erkennung, Übergabe Workflow 3 4 Workflow: - Prüfung, - Kontierung, - Freigabe Buchung, Zahlungsfreigabe d.classify: Extraktion von Kopf-/Positionsdaten als Basis für die Buchung / Dunkelbuchung Inhaltliche Klassifizierung in Dokumentarten automatische Erkennung von Attributen Abgleich über Datenquellen (z.b. ERP, FiBu) Automatisches Training der Klassifizierung Standardmodule für definierte Prozesse

37 Rechnungstypen Papierrechnungen -> PDF Bilder ohne strukturierte Rechnungsinformationen ZUGFeRD PDF/A-3-Dokument als Container (analog mit Attachement) Rechnungsimage + Strukturierter XML-Datensatz Sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar Standardisiertes elektronisches Austauschformat

38 Papier- und PDF-Rechnungen Erkennung von: Kopf- und Fußinformation Rechnungsersteller Beträge Mehrwertsteuersätze

39 ZUGFeRD Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland ( Nationales Forum für elektronische Rechnung nach EU-Empfehlung. Bündelung und Austausch nationaler Erfahrung und Initiativen. Querschnitt aller Initiativen und Aktivitäten Unterstützung europäischer und internationaler Initiativen.

40 ZUGFeRD Rechnung Kopf- und Fußinformation Rechnungsempfänger Rechnungsersteller Beträge Mehrwertsteuersätze Reduzierte Positionsdaten

41 Klassifizierung und Erkennung

42 Ziele der ERV Transparenzgewinn -Mehr Transparenz, schnellere Auskunftsfähigkeit Auffindbarkeit jedes Dokumentes sicherstellen: Bei wem steckt die Rechnung in welchem Bearbeitungsstatus? Vermeidung von hektischen Monatsabschlüssen Zügiges, standortübergreifendes Bearbeitung ohne Gefahr des Dokumentenverlust ermöglichen frei konfigurierbare, mehrstufige Freigabeverfahren und damit Steuerung und Vorgabe des Soll-Prozess geringere Fehlerquoten durch automatische Dublettenprüfung Medienbrüche vermeiden Kostenoptimierung- Kosten senken durch schnellere Abwicklung Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75 % im Maximalwert Skonto-Erträge sichern durch schnellere Durchlauf/Bearbeitungszeit Sichern des Prozess rechtskonforme elektronische Archivierung Protokollierung der Aktivitäten

43 Weitere typische Scanszenarien Automatischer Posteingang Klassifikation der eingehenden Post, Ermittlung der relevanten Attribute Automatisierte Postverteilung Frachtbriefe Automatische Extraktion der Attribute und Zurdnung zu den Aktenstrukturen Fax- und Eingang Erkennung des Absenders und Zuordnung Ermittlung der inhaltlichen Klasse Kundenakten Ermittlung der inhaltlichen Klasse der einzelnen Dokumente einer Akte Automatische Stammdatenübernahme aus der Akte

44 Ist das papierlose Büro ein Mythos?

45 JA!!

46 Das papierlose Büro ist ein Büro, das zwecks Arbeitseinsparung, Effizienzerhöhung und Umweltschutz vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet, und ausschließlich EDV-gestützte Verfahren (Computer) einsetzt. (Wikipedia) Wie wär s erstmal mit einem papierreduziertem Büro?

47 Herzlichen Dank!