e-akte für die öffentliche Verwaltung im

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1 nscale egov, die moderne und intuitive e-akte für die öffentliche Verwaltung im Zusammenspiel mit Governikus LZA Ceyoniq Technology GmbH Kai Hachmeister

2 Überblick 1954 Kazuo Inamori entwickelt einen Keramik-Isolator für Fernsehröhren 1959 Unternehmensgründung in Kyoto. Der Firmenname KYOCERA ist eine Komposition aus Kyoto Ceramics heute KYOCERA ist einer der weltweit führenden Anbieter feinkeramischer Produkte und Komponenten im Technologiebereich DATEN UND FAKTEN KYOCERA Corporation Mitarbeiter 226 Standorte 80 Produktionsstätten 1.526,5 Mrd. JPY Netto-Umsatz Elektronikbauteile, Solartechnik, Fahrzeugtechnik, Mobiltelefonie, keramische Schneidwerkzeuge etc.

3 CEYONIQ TECHNOLOGY Überblick DATEN UND FAKTEN THEMEN Seit über 25 Jahren am Markt ca. 200 Mitarbeiter Mehr als Produktinstallationen bei über 750 Kunden ISO 9001 zertifiziert IDW PS 880 zertifiziert TR-ESOR / gemäß Richtlinie mit Governikus LZA E-Akten Elektronische Archivierung Dokumentenmanagement Geschäftsprozesse/BPM Vorgangsbearbeitung Wissens- und Informations-verarbeitung Collaboration Cloud-Lösungen BRANCHEN (AUSZUG) Softwarehersteller der Informationsplattform nscale Public Sector Finanzdienstleister Wohnungswirtschaft Energieversorger Rechenzentren Insurance Retail

4 DIE INFORMATIONSPLATTFORM n>tube Seit über 25 Jahren bieten wir Lösungen zur intelligenten digitalen Dokumenten- und Informationsverwaltung immer auf der Basis von Informationsplattform ermöglicht es, Daten und Dokumente zu nachhaltigen Informationen aufzuwerten. Unser Anspruch ist es, Informationen allzeit nutzbar zu machen.

5 Transparenter Zugriff E-Akte E-Akten Anwendersicht mit verschiedenen Clients Ansicht Dienst nscale Server digitaler Maschinenraum E-Akte Infrastruktur Dienst

6 nscale Clients Cockpit Web Mobile Explorer Office Navigator

7 Transparenter Zugriff via Outlook via Explorer via Cockpit Client

8 REFERENZEN AUS DER ÖV / MITGLIEDER DER X-IT USERGROUP Leistungsfähigkeit

9 BIMA Kurzdarstellung Öffentliches Immobilienunternehmen des Bundes 3 Hauptstandorte und 9 Direktionen bundesweit Verwaltung von Liegenschaften mit Grundstücksfläche und Wohnungen Beschäftigte in 9 Direktionen Teilweise Verwaltung sicherheitsrelevanter Gebäude etwa > berührte Dokumente/Jahr Flächendeckende Nutzung SAP als ERP einschl. SAP-Workflow

10 BIMA Lösungsfindung Maßgaben & Vorgehen Sicherer Scanprozess einschl. Integritätssicherung beim Dienstleister Sicherheitsrelevante Unterlagen Hohes Klagerisiko Übertragbarkeit der Lösung Medienbruchfreie Prozesse Zertifizierter Scanprozess gem. TR-RESISCAN Scan nach PDF/A je Rechnung Integritätssicherung durch QES (Stapelsignatur) Vermeidung von Zwischenspeicherungen Begrenzung der beteiligten Verfahren und Fehleranfälligkeit Erleichterung Prozessabbildung und Übertragbarkeit des Prozessablaufs Frühe beweissichere Speicherung Speicherung der Originaldaten in Langzeitspeicher gem. TR-ESOR SAP-Anbindung Minimierung von Kosten und Ressourceneinsatz Anbindung SAP an Langzeitspeicher Antriggern der SAP-Workflows durch LZSP Übertragbarkeit Nutzung der Lösung für andere PE und Verfahren

11 BIMA Lösungsskizze I Scannen, Nachverarbeitung, Integritätssicherung, Validieren Berücksichtigung IT Grundschutz und TR Prozess nach TR-RESISCAN Bereitstellung von Daten PDF/A und XML SAP Integration SAP Server Standard Schnittstelle ArchiveLink Ablegen von Dokumenten via ArchiveLink Anbindung an ein DMS/ECM Archiv unter Verwendung von TR-ESOR Übernahme von Metadaten der SAP Dokumente in das DMS/ECM Bereitstellung einer Plattform für weitere e- Akten Services Scan DMS / Archiv / LZA Los 1 Los 2

12 BIMA Lösungsskizze II SAP Scan DMS / Archiv / LZA Los 1 Los 2

13 BIMA Lösungsskizze III

14 EIN KLICK nscale Administration

15 BIMA Basis der Lösung / Ausblick E-Akten Anwendersicht mit verschiedenen Clients E-Akte Ansicht Real Estate / Immobilienakte mit SAP RE FX Personalakte mit SAP HCM E-Vergabe in Verbindung mit digitaler Vertragsakte Integration von D und ZUGFerD Anbindung - CAFM - Fachver-fahren - GIS, CAD.. Rechnungseingangsverarbeitung mit SAP Dienst nscale RE nscale HR nscale CM nscale GMM nscale API nscale IM nscale LZA nscale Server digitaler Maschinenraum E-Akte Infrastruktur Dienst

16 Treiber der Digitalisierung

17 nscale e-gov / Organisationskonzept elektronischer Verwaltungsarbeit praxisorientiert umgesetzt Poststelle (Zwischen)-Archiv Fristen Bewertung Aussonderung Sachbearbeitung Schriftgutverwaltung

18 Poststelle

19 Schriftgutverwaltung & Veraktung (zentrale oder dezentrale Registratur)

20 Arbeitskorb

21 Arbeitskorb

22 Arbeitskorb

23 Verfügung / Aus Vorlagen Anschreiben erzeugen

24 Verfügung erstellen

25 Adhoc Verfügung

26 ZdA / Fristen / Zwischenarchiv

27 nscale Schriftgutverwaltung

28 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Ihre Ceyoniq Technology GmbH Kai Hachmeister