eakten einführen Stadt Witten Projekt dms erst Prozesse ändern und dann fachverfahrensbasierte Akten einführen? Weder noch!

Transkript

1 erst Prozesse ändern und dann fachverfahrensbasierte Akten einführen? Weder noch!

2 Was erwartet Sie in den nächsten 20 Minuten? Witten, was ist das? Eine eakte muss her, nun aber hurtig! eakte einführen, wie kann das gelingen? Erst Prozesse fit machen? 5 Fachaktenspezifisches Chaos 6 Hausweite eakte unmöglich und teuer?

3 Agenda Witten, was ist das? Eine eakte muss her, nun aber hurtig! eakte einführen, wie kann das gelingen? Erst Prozesse fit machen? 5 Fachaktenspezifisches Chaos 6 Hausweite eakte unmöglich und teuer?

4 Witten - Universitätsstadt an der Ruhr 1214 erstmals urkundlich erwähnt Kreisangehörige Stadt im Südosten des Ruhrgebietes Strukturwandel Kohle und Stahl Seit 1982 Universitätsstadt 70 qkm, EW, EW/qkm Arbeitslosigkeit ca. 8 % Stadt mit acht Stadtteilen und viel Grün 2016 ca. 450 Mio. Kassenkredite

5 Volker Staupe, Diplom Verwaltungswirt Projektleiter dms bei der seit 2007 dms Schulungen und Beratungsleistungen für Behörden und Firmen, Vorträge CeBIT, neueverwaltung, Jahrestagungen eakte, dms davor: Leitung Rechnungsprüfungsamt Leitung Stabsstelle Verwaltungsreform Leitung Stabstelle Korruptionsprävention Sachgebietsleitung Wohngeld Geschäftsführung vhs Zweckverband (Witten-Wetter-Herdecke) Amt für Wirtschaftsförderung und Liegenschaften Schulamt

6 Agenda Witten, was ist das? Eine eakte muss her, nun aber hurtig! eakte einführen, wie kann das gelingen? Erst Prozesse fit machen? 5 Fachaktenspezifisches Chaos 6 Hausweite eakte unmöglich und teuer?

7 Von 0 auf 100 und das schnell Frau Krause, ich war auf einer Tagung Da hab ich gelernt, Papier durch die eakte Das machen jetzt viele Ich will vorn dabei sein Sie leiten doch und Sie rocken doch Jetzt kümmern Sie sich bitte auch Das schaffen Sie doch locker bis 2017 Ich möchte eine Lösung, die allen Anforderungen der Zeit gerecht wird.

8 und Frau Krause rockt! Schnell ein Projekt auflegen Ein dms muss her Qualifizierte elektronische Signatur TR RESISCAN und TR ESOR Workflows Spezialakten Anbindung Fachprogramm Beschlüsse Kosten Aktenplan

9 Ein Jahr später Viel Geld wurde verbrannt Nichts läuft mehr so richtig Wer seine Aufgabe schaffen möchte, arbeitet heimlich mit Papier weiter Die Mitarbeitenden haben die Nase voll Der Schwung ist dahin dms hat neue Steuerung und Benzinpreiserhöhung als Schimpfwörter weit hinter sich gelassen Lag es an Frau Krause oder den Vorgaben?

10 Agenda Witten, was ist das? Eine eakte muss her, nun aber hurtig! eakte einführen, wie kann das gelingen? Erst Prozesse fit machen? 5 Fachaktenspezifisches Chaos 6 Hausweite eakte unmöglich und teuer?

11 eakte einführen, wie kann das gelingen Durch die richtigen Vorgaben bekommt ihr Dokumentenmanagement Flügel

12 Hilfreiche Voraussetzungen 1. Die Leitung des Hauses ist überzeugt und zeigt das auch! 2. Das Einführen erfolgt in Projektform. 3. Es gibt eine Person, die sich hauptberuflich kümmert. 4. Mit Hochdruck eine eierlegende Wollmilchsau erzwingen das führt zielsicher zum Scheitern. 5. Mit Augenmaß Schritt für Schritt den Weg konsequent beschreiten das sichert den Erfolgt und zwar genauso zielsicher!

13 Einführen - Wie kann das Projekt organisiert sein? Lenkungsgruppe trifft Grundsatzentscheidungen bereitet Beschlüsse des Vorstandes vor besteht aus Projektleitung dms Leitungsebene Organisation und Personal Leitungsebene Datenverarbeitung Datenschutz Archiv Personalrat Rechnungsprüfung

14 Einführen - Wie kann das Projekt organisiert sein? Teilprojektgruppen erledigen das operative Projektgeschäft mit der jeweiligen Aufgabe z.b. Personalakte, allgemeine Sozialhilfe, Ausländerakte Bringen das jeweilige Teilprojekt zum Abschluss bestehen aus Projektleitung dms Mitarbeitenden des jeweiligen Organisationsbereiches Mitarbeitenden der Organisation Mitarbeitenden der Datenverarbeitung Datenschutz Archiv Personalrat

15 Wie kann ein Teilprojekt ablaufen? Kernprojekt/ Vorstand beschließt Projektarbeit ist abgeschlossen Schulung erfolgt Scans landen in der e-akte Teilprojekt wird eingerichtet e-akte wird erstellt Papier verlässt das Haus Bereich arbeitet mit der eakte

16 Agenda Witten, was ist das? Eine eakte muss her, nun aber hurtig! eakte einführen, wie kann das gelingen? Erst Prozesse fit machen? 5 Fachaktenspezifisches Chaos 6 Hausweite eakte unmöglich und teuer?

17 Wer war nun zuerst da?

18 das alte Rätsel Prozess - TUN Betrachtung

19 erst Prozess-dann Programm ist in der Regel richtig, weil man seine Arbeitsweise nicht den Regeln eines Programmes anpassen darf, die vorhandenen und lange Zeit gelebten Prozesse, wie die Erfahrung lehrt, in aller Regel Veränderungspotenzial haben, man durch veränderte, angepasste Prozesse die Schätze hebt, die heute noch gehoben werden können, durch die Prozesssicht Themen wie Wissensmanagement, verkürzte Einarbeitungszeit, Standards, etc. aufleben

20 Warum bricht die eakte diese Regel?

21 Warum bricht die eakte diese Regel? Was ist denn anders beim Einführen einer eakte? Unterscheiden sich die Prozesse Einführen einer Software und Einführen einer eakte? 1. Durch das Einführen der eakte nehme ich das seit Jahren bekannte Wissensmedium Papier weg. Das schafft ein Gefühl der Grundverunsicherung. 2. Eine pakte kennt jeder Mensch im Geschäfts- und Privatleben, eine eakte nur die Wenigsten darunter verstehen viele auch jeweils etwas anderes. 3. Ein neues DV-Programm verbreitet lange nicht so viel Unbehagen und Ungewissheit. 4. Das flächendeckende Einführen einer eakte hat Auswirkungen auf jeden einzelnen PC-Arbeitsplatz das gibt es so gut wie nie. 5. Menschen in diesen Situationen haben häufig Ängste und sind verunsichert.

22 Einführen der eakte Herrschende Meinung was machen alle? Abweichende Meinung was macht Witten? 1. Aktenplan 1. eakte einführen 2. Prozessbetrachtung 2. Prozessbetrachtung 3. eakte einführen 3. Aktenplan

23 Agenda Witten, was ist das? Eine eakte muss her, nun aber hurtig! eakte einführen, wie kann das gelingen? Erst Prozesse fit machen? 5 Fachaktenspezifisches Chaos 6 Hausweite eakte unmöglich und teuer?

24 eakten einführen Wie alles begann.

25

26

27 Agenda Witten, was ist das? Eine eakte muss her, nun aber hurtig! eakte einführen, wie kann das gelingen? Erst Prozesse fit machen? 5 Fachaktenspezifisches Chaos 6 Hausweite eakte unmöglich und teuer?

28 Sozialamt Personalamt Organisationsamt Rechnungsprüfungsamt Jugendamt Ausländeramt Wirtschaftsförderung Vergabeamt Entwässerung Kämmerer Projekt egovernment

29 Kosten für eakte Papierwelt Archiv-Software 350 Anteilige Kosten zentrale Komponenten 100 Wegfall 2 Aktenschränke á Wegfall Archiv 250 Summe Differenz pro Arbeitsplatz 400 Bei 800 betroffene Arbeitsplätze errechnet sich eine Einsparung von insgesamt

30 Kosten Beschleunigung von Arbeitsprozessen (Beispiel Flüchtlinge) Aktenräume werden zu Büroflächen (Standortmiete) Arbeitszeit wird Arbeitszeit, Suchzeit entfällt (Gartner: 40%) Organisationsstruktur des 21. Jahrhunderts (Frontoffice, Backoffice) Unternehmensattraktivität steigt (Telearbeit) Basiskomponente für egovernment (Internet mit Papierdruckern?) Zusammenarbeit, Auskunftsfähigkeit (Aktenzugriff) Mitarbeitende gehen, Wissen bleibt Gestern Telefon und Computer heute eakte?

31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Volker Staupe Projektleiter dms Marktstraße Witten NRW XING.com/profile/Volker_Staupe2