digital business solution Microsoft Integration

Transkript

1 digital business solution Microsoft Integration 1

2 Nie war effizientes Dokumentenmanagement einfacher: Perfekt integriert in die bekannten Oberflächen aus Microsoft Office, Microsoft Dynamics AX, NAV und Co., lassen sich Dokumente bequem erstellen, bearbeiten, archivieren und recherchieren. Das fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und erhöht die Prozessgeschwindigkeit bei überschaubarem Kostenaufwand. Dank der konsequenten Integration in die vorhandene Microsoft-Infrastruktur stehen den Anwendern umfassende DMS-Funktionen direkt in ihren gewohnten Anwenderoberflächen zur Verfügung egal, ob Outlook, SharePoint oder Microsoft Dynamics AX, NAV oder CRM. Die Microsoft-Integration ermöglicht die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten direkt aus Microsoft Office heraus. So werden auch automatisierte Workflows und die prozessorientierte, revisionssichere Ablage von Daten zum Kinderspiel. Zentrales Archiv im Hintergrund Mit der dbs microsoft integration lassen sich beliebige Dokumente bequem, sicher und vor allem langzeitverfügbar archivieren. Dabei unterstützt die Lösung alle gängigen Microsoft-Produkte, die sich in Unternehmen bereits im Einsatz befinden. Egal, ob es sich um Textverarbeitung, die -Oberfläche, das ERP-System oder den SharePoint-Server als unternehmensweites Portal zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit handelt. Den Anwendern stehen sämtliche Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung, denn alle Dokumente, egal, aus welcher Microsoft-Anwendung sie stammen, werden zentral im digitalen Archiv der d.velop AG abgelegt und können so jederzeit wieder aufgerufen werden. Und das auf Wunsch sogar von unterwegs per Webzugriff. Einfach in der Anwendung Effiziente Nutzung zentraler Office-Vorlagen Universeller Zugriff auf sämtliche Unternehmensinformationen, auch standortübergreifend Bequemes Arbeiten in bekannter Umgebung Keine doppelte Datenhaltung an verteilten Orten Umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten mit Aktennotizen Optionale Teilnahme an digitalen Workflowprozessen zur Beschleunigung der Dokumentenbearbeitung dbs Microsoft Integration 2

3 Die perfekte Integration in Microsoft Word macht die Microsoft-Applikation zu einem vollwertigen DMS-Client. Auch aus Outlook heraus lassen sich s inklusive Anhängen bequem im digitalen Archiv der d.velop AG ablegen und wiederfinden. dbs Microsoft Integration 3

4 Null Schulungsaufwand Dank der Integration in die Microsoft-Anwendungen arbeiten alle Anwender wie gewohnt in den bekannten Benutzeroberflächen, die lediglich um einige Schaltflächen, Menüs und Optionen erweitert werden. So lassen sich umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen z. B. direkt aus Microsoft Word heraus realisieren: von der Erstellung und Bearbeitung über die Archivierung bis hin zur bequemen Suche nach bereits im Archiv vorhandenen Dokumenten. Auf diese Weise entfällt auch der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter praktisch komplett, denn die Funktionen fügen sich nahtlos in die gewohnte Arbeitsumgebung ein. Rechtskonform und effizient Die zentrale Verwaltung von Office-Vorlagen führt zu mehr Übersicht und Struktur in sämtlichen geschäftlichen Abläufen. Zudem ersetzt das digitale Archiv die klassische Datenhaltung inaktenordnern. Ständiges Ausdrucken und Abheften von Dokumenten werden überflüssig, Kosten für Lagerflächen reduziert und dank der zentralen unveränderlichen Ablage geschäftliche Risiken minimiert. Dabei erfüllt die Lösung der d.velop AG sowohl die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen als auch die sogenannten Compliancerichtlinien des Gesetzgebers zur Speicherung elektronischer Daten. Alles im Fluss Die tiefe Integration ermöglicht den Nutzern zudem die Teilnahme an digitalen Workflows, um z. B. eingehende Rechnungen zu prüfen oder zu bearbeitende Dokumente vollautomatisch dem jeweiligen Sachbearbeiter zukommen zu lassen. Für eine individuelle und professionelle Beratung stehen Ihnen die Experten der d.velop AG gerne mit ihrem Know-how zur Verfügung. Fordern Sie uns! Technisch up to date Konsequente Nutzung vorhandener Hard- und Software Einfache Implementierung über zertifizierte Schnittstellen Geringer Schulungsaufwand durch Nutzung der bekannten Microsoft-Standards Hohe Anwenderakzeptanz durch Einsatz etablierter Benutzeroberflächen als alternative DMS-Clients Einhaltung gesetzlicher Vorgaben an digitale Datenhaltung (Compliance) wie GDPdU, GoB oder SOX dbs Microsoft Integration 4

5 Archivierung Microsoft-Umgebung Windows Explorer MS Dynamics CRM Digitales Archiv MS Dynamics NAV Microsoft Offi ce Recherche Wor k fl o w Bearbeiten Freigeben Revisionssicher Compliance-konform Unveränderbar MS Dynamics AX Internet Explorer Prüfen Verteilen Outlook / Exchange Microsoft SharePoint Die dbs microsoft integration fügt sich nahtlos in alle gängigen Microsoft-Produkte ein und ermöglicht so umfassende DMS-Funktionalitäten direkt in den bekannten und etablierten Anwenderoberflächen. dbs Microsoft Integration 5

6 Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Neben der d.3ecm Plattform stellt d.velop mit der Produktlinie ecspand ECM Lösungen für Microsoft SharePoint zur Verfügung. Abgerundet wird das Portfolio durch die dritte Produktlinie foxdox, welche Dokumen-ten-Management in der Cloud bereitstellt. Als führender Anbieter von Enterprise Con-tent Management Lösungen (ECM) bietet d.velop seinen Kunden die konsequente und vorausschauende Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspezifischen Fachverfahren: nachhaltig. smart. innovativ. adeon: Dokumente. Einfach. Elektronisch. Die adeon ag ist ein engagiertes Team von hochqualifizierten, erfahrenen Fachleuten, die innovative Lösungen in den Bereichen Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow (Business Process Management, BPM) erarbeiten und umsetzen. Nachhaltige Prozessoptimierungen erfordern einen kompetenten Partner. Das Team der adeon ag setzt Know-How und langjährige Erfahrung gezielt ein, um Probleme genau zu analysieren, Konzepte bis ins Detail zu definieren und Umsetzungen präzise zu koordinieren. Jeder Kunde erhält so individuell angepasste Lösungen, die durchgängige Funktionalität und Freude in der Anwendung miteinander vereinen. Langjährige Erfahrung, Kompetenz, innovative Software der neuesten Generation kombiniert mit kompromissloser Orientierung an den Bedürfnissen des Kunden führen zu einem Resultat: Ein effizienteres, erfolgreicheres Unternehmen. Die adeon ag ist Competence Center für die führenden ECM-Lösungen der d.velop und trägt als zentraler Ansprechpartner die Marktverantwortung für die Schweiz und das Fürstentum Liechtenstein. d.velop AG Schildarpstraße Gescher, Deutschland Fon d-velop.de info@d-velop.de adeon ag Brügglistrasse Altendorf, Schweiz Fon info@adeon.ch Version: dbs microsoft integration März 2016 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 6