Leicht gemacht und schwer in Ordnung: Digitale Rechnungseingangsverarbeitung

Transkript

1 Leicht gemacht und schwer in Ordnung: Digitale Rechnungseingangsverarbeitung

2 Agenda Vorstellung der Referenten DVV-Lösung auf Basis xflow WMD Group Architektur der xflow for SAP-Lösung Fragen und Diskussion

3 Ihre Ansprechpartner Dirk Habenicht Sales Consultant tel. +49 (0) fax. +49 (0) mobile +49 (0) WMD Group GmbH Hamburger Str Ahrensburg Germany Stefan Rotter Fachbereichsleiter Dokumentenmanagement & Archivierung Telefon +49 (0)

4 Agenda Vorstellung der Referenten DVV-Lösung auf Basis xflow WMD Group Architektur der xflow for SAP-Lösung Fragen und Diskussion

5 Vergleich Papier vs. elektronisch Papierbasierte Rechnungseingangsworkflow Posteingang (manuell) Sachliche & rechnerische Prüfung (manuell auf Papier) Datenermittlung & Datenerfassung (im ERP-System) Datenprüfung & -freigabe (im ERP-System) 2 min * 9 min * 4 min * 7 min * elektronischer Rechnungseingangsworkflow Posteingang (elektr.) Sachliche & rechnerische Prüfung (elektr. Workflow) Datenprüfung & -freigabe (elektr. Workflow) Minuten zeitliche Einsparung pro Rechnung 5-7 min ** Einsparung von bis zu 15 Euro pro Rechnung möglich. (Quelle: BMI bzw. Handreichung Deutscher Landkreistag) * Datenerhebung der Goethe-Universität Frankfurt beim THW (November 2013) ** geschätzte Werte auf Basis von Untersuchungen im Projekt erechnung von BMI und der Goethe-Universität Frankfurt ( )

6 Prozessoptimierung Automatische Datenextraktion Automatischer Stammdatenabgleich Rechnungseingangsbuch Zentrale Übersicht Prozess-Monitoring Vertretungsregelungen Automatische Prüfungen Genehmigungsworkflow Revisionssicherheit

7 Systemauswahl und Aufbau der Lösung 06/2013 Ausschreibung veröffentlicht - mit Beteiligung von Städten, Landkreisen und Stadtwerken bei der Festlegung von Anforderungskriterien 05/2014 Zuschlag und Vertragsabschluss 2015/2016 Entwicklung Mastertemplate für den DZ SAP-Kommunalmaster und Pilotprojekte 2015 Projektbeginn Pilotkunden: Stadt Heidelberg (PSM) und Stadt Mannheim (PSCD) 01/2016 Produktivsetzung - gewerblicher Kunde RehaZentren BW 01/2017 Fertigstellung des Mastertemplates Produktivsetzung - Stadt Heidelberg / Stadt Mannheim 02/2017 Projektbeginn - weitere gewerblicher Kunden und Systemausbau 01/2018 Projektbeginn - weitere kommunale Kunden

8 Elektronischer Rechnungseingangsworkflow Vorteile Reduzierung der Bearbeitungskosten Reduzierung der Bearbeitungszeiten Prozesstransperenz Sicherstellung der Compliance-Vorgaben Medien- und ortsunabhängige Verarbeitung Bessere Skonto-Nutzung Nutzung elektronischer Rechnungen Angepasst an den DZ-Kommunalmaster

9 Elektronischer Rechnungseingangsworkflow Vorteile Sachstand Vertriebspartnerschaft seit Februar 2012 Webinar-Reihe in 2017/2018: Großes Interesse an der xflow-lösung!

10 Das Angebot des DVV Referenzmodelle für standardisierte Projektumsetzungen Projekt-Management Installation und Customizing Sonder-Anforderungen, Schnittstellen Archivierung der Rechnungen Aktive Fachtestbegleitung Produktivstartbegleitungen Praktische Trainings Betrieb der Lösung im Rechenzentrum Durchführung / Begleitung GPA-Zertifizierung

11 Systemübersicht xflow Brief SAP Stammdaten FAX EDI /ZUGFeRD Übergabe OCR-Erkennung SAP ArchiveLink Archiv Überblick Vertretung Rechnungseingang Rechnungseingangsbuch Genehmigungworkflow Web Zugriff mobiler Zugriff

12 Vorteile der Lösung vollständig SAP-integriert und zertifiziert aktuell laufendes Prüfverfahren durch die GPA automatische Texterkennung in der Validierung fertige Lösung auf Basis DZ-Kommunalmaster Verarbeitung elektr. Rechnung (ZUGFeRD, XML-Dateien, ) elektronisches Rechnungseingangsbuch Reporting (Bearbeitungszeiten, Skonto, ) Web-Zugang (für Non-SAP-Arbeitsplätze) Mobiler Zugriff

13 Agenda Vorstellung der Referenten DVV-Lösung auf Basis xflow WMD Group Architektur der xflow for SAP-Lösung Fragen und Diskussion

14 950 Kunden 23 26,0 Millionen Umsatz in Mitarbeiter Jahre Erfahrung Headquarter Hamburg, Germany

15 Anbieter ganzheitliche DMS/ECM-Lösungen Eigene Softwareentwicklung, Projektrealisierung, Consulting & Support ACADEMY für Ihre Trainings Über 80 Kunden im Umfeld öffentlicher Auftraggeber Marktführende SAP- Workflowlösungen WMD User Group für Weiterentwicklung

16 Auszug Referenzen

17 Referenzen

18 Agenda Vorstellung der Referenten DVV-Lösung auf Basis xflow WMD Group Architektur der xflow for SAP-Lösung Fragen und Diskussion

19 SAP-Zertifizierung Vollständig SAP-zertifiziert

20 Rechnungsprüfung Eingang Verarbeitung Validierung Geschäftsprozess Workflow Archiv Scan Konvertierung Validierung Struktur Recherche Office Extraktion Korrektur Prüfung Ablage Mail Analyse Training Freigabe Digitale Akte XML Prüfung Vorerfassung Reports Protokoll

21 Exkurs: E-Rechnung gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU Nicht jede elektronische Rechnung ist eine E-Rechnung im Sinne der Richtlinie. Eine E-Rechnung muss alle relevanten Informationen als strukturierten Datensatz enthalten, der automatisch elektronisch versendet und verarbeitet werden kann. Das heißt, folgende Formate sind keine E- Rechnung im Sinne der EU-Vorgaben: Reine s, reine PDF-Formate, Bild-Dateien, eingescannte Papierrechnungen.

22 XRechnung meets xsuite

23 Benefits der xsuite for SAP Durchgängig SAPzertifiziert Generische Lösung Validierung in SAP Workflow im SAP Workflow im WEB Rechnungseingangsbuch Zentrales Reporting Standard-Ausprägung für SAP PSM- und PSCD

24 Ein Workflow mehrere Präsentationsebenen

25 Automatische Belegerfassung Automatische Belegerfassung Überprüfen der Ergebnisse in SAP Vollständigkeitsprüfungen

26 xflow Anordnungsübersicht Bericht vom Scannen zum Bezahlen Zentrales Reporting Direkter Zugriff auf wichtige Details

27 xflow Cockpit Technische Administration Workflow-Vorschau Fehlerbehandlung

28 Sachliche Prüfung

29 Sachliche Prüfung Der Button OK schließt die sachliche Prüfung ab. Der Beleg wird in die nächste Aufgabe Vervollständigung weitergeleitet.

30 Vervollständigung Änderungen können noch vorgenommen werden

31 Vervollständigung Der Button OK schließt die Vervollständigung ab. Der Beleg wird in die nächste Aufgabe Freigabe weitergeleitet.

32 Freigabe

33 Freigabe In der Freigabe können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Die Belegpositionen müssen freigegeben oder abgelehnt werden.

34 Auszahlungsanordnung

35 Web-Client (sachliche Prüfung und Freigabe)

36 Sachliche Prüfung Arbeitsvorrat im Web für den sachlichen Prüfer

37 Sachliche Prüfung

38 Freigabe Arbeitsvorrat im Web für die Freigabe

39 Freigabe

40 Benefits xflow Public Sector Unterstützung SAP PSM / PSCD und DZ-Kommunalmaster Eigener Prozess für Daueranordnungen Einbindung von Rechnungen per Mail und ZUGFERD, Vorbereitung für das EU-Richtlinien-Format Fachamtsbezogene(s) Berechtigungskonzept & Workflowsteuerung Unterstützung investiver und konsumtiver Rechnungslegung Integration Geschäftspartnerbuchhaltungen

41 Benefits xflow Public Sector Mittelbindung (Auslesung, Vorkontierung, Mittelprüfung) Einbindung von RE-FX-Objekten in den Buchungsstempel Anlage von Vertragskonten Automatisierte Buchung in FKKORD- und F871-Transkationen Vollständige Nutzung des SAP-Customizings mit allen Ableitungen Buchung in Brutto- und Netto-Rechnung möglich. Skontorechner zur Prüfung der Auszahlungssumme

42 Darum xflow Rechnungseingangsworkflow Quasi-Standard für SAP-integrierte PSM- oder PSCD- Rechnungseingangs-Lösungen Einfache Einführung durch vorgedachtes Master-Konzept tiefe SAP-Integration verringert administrative Kosten und ermöglicht Lizenzierung nach tatsächlichem Verbrauch Invoice- und PSM Know How aus einer Hand - wir binden prozessuale Kompetenz im PSM- oder PSCD Umfeld in das Projekt ein

43 Agenda Vorstellung der Referenten DVV-Lösung auf Basis xflow WMD Group Architektur der xflow for SAP-Lösung Fragen und Diskussion

44 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Weitere Fragen auch gerne am Stand. Dirk Habenicht Sales Consultant tel. +49 (0) fax. +49 (0) mobile +49 (0) WMD Group GmbH Hamburger Str Ahrensburg Germany Stefan Rotter Fachbereichsleiter Dokumentenmanagement & Archivierung Telefon +49 (0)