E-Akte Rechtliche Aspekte. KomFIT Messe Oktober 2016 Dr. Carola Drechsler

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1 E-Akte Rechtliche Aspekte KomFIT Messe Oktober 2016 Dr. Carola Drechsler

2 Umsetzung des Bundes EGov-Gesetzes in SH Agenda 01 Ausgangssituation 02 E-Akte Rechtliche Aspekte 03 Regelungen des EGov Bund 04 Gesetzentwurf zu einer LVwG-Änderung in SH Gesetz zur Modernisierung der elektronischen Verwaltung Schleswig-Holstein. Der echte Norden. Dr. Carola Drechsler - Z12-2

3 01 Ausgangssituation

4 Ausgangssituation Ziele? Ziele für die Einführung einer E-Akte formulieren Verwaltungsmodernisierung? Prozessoptimierung? Elektronische Abarbeitung aller Verwaltungsvorgänge? Leichtere Nachvollziehbarkeit der Verwaltungsarbeit? elektronische Akten für Übermittlung an Justiz? Open Data????? Schleswig-Holstein. Der echte Norden. Dr. Carola Drechsler - Z12-4

5 Ausgangssituation Was brauchen wir? Entscheidung: Vorgangsbearbeitung oder Vorgangsablage? Vorgangsablage: Erstellung von elektronischen Unterlagen, Ausdruck und Ablage der Elektronischen Unterlagen in einer Datensenke Vorgangsbearbeitung: Durchgängig elektronische Bearbeitung eines Verwaltungsvorgangs von Eingang bis Ausgang und Ablage bis Archivierung (Langzeitarchivierung) Schleswig-Holstein. Der echte Norden. Dr. Carola Drechsler - Z12-5

6 Ausgangssituation Was ist zu beachten? Das Übliche: Anforderungen formulieren Lastenheft; wer ist zu beteiligen? Haushaltslage klären Beschlusslage herbeiführen Ausschreibungsverfahren Schleswig-Holstein. Der echte Norden. Dr. Carola Drechsler - Z12-6

7 02 E-Akte Rechtliche Aspekte

8 Ziele Rechtliche Aspekte Was brauchen wir? Abhängig von den Zielen und der Entscheidung sind die rechtlichen Aspekte Vorgangsablage: revisionssichere Ablage Wiederauffindbarkeit Vorgangsbearbeitung: Durchgängig elektronische Bearbeitung eines Verwaltungsvorgangs von Eingang bis Ausgang und Ablage bis Archivierung (Langzeitarchivierung) Schleswig-Holstein. Der echte Norden. Dr. Carola Drechsler - Z12-8

9 E-Akte Aktenrelevante rechtliche Fragestellungen Formvorschriften Aktenrelevanz ersetzendes Scannen gemeinsame Arbeiten Rollen- und Berechtigungsregelungen organisationsrechtliche Fragestellungen elektronische Kommunikation Akteneinsicht Form und Bestimmtheit von Verwaltungsakten und Beweiserhaltungswerte Rechtliche Risiken des Einsatzes Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 9

10 E-Akte Arbeitsrechtliche rechtliche Fragestellungen Arbeitsrechtliche Fragestellungen: Vorteile: Risiken: Stärkere Autonomie im Hinblick auf Zeit und Ort der auszuübenden Tätigkeit Daher Vereinbarkeit von privaten Belangen mit dienstlichen Belangen Intensivierung und Entgrenzung von Arbeit Erweiterung von Steuerungs- und Überwachungsmöglichkeiten der Beschäftigten Notwendigkeit einer ständigen Weiterqualifikation der Arbeitnehmerschaft Arbeitstechnische Fragestellungen: Arbeitsplatzausstattung Datenschutzrechtliche Fragestellungen: Zugriff auf sensible Daten Telearbeit Auswertungsmöglichkeiten des Verhaltens der Mitarbeiter Schleswig-Holstein. Der echte Norden. Dr. Carola Drechsler - Z12-10

11 03 Regelungen im Bundes-EGov- Gesetz

12 Ziel des Bundes-EGov-Gesetzes Ziel des E Government Gesetzes ist es, durch den Abbau bundesrechtlicher Hindernisse die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern. Das Gesetz soll dadurch Bund, Ländern und Kommunen ermöglichen, einfachere, benutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 12 Dr. Carola Drechsler - Z12 -

13 Optionale Vorgaben Einführung der E-Akte Einführung des ersetzenden Scannens Akteneinsicht Prozessoptimierung Elektronische Bereitstellung von Informationen zum Verfahrensstand Weiterführende Regelungen für eine Open Data Strategie des Landes Schleswig-Holstein. Der echte Norden. Dr. Carola Drechsler - Z12-13

14 04 Gesetzentwurf zu einer LVwG- Änderung in SH Gesetzliche Anforderungen an E-Aktensysteme in SH

15 Vorschläge zu einer LVwG-Änderung in SH EGovG Bund Gesetzentwurf zu einer Änderung des LVwG SH 1 Geltungsbereich 2 Elektronischer Zugang zur Verwaltung 3 Information zu Behörden und über ihre Verfahren in öffentlich zugänglichen Netzen 4 Elektronische Bezahlmöglichkeiten 4a E-Rechnung 5 Nachweise 6 Elektronische Aktenführung 7 Übertragen und Vernichten des Papieroriginals 8 Akteneinsicht 9 Optimierung von Verwaltungsabläufen und Information zum Verfahrensstand 10 Umsetzung von Standardisierungsbeschlüssen des IT- Planungsrates 11 Gemeinsame Verfahren 12 Anforderungen an das Bereitstellen von Daten, Verordnungsermächtigung 13 Elektronische Formulare 14 Georeferenzierung 15 Amtliche Mitteilungs- und Verkündungsblätter 16 Barrierefreiheit - 52 a Abs. 5 bis 8 52 b Elektronischer Zugang zur Verwaltung 150 a Elektronische Zustellung von D -Diensten 52 c Information zu Behörden und über ihre Verfahren in öffentlich zugänglichen Netzen 52 g Elektronische Zahlungsverfahren 52 a Abs. 6, 7; d Elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung 52 e Ersetzendes Scannen 52 f Akteneinsicht in elektronische Akten 52 d Abs. 4 (und bereits in 5 EGovG SH geregelt) - (bereits in 8 LDSG geregelt) (bereits nach 8 und 11 IZG SH möglich) 52 c Abs. 3 8a GDIG 329 a Amtliche Mitteilungs- und Verkündungsblätter 52 h Barrierefreiheit 70 a LHO Elektronische Rechnungen Schleswig-Holstein. Der echte Norden. Dr. Carola Drechsler - Z12-15

16 Grundnorm: 52 d LVwG-GE Elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung (1) Akten können ausschließlich elektronisch geführt werden. Die Vorgangsbearbeitung kann ausschließlich elektronisch erfolgen. (2) Die Landesbehörden sollen ihre ab den in den Sätzen 2 und 3 benannten Zeitpunkten angelegten Akten elektronisch führen und elektronisch bearbeiten. Zu diesem Zweck sollen die obersten Landesbehörden bis spätestens 31. Dezember 2017 die elektronische Akte einführen. Die Landesbehörden im nachgeordneten Bereich sollen bis zum 1. Januar 2018 mit der Einführung und Umsetzung der elektronischen Verwaltungsarbeit und der Vorgangsbearbeitung begonnen haben. Dies gilt nicht für Landrätinnen und Landräte, sofern sie als allgemeine untere Landesbehörde tätig werden, und soweit wichtige Gründe einer elektronischen Aktenführung entgegenstehen. (3) Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 16

17 52 d LVwG-GE Elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung Absatz 1: elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung Absatz 2: Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung Revisionssichere Speicherung, elektronische Verarbeitung, Ersatz der Schriftform revisionssichere Speicherung, elektronische Verarbeitung, Ersatz der Schriftform Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 17

18 52 a LVwG-GE Elektronische Kommunikation Absatz 5: elektronische Nachweise Absatz 6: Anforderung elektronischer Nachweise Absatz 7: Einwilligung einholen Absatz 8: Verschlüsselungsverfahren Revisionssichere Speicherung, elektronische Verarbeitung verschiedene elektronische Transportwege akzeptieren revisionssichere Speicherung, elektronische Verarbeitung, verschiedene elektronische Transportwege akzeptieren revisionssichere Speicherung, elektronische Verarbeitung, Vorhalten von Zertifikaten usw. Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 18

19 52 b LVwG-GE Elektronischer Zugang zur Verwaltung Absatz 1, 2: elektronische Dokumente mit qes, D Absatz 3: Identitätsnachweise im Verfahren verschiedene elektronische Transportwege akzeptieren, revisionssichere Speicherung, elektronische Verarbeitung, Zertifikatserneuerung Zuordnung und revisionssichere Speicherung der Identitätsnachweise Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 19

20 52 c LVwG-GE Informationen zu Behörden und Verfahren Absatz 1: Informationen zu Behörden Informationen aus dem E- Aktesystem möglich Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 20

21 52 e LVwG-GE Ersetzendes Scannen Absatz 1: Erzeugung elektronischer Dokumente aus Papierform ersetzendes Scannen, rechtssicheres Scannen und revisionssicheres Speichern Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 21

22 52 f LVwG-GE Akteneinsicht in elektronische Akten Aktenausdruck, Bildschirmanzeige, elektronische Übermittlung rechtssicher Aktenausdruck, rechtssichere revisionssichere Bildschirmanzeige Rechtssicher Übermittlung von Akteninhalten Schleswig-Holstein. Der echte Norden. 22

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dr. Carola Drechsler Zentrales IT-Management Z carola.drechsler@stk.landsh.de