Produktinfo. edoc process

Transkript

1 edoc solutions ag Ihr Partner im Digitalen Wandel Produktinfo Optimieren Sie Ihre digitalen Prozesse an den Schnittstellen Ihres Unternehmens, dem verkehr, mit

2 ist eine von edoc entwickelte Standardlösung zur automatisierten Archivierung von prozessbezogenen s aus Microsoft Exchange. Dies entlastet Ihre Mitarbeiter und ermöglicht einen frühen Zugriff der prozessbezogenen s für alle Prozessteilnehmer des Unternehmens. Archivierungszenarien Sie haben einen regelmäßigen Versand oder Eingang im Kontext Ihrer Geschäftsprozesse in bestimmten Postfächern? Es lassen sich Regeln festlegen zu bestimmten Inhalten im Betreff oder im Body der s, die eine weitere Verarbeitung steuern? überprüft den Posteingang eines bestimmten Exchange-Postfachs auf eingehende s. Diese s können automatisiert nach d.3 ausgespielt und nach Verarbeitung im Postfach gelöscht werden. Eine differenziertere Steuerung lässt sich mittels definierter Tags problemlos realisieren, so dass nur mit Tag verarbeitet werden, oder auf Basis unterschiedlicher Tags auch unterschiedliche Wege der Weiterverarbeitung erfolgen. Als Tag wird hierbei ein beliebiger interpretierbarer String verstanden. Zur Ermittlung der Tags, die sowohl im Betreff oder auch im Body (bei ausgehende s ggfs. in Blindschrift) vermerkt sein können, steht die komplette Syntax der.net Regular Expressions zur Verfügung. Einfach zu realisierende Szenarien sind beispielsweise Mailkorrespondenzen zu einem Ticketsystem, bei denen im Allgemeinen die Ticket- Nummer im Betreff angegeben ist Ausgangsmailings aus einem ERP, CRM, Fibu,, System bei denen eine eindeutige Belegnummern in der Mail angegeben sind Mails, die über einen standardisierten (Teil-) Aufbau verfügen, der über ein eindeutiges Regelwerk zu ermitteln ist Hier sind selbstverständlich viele weitere Szenarien denkbar, wir freuen uns auf Ihre Ideen. Das Ausspielen der s erfolgt im EML-Format mit entsprechenden Attributdateien zum Import nach d.3ecm mittels d.3 hostimport. Als Attributwerte werden nicht nur die MAPI-Felder der (Von, An, Cc, Betreff, Datum etc.) sondern wahlweise auch der Wert bzw. Innenwert des Tags übergeben. Ergänzt wird dieses um eine Volltextdatei, die den Inhalt der bereitstellt. Somit können projektspezifisch auch weitere Routinen vor Import nach d.3 zwischengeschaltet werden, um die s weiteren Prozessen oder Systemen zuzuführen.

3 Profitieren Sie dank dieses Ansatzes von vier wesentlichen Zielen, die Sie mittels edoc process realisieren können: Entlastung Ihrer Anwender von Routine Verwaltungsarbeiten Erhöhung der Prozesssicherheit dank automatisierter Prozesse Archivierung als Schutz vor -Datenverlust Ermöglichen des erweiterten Zugriffs auf s über das d.3 System Konfiguration und Anpassung Die Konfiguration von erfolgt über den eigens dafür bereitgestellten edoc configurator. Über diesen können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt schnell und einfach Anpassungen an den Einstellungen vornehmen. Der Zugriff auf die Postfächer wird über die Exchange Web Services (EWS) eingerichtet, somit werden alle gängigen Exchange Versionen inklusive Exchange Online unterstützt. Konfiguration des Durch die automatisierte Indizierung der s, mit Feldern wie Von, An, Datum, Betreff, Anhangdateiname etc., ist ein einfaches Auffinden im mittels des d.3 smart explorer oder auch d.3 one möglich. Ablage und Recherche der s Die Ablage aller archivierten s erfolgt im Standard EML Format, welches sowohl von Microsoft Outlook, als auch von vielen anderen Clients gelesen und weiterverarbeitet werden kann. Logging und Monitoring Das Logging von erfolgt dabei im Windows Event Log. Ihr Administrator findet somit die Log Einträge an gewohnter Stelle und auch die Überwachung mittels Standard Monitoring-Software ist einfach möglich.

4 Ihre Vorteile im Überblick Stabile und performante Lösung Vollautomatische Archivierung relevanter s Automatisierte Verschlagwortung Entlastung Ihrer Anwender von Routine Verwaltungsarbeiten Erhöhung der Prozesssicherheit dank automatisierter Prozesse Manipulationssicherheit Schutz vor Datenverlust Einfache Recherche und Aufruf von archivierten s jederzeit über die d.3 Recherche-Clients möglich Archivierung im EML-Format Verwendung der Exchange Web Services (EWS) und damit kompatibel zu Microsoft Exchange 2010, 2013, 2016 Logging im Windows Event Log, wodurch die Möglichkeit zur Überwachung mittels Standard Monitoringsoftware besteht

5 Wer wir sind Wir sind ein Spezialist für Dienstleistungen rund um das Management unternehmensweiter Informationen. Mit unserem Angebot aus einer Hand, von Hard- und Software bis Support, heben wir uns konsequent von vielen anderen mittelständischen Anbietern ab. Im Vergleich zu Großunternehmen, die eine ähnliche Leistungsbreite aufweisen, sind wir persönlicher, flexibler und effizienter. Was unsere Kunden und Partner erwarten können Wir bieten unseren Kunden Lösungen, die ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen. Ausgehend von einer intensiven Beratung begleiten wir den Kunden von der technischen Umsetzung bis über das Projektende hinaus. Unseren Partnern gegenüber setzen wir auf eine langfristige Geschäftsbeziehung, die auf Vertrauen und überzeugender Kompetenz basiert. edoc solutions ag Metternicher Str Weilerswist T: F: info@edoc.de Stand: Januar 2019.