Dokumentenmanagementsystem (DMS) Arbeitsberatung am 19. Dezember 2017

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1 Dokumentenmanagementsystem (DMS) Arbeitsberatung am 19. Dezember 2017

2 Tagesordnung Arbeitsberatung zur Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems 2

3 Dokumentenmanagementsystem und EGovernment Dokumentenmanagementsysten = modular aufgebautes, aufeinander abgestimmtes Werkzeug zum Managen von Dokumenten bzw. Vorgängen. ist ein Softwaresystem, dass im Idealfall alle Informationsflüsse in einer Organisation bündelt und steuert. (Vgl. KGSt M 5/2011 S. 7) analog Formular Fax Aufnahme durch Mitarbeiter digital Formular Web E-Post P O S T E I N G A N G E-Akte E-Poststelle und Digitale Signatur E-Zusammenarbeit E-Langzeitspeicherung E-Vorgangsbearbeitung E-Fachverfahren Dokument Erstellung Registratur Bearbeitung Weiterleitung Zeichnung Ablage (Langzeit)Archivierung Aussonderung (hist.) Archiv E-Scanprozess Datenschutz, Personendaten und Verschlusssachen Komponenten Redaktion Rechteverwaltung Versionierung Speicherung Workflowsteuerung Suchfunktion Archiv E-Goverment Basiskomponentenzentrales egovernmentportal Virtuelle Poststelle Elektr. Zugang, D E-Authentifizierung Servicekonto Formulardienst Elektr. Formulare Zuständigkeitsfinder Behördeninformationen Landesdatennetz (CN) CERT / IT-Sicherheit E-Payment Elektr. Bezahlung und Rechnungslegung Contentmanagementsystem 3

4 EGovernment EGovG (Bund) seit 1. August 2013 in Kraft ThüringerEGovernment-Gesetz (ThürEGovG) 7. November 2017 Schafft rechtlichen Rahmen für informations-technische Zusammenarbeit Land und Kommunen Sicherstellung einheitlicher Verwaltungstätigkeit Nachhaltige Förderung der Einführung elektronischer Verfahren Bis 1. Januar 2019 sollen überall in Thüringen die Voraussetzungen für die elektronische Verwaltungsarbeit bestehen. 4

5 ThürEGovG Zentrale Regelungsinhalte 1. Übersichtlichkeit und einfacher Zugang zu Online Verwaltungsverfahren Über ein zentrales E-Government-Portal für Land und Kommunen soll jede Behörde elektronisch erreichbar sein. 2. Sichere Datenverbindung Für alle zentralen digitalen Verfahren stehen das IT-sicherheitszertifizierte Landesdatennetz und das Thüringer Landesrechenzentrum als Dienstleister zur Verfügung. 3. Servicekonto und sichere Authentifizierung Jeder Bürger, der den neuen Personalausweis nutzt, muss sich künftig nur einmal anmelden und kann dann elektronische Verwaltungsleistungen nutzen. 5

6 ThürEGovG 4. Elektronische Bezahlfunktion Verbindlich müssen Behörden ein elektronisches Bezahlsystem einführen. Das Finanzministerium gibt den Kommunen hier - wie auch bei anderen Vorhaben - Hilfestellung. 5. Durchgängiges elektronisches Verwaltungsverfahren Zentraler Punkt ist die Einführung der elektronischen Akte und Verwaltungsarbeit. Die Thüringer Landesverwaltung soll bis Ende 2022 vollständig auf die elektronische Akte umgestellt werden. Aber auch kommunale Behörden und weitere Institutionen im Freistaat sollen künftig elektronisch arbeiten. 6

7 ThürEGovG Verpflichtungen für Kommunen 5 Abs. 1 Eröffnung eines elektronischen Zugangs 5 Abs. 2 Eröffnung eines elektronische Zugangs zu einem zentralen Portal 5 Abs. 3 Eröffnung eines elektronischen Zugangs im Sinne des D -Gesetzes 6 Angebot von Servicekonten für elektronischen Identitätsnachweis 8 Abs. 1 Elektronische Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen Unternehmen 9 Angebot der elektronischen Abwicklung von Verwaltungsverfahren mit Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen 10 Bereitstellung von Informationen zu Behörden und über ihre Verfahren in dem zentral, öffentlich zugänglichen Portal 12 Einrichtung einer elektronischen Bezahlmöglichkeit) 13 Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen 14 Erleichterung bei der Erbringung von elektronischen Nachweisen 20 Elektronische Kommunikation zwischen Behörden

8 ThürEGovG 25 ebenenübergreifende Zusammenarbeit im EGovernment (1) Das Land und die Kommunen arbeiten beim Ausbau von EGovernment zusammen. Insbesondere sollen einheitliche Dienste und gemeinsame Infrastrukturen genutzt werden. (2) Strategische Abstimmungen werden über den Beirat Kommunales EGovernment gewährleistet. 28 Anschluß LDN und Finanzierung (1) Das Land trägt die Kosten für den Anschluss an das Datennetz. 8

9 Land und Kommunen sind gefordert Vorbereitung: Organisatorisch Finanziell IT Rechnungsprozess modellieren Aktenplan IT-Infrastruktur 9

10 Problem De facto DMS Pflicht von Bund und Land Wirtschaftlichkeit Dokumentenmanagementsystem Finanzen Know-how Zeit (Ausschreibung, Beschaffung, Implementierung) 10

11 EGovernment des Landes Kompatibilität der Dokumentenformate Archivfunktionen Verknüpfung der Basiskomponenten DMS = teuer Hilfe des Landes zur Selbsthilfe der Kommunen 11

12 Beschaffung von DMS unübersichtlicher DMS-Markt dmskompass.de = 359 Lösungen Softselect.de = 164 DMS-Anbieter Bitkomresearch = 28 Anbieter, 34 Produkte fortgeschrittene Spezialisierung Kommunal Bundes- und Landesebene IT-Technologie Sind wir darauf vorbereitet? Sind wir kompetent? 12

13 Warum brauchen wir ein DMS? Kosten (laut EGovG) Beachtliches Entlastungspotenzial, insbesondere im Bereich der Personalausgaben - nach vollständiger Umsetzung Hierzu trägt der rechtlich erstmals ermöglichte Verzicht auf Papier ( 16) bei, der ein erhebliches Einsparpotenzial bei den Sachkosten (v. a. Büroraum für Lagerung und Archivierung) generiert. Des Weiteren ist die Zeitersparnis als Folge der elektronischen Kommunikation anzuführen, die sich in den Personalkosten niederschlägt. Zwar gilt auch hier, dass angesichts der sehr heterogenen Ausgangslage eine seriöse Ermittlung der durchschnittlichen Entlastungspotenziale nicht möglich ist, Einführung von DMS fördern um Kommunen langfristig finanziell zu entlasten 13

14 Warum brauchen wir ein DMS? Optimierung von Arbeitsprozessen und die Einführung der elektronischen Schriftgutverwaltung durch die eakte Maßnahmen auf den Ebenen Europa, Bund und Land Thüringen zur Digitalisierung der Verwaltungsarbeit zwingen uns Bürger erwarten Steigerung der Dienstleistungsqualität Effizienz und Effektivität der Verwaltungsarbeit durch medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung und Dokumentation keine hybride Dokumentenbearbeitung 14

15 Beschaffung von DMS/Beschaffung DMS Was wollen wir genau? Was wollen wir? Beschreibung der Ist-Situation Pflichtenheft (Leistungsbeschreibung) Reg.IP Ausschreibung Auswertung Zuschlag Rahmenvereinbarung oder konkrete Software für jede Kommune 15

16 Beispiel für interkommunale Zusammenarbeit - RegIP Regionale Internetplattform kommunale Arbeitsgemeinschaft Landratsamt Altenburg, Stadt Altenburg, Stadt Jena und Stadt Gera Zweckvereinbarung Vertrag über kommunale Zusammenarbeit Schwerpunkte RegIP Beratungsleistungen (EU-Ausschreibung) Erstellung Pflichtenheft Projektbegleitung (Ausschreibung, Vergabe, Einführung) 16

17 Win-win-Situation für Land, Kommunen und DHGE Win-win-Situation für Land, Kommunen und DHGE Land Thüringen Nutzung egov-labor der DHGE für Blau-Pause Förderung gemeinsamer Landes- und Kommunal-eGovernment-Aktivitäten Aktive Umsetzung EGovG Kommunen Gemeinsames KnowHow, Ggf. gleiche Anwendung Anwendergemeinschaft Sparsamer Ressourceneinsatz DHGE Entwicklung zum Kompetenzcenter KAG Kommunales Finanzwesen egov Labor Rechnungsworkflow 17

18 Was wünschen wir uns: Zusammenarbeit der Kommunen Einsatz professioneller Dienstleister Nachhaltigkeit DMS-Kauf strategischer Wert Stärkung der Zusammenarbeit mit Landes-EGovKomponenten Finanzielle Unterstützung bis zur Vergabe der Leistung Partnerschaft auf gleicher Augenhöhe 18