Produktinfo. edoc invoice app for ax. Die Standardlösung zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen im Microsoft Dynamics AX Umfeld

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1 edoc solutions ag Ihr Partner im Digitalen Wandel Produktinfo Die Standardlösung zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen im Microsoft Dynamics AX Umfeld

2 Mit der von erhalten Sie einen vorgefertigten, standardisierten aber dennoch frei konfigurierbaren ganzheitlichen Workflow zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen im Microsoft Dynamics AX Umfeld. Ausgefeilte Benutzeroberflächen sorgen für einen hohen Benutzerkomfort und liefern die richtige Information zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle. Das spart Zeit und schafft Transparenz! Automatisierte Verarbeitung von Eingangs- und Kostenrechnungen Dank der Lösung edoc invoice app for ax erhalten Sie das, was sich unsere Microsoft Dynamics AX Kunden und Interessenten schon seit langer Zeit wünschen: eine Standardlösung zur automatisierten Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen im Microsoft Dynamics AX Umfeld. Die neue Lösung berücksichtigt dabei sowohl Kostenrechnungen als auch Eingangsrechnungen mit Bestellbezug und die spezifischen Anforderungen von Microsoft Dynamics AX. Hoher Benutzerkomfort und Transparenz Die ausgefeilten Benutzeroberflächen sorgen für einen hohen Benutzerkomfort und liefern die richtige Information zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle. Das spart Zeit, schafft Transparenz und beschleunigt Ihre geschäftskritischen Prozesse im Bereich des Rechnungswesens um ein Vielfaches. Und Sie werden eines sicher feststellen Begeisterung bei Ihren Anwendern! Modularer Aufbau nach Ihren Bedürfnissen Der modulare Aufbau der edoc invoice app for ax ermöglicht Ihnen einen gezielten und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Einsatz der Lösung. So kann diese beispielsweise mit oder ohne eine vorgeschaltete Beleglesung und Datenextraktion eingesetzt werden. Die automatisiert und/oder manuell erfassten Rechnungsdaten stehen zur weiteren Verarbeitung in der edoc invoice app Datenbank zur Verfügung und können dort, optional mit dem ax invoice cockpit, synchronisiert oder vom AX System abgerufen und darin weiter verarbeitet werden.

3 Optionale standardisierte Best Practice Prozessschritte Die Lösung orientiert sich durchgängig an einem Best Practice Ansatz, abgeleitet aus einer Vielzahl erfolgreich umgesetzter Workflow-Projekte für Eingangsrechnungen sowie unserer langjährigen Erfahrung im d.3ecm und Microsoft Dynamics AX Umfeld. Folgende modulare, standardisierte Best Practice Prozessschritte zur Verarbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen stehen für Sie zur Verfügung, sind jedoch nicht alle Bestandteil der Lösung : 1 Eingang der Rechnung (d.capture batch/edoc invoice ) Die Lösung berücksichtigt verschiedene Arten des Rechnungseingangs: Papier: Erfassung via Scan-Prozess (mit Barcode/Trennblatt; Multifunktionsgeräte werden dabei unterstützt Überwachung von Postfächern sowie automatische Überahme und Verarbeitung der Eingangsrechnungen Datei: Übernahme von Eingangsrechnungen, die als Datei geliefert werden (ZUGFeRD, XML) 2 Verarbeitung der Rechnung (d.3 batch ocr/dbs invoice reader) Die Verarbeitung der Eingangsrechnung lässt sich in drei Bereiche untergliedern und ermöglicht die formale Kontrolle nach 14 Umsatzsteuergesetze: Konvertierung: Überführung in Standardformate (z. B. in PDF) Extraktion von Daten aus den Dokumenten für die weitere Verarbeitung Analyse und Erkennung von Kreditor, Kopf- und Fuß- sowie Bestell- und Positionsdaten inkl. automatischer Validierung mit AX Daten sowie der Möglichkeit eines autom. Trainings in Bezug auf die Belegerkennung

4 3 Freigabeworkflow () Das Workflowdesign deckt alle Bestandteile der Rechnungsprüfung ab: Verteilung der Rechnung (manuell oder anhand automatischer Regeln, basierend auf Kreditor, Bestellungen oder anderen fachlichen oder branchenspezifischen Regeln Sachliche Prüfung (auch positionsbezogen, mehrstufig) Genehmigung und Freigabe (auch positionsbezogen, mehrstufig, Freigabegrenzen werden dabei beachtet) Bereitstellung (Finale Übergabe der Workflowdaten an das ERP System) 4 Buchung (ax invoice cockpit ) Die Buchung der Workflowdokumente erfolgt direkt im zentralen Eingangsrechnungsbuch in den Microsoft Dynamics AX Buchungsprozessen: Anzeige sämtlicher Eingangsrechnungen, unabhängig von der Art der Erfassung in Microsoft Dynamics AX Veranlassung der Buchungen über AX Standardfunktionen Unterstützung der Daten- und Statusanzeige von internen und externen Workflowlösungen zur Eingangsrechnungsprüfung 5 Archivierung (d.3ecm/d.ecs storage manager) Selbstverständlich werden alle Dokumente revisionssicher und rechtskonform im d.3ecm System archiviert: Revisionssichere Archivierung der Dokumente in d.3ecm Speicherung des Workflowprotokolls zur Eingangsrechnung im revisionssicheren Archiv Unterstützung von strukturierten d.3ecm Aktenplänen

5 Enthaltene Module der Lösung Folgende Module aus den Beste Practice Prozessschritten sind in der Lösung enthalten: edoc cockpit inkl. 5 Named User (Eingangsrechnungsbuch und Statusanzeige) (Workflow zur automatisierten Rechnungsprüfung und zur Integration in Microsoft Dynamics AX) Einbindung mobiler Nutzer via App (ios und Android) Die Anforderungen an eine mobile Nutzung unserer Lösungen nehmen stark zu. Relevante Informationen und geschäftskritische Dokumente müssen zu jederzeit und auch mobil verfügbar sein. Die Antwort ist d.3 mobile. Die App bietet auch mobilen Nutzern einen schnellen und komfortablen Zugriff auf alle wichtige Funktionen: Ihre Vorteile im Überblick Beschleunigung der Geschäftsprozesse Standardisierte Best Practice Lösung Schnelle und transparente Einführung und dadurch sofortiger Nutzen Effizientes Design für optimale Usability und Benutzerakzeptanz Flexibel, eigenständig und einfach anpassbar Keine Programmierung und keine grafischen Designkenntnisse erforderlich Aktuellste Workflowtechnologie Integration der Microsoft Dynamics AX spezifischen Parameter, wie z.b. Artikelgruppen, MwSt.-Gruppen, Zu- und Abschläge etc. Suche im d.3ecm System sowie Anzeige von Dokumenten und Akten Teilnahme an Workflowprozessen Vollständige Workflowbearbeitung

6 Wer wir sind Wir sind ein Spezialist für Dienstleistungen rund um das Management unternehmensweiter Informationen. Mit unserem Angebot aus einer Hand, von Hard- und Software bis Support, heben wir uns konsequent von vielen anderen mittelständischen Anbietern ab. Im Vergleich zu Großunternehmen, die eine ähnliche Leistungsbreite aufweisen, sind wir persönlicher, flexibler und effizienter. Was unsere Kunden und Partner erwarten können Wir bieten unseren Kunden Lösungen, die ihnen den größtmöglichen Nutzen bringen. Ausgehend von einer intensiven Beratung begleiten wir den Kunden von der technischen Umsetzung bis über das Projektende hinaus. Unseren Partnern gegenüber setzen wir auf eine langfristige Geschäftsbeziehung, die auf Vertrauen und überzeugender Kompetenz basiert. edoc solutions ag Metternicher Str Weilerswist T: F: info@edoc.de Stand: Dezember 2018.