Digitale Archivierung von Akten im DMS

Transkript

1 Digitale Archivierung von Akten im DMS Praxisbericht aus der Gemeinde Neu Wulmstorf

2 Neu Wulmstorf - Vorstellung Kommune mit ca Einwohnern LK Harburg Kurz vor Hamburg Katja Kockmann SGL Zentrale Dienste E-Government Öffentlichkeitsarbeit Zentrale Dienste Projektteam DMS Prozessanpassung und einiges mehr Katja Kockmann, SGL Zentrale Dienste

3 Thema heute: Archivierung im DMS Hintergrund/Einsatz DMS Rahmenbedingungen Aufgabenstellung Klassische Akten Dokumente mit sofortiger Archivierung Fragestellungen Lösungsansätze Ausblick

4 Hintergründiges Ca. 130 Beschäftigte 100 DMS Arbeitsplätze Einführung DMS (CC DMS) im Jahr 2011 Stichtagsumstellung Sukzessive Einführung in 9 Monaten Regulärer Betrieb seit Januar Jahre Erfahrung

5 Einsatzfelder CC DMS in Neu Wulmstorf Akte Flächendeckendes, modernes Steuerungs-, Informations-, Dokumentations- und Arbeitsinstrument DMS DMS Bearbeitung Belastbarer Datenzugriff Reorganisation Aktenablage Prozessoptimierung Verbesserung des Arbeitsumfelds Katja Kockmann, SGL Zentrale Dienste

6 Vorher/Nachher Stand 2009 Speichern im Windows Explorer Persönliches Laufwerk Gruppenlaufwerk Archivstruktur in Outlook Aufwendige Suche Mehrfachablagen Papiergebundene Mitzeichnung Stand heute Vorgangsrelevante Daten im DMS Zugänglich für alle Verantwortlichen Outlookablage deutlich reduziert Mehrfachablage wird durch übergreifende Rechte weiter reduziert Komfortable Suchfunktion Verbesserte Zugänglichkeit der Daten Elektronische Mitzeichnung Katja Kockmann, SGL Zentrale Dienste

7 DMS Archivierung Thema aufgegriffen 2013 Aufgabenklärung Begriffsklärung Beteiligte: Archiv, Hersteller, VM Klärung rechtlicher Rahmenbedingungen Prozessaufnahme, -überprüfung und anpassung an die Erfordernisse des DMS Katja Kockmann, SGL Zentrale Dienste

8 Begriffsklärung Allgemeine Grundlagen: Lebenslauf einer Akte Transferfrist Aufbewahrungsfrist Sprachgebrauch Archiv/Archivierung Ein Wort, drei Interpretationen durch Software(entwickler), Archivarin, Beschäftigte Benutzung in der Software, was passiert? Was bedeutet das? Archivgut

9 Rechtsgrundlagen Was wird für die digitale Archivierung vorgegeben? Rechtlicher Rahmen für Archivierung Keine rechtsverbindlichen Anforderungen für digitale Dateien Hilfreich: TR Resiscan, Bundesarchiv/Beratung, Lebenslauf einer Akte Schaubild Eigene Dokumente Schriftgutordnung Dienstanweisung Archiv Sicheres, beweiserhaltendes Archiv

10 Lösungsskizze Archivierung im DMS

11 Konzentration auf zwei Ziele Erforderliche Metadaten identifizieren und berücksichtigen Beginn mit klassischen Verwaltungsakten mit Aufbewahrungsfrist (klare gesetzliche Regelung vorhanden)

12 Erforderliche Metadaten Als Grundlage für Sortierung Als Grundlage für Automatisierung Als Grundlage für Workflows

13 Erforderliche Metadaten Abgabedatum Titel Laufzeit Ende Transferfrist Ende Aufbewahrungsfrist Aktenart Produktzuordnung Bewertung Dauerhafte Langzeitarchivierung Vernichtung nach Aufbewahrungsfrist Vernichtung aus datenschutzrechtl. Gründen Sperrfrist Name und Ablageort der Papierakte Katja Kockmann, SGL Zentrale Dienste

14 Prozessbeschreibung Akte mit Aufbewahrungsfrist Teil 1: Sachbearbeiter schließt die Akte Akte vorbereiten: Dateiformate prüfen, Dopplungen vermeiden, sichten PDF-Akte erstellen, Teil der Akte Aktendeckblatt Registratur ausfüllen und speichern lebende Akten der Arbeitsbereiche

15 Aktendeckblatt Registratur Beispiel Ausländerakte

16 Teil 2: Bearbeitung Archiv Workflowdienst verschiebt die Akte in den Transferbereich Eigene Ordner und Rechtestrukturen(Produkt plus Aktenart) Archiv prüft Akten auf Anforderung (eigenes Kennzeichen) Archiv prüft über Suchlisten vorhandene Akten und setzt die endgültige Entscheidung im Aktendeckblatt

17 Teil 2: Bearbeitung Archiv Workflow verschiebt Akte in den Bereich Archiv Alle hier abgelegten Ordner werden auch digital archiviert: Dateien werden auf das WORM-Laufwerk verschoben Workflows übernehmen später automatisiert die Vernichtung, bzw. Vorschlag zur Weiterbearbeitung

18 Projektverlauf Teilprojekt Archivierung Start 2013 Aufgabenklärung Begriffsklärung Beteiligte: Archiv, Hersteller, VM 2014 Prozessbestimmung Entscheidung - Umsetzung Software Überarbeitung der Dienstanweisung, Schriftgutordnung 2015 Dokumentbezogene Archivierung: Start Kassenarchiv 2016 Einführung

19 Archivierung für Kassenarchiv Einsatz seit 2015 Im Rahmen der digitalen Rechnungsbearbeitung Schnittstellenlösung CC DMS/Infoma Rechnung mit Status gebucht werden ins Kassenarchiv verschoben Dokumentenindex Rechung plus Arbeitsbereich Kassenarchiv = automatische Archivierung

20 Ausblick Einführung 2. Jahreshälfte 2016 Intensive Begleitung durch Archiv und VM erforderlich Feinschliff hinsichtlich Workflows und Prozess 2017 Dokumentbezogene Archivierung 2017 Akten ohne Aufbewahrungsfrist 2018 Archivierung einzelner Dokumente in Akten in der Bearbeitungsphase