digital business solution d.3ecm personnel file for SAP ERP

Transkript

1 digital business solution d.3ecm personnel file for SAP ERP 1

2 Gerade vertrauliche Personaldokumente müssen besonders sicher und rechtlich einwandfrei aufbewahrt werden die Lösung d.3ecm personnel file for SAP ERP bietet einen transparenten Überblick über die Abläufe Ihrer Personalprozesse. Dabei folgt die elektronische Akte den Grundsätzen der Personalaktenführung: Transparenz, Richtigkeit, Zweckbindung und Vertraulichkeit. Mit der Lösung d.3ecm personnel file for SAP ERP file können sämtliche Dokumente einer Personalakte, vom Vertrag bis hin zu Krankmeldungen, strukturiert und zentral im ECM System d.3ecm revisionssicher archiviert und entsprechend vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen verwaltet werden. Damit stehen diese Dokumente dort jedem berechtigten Mitarbeiter unmittelbar zur Verfügung. Und das sogar standortübergreifend. Transparent und sicher Egal, ob Sie vorhandene Papierdokumente einscannen oder direkt aus Softwareanwendungen oder Ihrem SAP HR/HCM System in das elektronische Personalarchiv abspeichern: Die digitale Personalakte der d.velop AG bildet exakt die Aktenstrukturen ab, die Sie von Ihren klassischen Aktenordnern im Büro gewohnt sind. Dank der individuell festgelegten Berechtigungsstruktur und der sicheren Verschlüsselung ist dafür gesorgt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten. Standortunabhängig Es spielt keine Rolle, ob eingehende Unterlagen direkt am Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbeiters eingescannt werden oder ob sie verteilt auf mehrere Standorte erfasst und an eine zentrale Personalabteilung übermittelt werden die digitale Personalakte der d.velop AG befindet sich in beiden Szenarien im produktiven Einsatz. Schneller auskunftsfähig Die Nutzung der digitalen Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR Prozesse. Verwaltungskosten werden reduziert und die Auskunftsfähigkeit wird erhöht. Denn auch noch nach Jahren stehen alle Details beliebiger Akten dank der anwenderfreundlichen Suchfunktion in sekundenschnelle praktisch auf Knopfdruck wieder zur Verfügung. Struktur Die Personalakte hat einen sehr verständlichen und einfach definierten Aufbau. Die eigentliche Personalakte untergliedert sich in sogenannte Register, in die die Dokumente eingeordnet werden. Die Register sind Akten im d.3ecm System. d.3ecm personnel file for SAP ERP 2

3 Mit Hilfe eines Eigenschaftenfelds erfolgt die Zuordnung der Dokumente in das jeweilige Register. Diese Zuordnung wird über den d.3ecm Aktenplan bei der Ablage von Dokumenten automatisiert gesteuert. Bei dem Aufruf eines Registers aus SAP wird in der Standard-Konfiguration der d.3 Folder Browser aufgerufen. Somit sind sämtliche Dokumente unterhalb des ausgewählten Registers direkt aufgelistet und es kann direkt in die Personalakte navigiert werden. Dokumente, die aus SAP HR/HCM an d.3ecm übergeben werden, oder eingehende Dokumente, die mit SAP Business Objekten über Archivelink verknüpft werden, werden nach der Übergabe an d.3ecm direkt revisionssicher abgelegt. Personalakte Register 1 (Akte) Personaldokument 1 Personaldokument 2 Register 2 (Akte) Personaldokument 3 Personaldokument 4 Personaldokument 5 Register Struktur, welche somit im d.3ecm System erzeugt wird Struktur der Akte im d.3 smart explorer d.3ecm personnel file for SAP ERP 3

4 SAP Integration Die Integration der d.3ecm Personalakte in SAP HR/HCM wird mittels SAP Standard- ArchiveLink Schnittstelle realisiert. Diese Schnittstelle ist eine notwendige Voraussetzung. Dabei werden die d.3ecm Register einer Akte direkt als ArchiveLink Verknüpfung zu den Personalstammdaten verknüpft und verwaltet. Aufgrund der häufig hohen Anzahl von Dokumenten in einer Personalakte wird somit Transparenz und Übersichtlichkeit gewahrt. Sämtliche vorhandenen Ablagestrukturen im SAP HR/HCM Modul werden dabei grundsätzlich 1:1 im digitalen Aktenplan des d.3ecm Systems der d.velop AG abgebildet und sind damit einfach zu administrieren. Die Personalaktenstrukturen (Registerakten und Dokumenttypen) werden im d.3ecm vorkonfiguriert als Template zur Verfügung gestellt. Die Zuordnung der Dokumente in die erstellte Aktenstruktur geschieht hierbei automatisch. Dies ermöglicht eine komfortable Navigation durch die Dokumente. Die Anzeige der Personaldokumente und Akten erfolgt aus der SAP GUI, somit bleibt der SAP-Benutzer bequem in der gewohnten Umgebung. Dazu werden die Register der d.3ecm Personalakte im Standard mit dem d.3 Folder Browser direkt aufgerufen. Ablage von Papierdokumenten oder elektronischen Dokumenten d.3ecm personnel file for SAP ERP erweitert ein vorhandenes oder ggf. separat zu lizensierendes d.3ecm-basissystem. Papierdokumente werden mit der Scan-Software d.capture gescannt und anschließend direkt im d.capture indexiert. Bei der Indexierung muss die eindeutige Zuordnung zu der Personalnummer erfolgen. SAP HR Personalakte Register 1 (Akte) Personaldokument 1 Personaldokument 2 Register 2 (Akte) Personaldokument 3 Personaldokument 4 Register ArchiveLink Verknüpfungen zu den Personalstammdaten Akten-Register sind in SAP über die Generischen Objektdienste direkt ansprechbar pro.s.app personnel file 4

5 Vorteile auf einen Blick: Vorkonfiguriertes d.3ecm System Direkte Anzeige der Akte/Register Integrierte Schnittstelle zu SAP ERP SAP Konfigurationen werden als SAP Transporte ausgeliefert Einfache Möglichkeit kundenspezifische Anpassungen vorzunehmen Integration d.3 Folder Browser (oder d.3 smart explorer) Module für das Löschen von Dokumenten (z. B. Abmahnungen) Automatische Aktualisierung von Indexdaten in d.3ecm nach Änderungen von relevanten SAP Stammdaten Ablage von Dokumenten über SAP Lösungskonzepte für die Berechtigungssteuerung und Synchronisation der Berechtigungsstrukturen SAP d.3ecm Elektronische Dokumente, die als Datei zur Verfügung stehen, können über den Standard d.3 Import-Client in die Personalakte abgelegt werden. Alternativ kann das SAP Szenario Frühes Ablegen für spätere Erfassung verwendet werden, ebenfalls für SAP vorkonfiguriert als SAP Transport. Bei der Indexierung muss die eindeutige Zuordnung zu der Personalnummer erfolgen. Grundsätzlich werden alle eingehenden Dokumente in die d.3ecm Personalakte verknüpft. Über SAP HR/HCM sind diese Dokumente dann einfach recherchierbar. SAP Kompetenz der d.velop AG Sie suchen ein Expertenteam, das sich seit Jahren erfolgreich im SAP ERP Umfeld bewegt? Dann sind Sie bei uns goldrichtig. Die d.velop AG verzeichnet derzeit mit ihrer ECM-Suite d.3ecm mehr als Installationen bei Kunden mit oftmals mehreren tausend Anwendern. Mehr als registrierte Nutzer verwenden die Lösungen der d.velop AG. Ein Schwerpunkt der realisierten Projekte liegt dabei auf Systemintegrationen mit den ERP-Systemen der SAP AG.Über 600 Kunden nutzen d.velop Produkte im SAP-Umfeld. Hierzu gehören namhafte Unternehmen mit zum Teil sehr komplexen Systemumfeldern und mehreren miteinander verbundenen SAP-Systemen. Das Thema SAP ist strategisch in der d.velop AG verankert und mit einem eigenen SAP Center besetzt. Als offizieller Partner der SAP SE sind unsere Lösungen von der SAP SE zertifiziert, zudem sind unsere Komponenten frei von Rechten Dritter. Die d.velop AG bietet somit selbstverständlich eine vollumfängliche Beratung, Implementierung und Wartung des beschriebenen Moduls. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Greifen Sie hierbei auf eine nachhaltige und praxisorientierte Beratung durch unsere Fachkräfte zurück. Sprechen Sie uns einfach an, denn ein echtes Team besteht aus Menschen. pro.s.app personnel file 5

6 Die d.velop Gruppe mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall intern und extern auf einfachste Weise zugänglich sowie in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Neben der d.3ecm Plattform stellt d.velop mit der Produktlinie ecspand ECM Lösungen für Microsoft SharePoint zur Verfügung. Abgerundet wird das Portfolio durch die dritte Produktlinie foxdox, welche Dokumenten-Management in der Cloud bereitstellt. Als führender Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen (ECM) bietet d.velop seinen Kunden die konsequente und vorausschauende Digitalisierung aller relevanten Dokumenten- und Geschäftsprozesse sowie der branchenspezifischen Fachverfahren: nachhaltig. smart. innovativ. Metternicher Straße Weilerswist T F de info@d-velop.de info@edoc.de Version: d.3ecm personnel file for SAP ERP Dezember 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 6