Witten - Universitätsstadt an der Ruhr

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1 Witten - Universitätsstadt an der Ruhr CeBit Forum Marktplatz Kommune 1

2 Ein kurzer Blick auf Witten 1214 erstmals urkundlich erwähnt Kreisangehörige Stadt im Südosten des Ruhrgebietes Seit 1982 Universitätsstadt (Privatuniversität Witten/Herdecke) Stadtverwaltung mit 1400 Mitarbeitenden ca. 800 vernetzte Büroarbeitsplätze ca. 450 Mitarbeitende sind im ECM-System zugelassen ca Akten ca Dokumente CeBit Forum Marktplatz Kommune 2

3 Projektverlauf Beginn der Einführung 2006 nach europaweiter Ausschreibung Start mit einem Piloten 2008 Wechsel in der Projektleitung 2009 Beginn des hausweiten Rollout 2011 Umstellung des Konzeptes Heute: Über 80% im Stammhaus arbeiten mit der E-Akte CeBit Forum Marktplatz Kommune 3

4 Rahmenbedingungen Ressourcen Aktenplan Prozessoptimierung Rechtssicher ersetzend Scannen Schnittstellen Nutzerakzeptanz CeBit Forum Marktplatz Kommune 4

5 Ressourcen Personelle Projektleiter(in) Freistellung, der Größe des Projektes entsprechend Rückhalt der Verwaltungsführung Projektteilnehmende Zeitanteile Finanzielle Investitionen notwendig Es rechnet sich Technische Hardware den Anforderungen angemessen leistungsfähig Software vernünftiges DMS/ECM - System CeBit Forum Marktplatz Kommune 5

6 Aktenplan Die Schriftgutpflege ist dann sinnvoll organisiert, wenn jedes Schriftstück schnell abgelegt und sicher wiedergefunden werden kann. Es darf nicht dem Belieben des einzelnen Bearbeiters überlassen bleiben, nach welchen Kriterien das Schriftgut geordnet wird. Quelle: Eine Aktenstruktur ist notwendig Eine Aktenplannummer wird nicht benötigt Wird der Aktenplan in der Papierwelt gelebt, dann eins zu eins Übertragung in die E-Akte, ansonsten schleichende Einführung durch die Struktur im DMS CeBit Forum Marktplatz Kommune 6

7 Prozessoptimierung Erst Prozessoptimierung dann elektronische Akte Falsch! Erst elektronische Akte dann Prozessoptimierung CeBit Forum Marktplatz Kommune 7

8 Rechtssicher ersetzend Scannen Ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN Schutzbedarfsanalyse Der Schutzbedarf der verschiedenen Datenobjekte leitet sich Großteils aus dem Schutzbedarf des Originals ab, welcher im Rahmen der fachlichen Schutzbedarfsanalyse bestimmt werden muss. Quelle: [BSI-TR03138-A], A.2.4 Exemplarische Schutzbedarfsanalyse der KGSt Verfahrensdokumentation Muster der Vitako Einsatz DMS/ECM - System CeBit Forum Marktplatz Kommune 8

9 Schnittstellen Nicht zwingend für die Einführung der E-Akte notwendig Es müssen keine hochintegrierten Schnittstellen sein CeBit Forum Marktplatz Kommune 9

10 Nutzerakzeptanz Informationsveranstaltung für ALLE zu Beginn des Projektes (innerhalb des umzustellenden Organisationsbereiches) Schulungen Kompetente Ansprechpartner(innen) vor Ort Newsfeed FAQs Servicetage Und vor allem: Machen Sie es einfach! CeBit Forum Marktplatz Kommune 10

11 Nutzerakzeptanz CeBit Forum Marktplatz Kommune 11

12 Nutzerakzeptanz CeBit Forum Marktplatz Kommune 12

13 Nutzerakzeptanz CeBit Forum Marktplatz Kommune 13

14 Nutzerakzeptanz CeBit Forum Marktplatz Kommune 14

15 Nutzerakzeptanz CeBit Forum Marktplatz Kommune 15

16 Kontakt Erfolg hat drei Buchstaben: TUN! Johann Wolfgang von Goethe Thomas Heucken Tel.: : CeBit Forum Marktplatz Kommune 16