intelligente digitale formu lare

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1 intelligente digitale formu lare

2 VORTEILE VON XITRUST MOXIS & XIMA FORMCYCLE OUT-OF-THE-BOX LÖSUNG XITRUST MOXIS & XIMA FORMCYCLE XiTrust & XIMA FORMCYCLE bieten eine Out-of-box Lösung für unternehmensweite rechtssichere Genehmigungsverfahren - von der Erfassung auf allen Endgeräten über die Generierung und Signierung von Dokumenten bis zur Archivierung. Alle Prozesse können mit geringem Schulungsaufwand durch jeden Kunden selbst erstellt und weiterentwickelt werden. XiTrust & XIMA wachsen an ihren Anforderungen die Produkte können flexibel durch weitere Konnektoren und Enterprise-Applikation erweitert werden. DOKUMENTATIONSPFLICHT BEI QUALITÄTSSICHERUNG UND MESSWERTERFASSUNG Ein internationaler Industriekonzern sah sich bisher mit Dokumentationspflichten im Bereich Qualitätssicherung und Messwerterfasssung konfrontiert, die größtenteils über Excel-Tabellen, Word/ PDF-Dokumenten oder manuell erstellten HTML-Formularen realisiert wurden. Ziel war es daher, einen aufwändigen und komplexen Papierprozess, inklusive der rechtlich notwendigen Abzeichnung der Dokumente, zu digitalisieren. Die Lösung für diesen umständlichen Prozess brachte die Kombination zweier Produkte: XIMA FORMCYCLE zur effizienten Erfassung der Daten und zur Erstellung der revisionsrelevanten Dokumente, und MOXIS für die rechtsverbindliche Freigabe dieser Dokumente. AUSBLICK Neben der Veröffentlichung der Formulare anhand der Active-Directory für bestimme Zielgruppen als Stand-Alone-Lösung und in der iosapp ist es denkbar, eine Teilmenge an Formularen durch den SharePoint-Integrator einfach im Intranet anzubieten und auf Stammdaten des Portals zur Vorbefüllung zurückzugreifen. Des weiteren ist eine Anbindung von SAP vorgesehen, um auch hier die zentrale Erfassungslösung im Unternehmen zu nutzen. Durch Standardschnittstellen kann XiTrust MOXIS an jegliches System angebunden werden und bietet somit die Lösung für alle weiteren Dokumente, die eine rechtsverbindliche Zeichnung erfordern. X FORMCYCLE FORMULAR 01. ERFASSUNG Online im Browser Offline via iosapp ALLE VORTEILE AUF EINEN BLICK: 100% digitaler & rechtssicherer Prozess Senkung der Prozesskosten vollintegrierbare Schnittstellen rechtssichere Integrationsplattform zwischen dem WEB und Ihrer Unternehmensanwendung 02. VERAR BEITUNG WORKFLOW ENGINE 03. SIGNIERUNG 04. ARCHIVIERUNG XiTrust MOXIS DMS/ERP DER DIGITALE WORKFLOW VON DER ERFASSUNG BIS ZUR ARCHVIERUNG 01. ERFASSUNG Über ein standardisiertes Formulardesign kann der Kunde alle Formulare selbst entwickeln und veröffentlichen. Die Datenerfassung erfolgt unabhängig von Geräte- oder Betriebsart und ist sowohl Online im Browser als auch Offline über ipad und iphone möglich. Für eine Minimierung der Aufwände bei der Erfassung und zur Abstellung von Fehlerquellen werden die Formulare mit Stammdaten aus zahlreichen individuellen Datenquellen vorbefüllt. Als Ziel werden für alle zu digitalisierenden Prozesse bis zu 600 Formulare umgesetzt. 02. VERARBEITUNG Bei einer Vielzahl von Prozessen ist eine rechtsgültige Signatur der Angaben erforderlich. Aus diesem Grund werden nach dem Absenden des Formulars automatisiert PDFs generiert, der Vorgang mit Metadaten angereichert und an MOXIS zur Signatur übermittelt. 03. SIGNIERUNG Durch die Möglichkeit der Handy-Signatur ermöglicht XiTrust MOXIS zusätzlich eine ortsunabhängige, rechtskonforme Unterschrift der Vertragsnehmer. XiTrust MOXIS unterstützt Unternehmen darin, ihr Vertragsmanagement einfacher, mobiler und medienbruchfrei zu gestalten. Der Zeitaufwand für die Zusammenstellung aller notwendigen Vertragsunterschriften lässt sich markant verringern. 04. ARCHIVIERUNG Nach dem Signieren wird das finale Dokument automatisert an FORMCYCLE übermittelt. Im gleichen Schritt wird im DMS die relevante Verzeichnisstruktur gepflegt und Ordner angelegt. Anhand der vom DMS zurückgegebenen ID wird das Dokument mit den erforderlichen Metadaten angereichert und im Dokumentenmanagement-System abgelegt und archiviert. Danach werden alle Vorgangsdaten und Dokumente in FORMCYCLE bei Bedarf anonymisiert und nach festgelegter Frist gelöscht.

3 XITRUST MOXIS & XIMA FORMCYCLE MARKTFÜHRER IM BEREICH SIGNATUR & FORMULARMANAGEMENT Mit den Lösungen von XiTrust und XIMA werden seit über 10 Jahren stetig neue Maßstäbe in den Bereichen digitale Signatur und Formularund Prozessmanagement-System gesetzt. XiTrust MOXIS und XIMA FORMCYCLE werden europaweit von Kunden in der Versicherungswirtschaft, Industrie, Handel, Government und Forschung zur Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt.

4 XITRUST MOXIS XIMA FORMCYCLE DIGITALE UNTERSCHRIFTENMAPPE Als erste digitale Unterschriftenmappe ebnet XiTrust MOXIS den Weg für die einheitliche digitale Verarbeitung von Dokumenten. Mit XiTrust MOXIS werden Dokumente rechtsgültig unterschrieben und freigegeben. Kennzeichnend für dieses effiziente Verfahren ist der Wegfall jeglicher Medienbrüche. Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und wieder eingescannt werden. Der Weg eines Dokuments von der Erstellung bis ins Archiv ist komplett digitalisiert. FORMULARDESIGNER XIMA FORMCYCLE ist die professionelle Lösung für die Erfassung, Verwaltung und Verarbeitung formularbasierter Daten. XIMA FORMCYCLE ist die erste Formularlösung am Markt, die mit einem Formulardesigner für responsives Formulardesign, einer leicht bedienbaren Verwaltungsoberfläche, mehrsprachigen Formularen, PDF-Quittungsdruck, Excel-Export, Auswertungsmodul uvm. überzeugt. XIMA FORMCYCLE ist für jede Art der Datenerfassung das richtige Werkzeug. ELEKTRONISCH MOBIL RECHTSKONFORM MEDIENBRUCHFREI IHRE VORTEILE - In XiTrust MOXIS können zur Unterschrift vorbereitete Dokumente elektronisch hinterlegt werden - XiTrust MOXIS steht als Webanwendung am Desktop oder auf mobilen Endgeräten zur Verfügung. Dort können Dokumente mobil in der Auftragsmappe eingesehen werden und im Einzel- oder Stapelverfahren unterschrieben oder abgelehnt werden - Die mit XiTrust MOXIS verwendete elektronische Unterschrift ist der handschriftlichen juristisch gleichgestellt: Es kann per Gesetz nicht hochwertiger und sicherer unterschrieben werden - XiTrust MOXIS spart Zeit, Geld und Papier: Kein Dokument muss zur rechtsgültigen Unterschrift vorab mehr ausgedruckt werden - Intuitive Oberfläche zum Erstellen von Formularen und Workflows ohne Programmierkenntnisse - Formulare in responsivem Layout - Mehrsprachige Ausgabe der Formulare - End-to-End-Verschlüsselung, von der Erfassung bis zur Ablage in der Datenbank - Standardisierte Workflow-Aktionen, z.b. PDF-Generierung, Versenden von s, Excel-Export - Konnektoren zu Drittsystemen und Integration in den Workflow im Baukastenprinzip, z.b. SAP, verschiedene CRM-Systeme, Signierungsdienste und DMS-Lösungen - Integratoren zum einfachen Publizieren von Formularen für Content-Management- und Portal-Systeme wie SharePoint, TYPO3, FirstSpirit, Drupal, OpenText WSM - Offline-Erfassung via ios-app

5 Bürgerserviceportale Dienstreiseanträge Mängelmelder Schachtschein Digital-Commerce-Portale Vertriebsmanagement QM-Checklisten Beteiligungsverfahren Genehmigungsverfahren für Bau/Gewerbe Online-Registrierung Pflegeeinrichtungen Prüfprotokolle Anliegenmanagement Kostenvoranschläge Agiles Prozessmanagment intelligente Erfassung der Lebensmittel-Hygiene digitale formu lare Erfassung von Betriebsdaten B2B-Antragsportal u.v.m. Interne Versetzung von Mitarbeitern (Laufzettel) Kfz-Anmeldung Wartungskontrolle PDF-Druckquittungen Bestandsaufnahme Integration von Stammdaten Erfassung medizinischer Gutachten Zeichnungsschein Referenzen (Auszug): XiTrust Secure Technologies GmbH Grazbachgasse Graz, Österreich Niederlassung Wien: Favoritenstraße Wien Österreich Niederlassung Deutschland: Kaarst, Daimlerstraße 8a Kaarst Deutschland XIMA MEDIA GmbH Sudhausweg Dresden, Deutschland