Entwicklungsstand und Perspektiven eakte in der Berliner Verwaltung

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1 Entwicklungsstand und Perspektiven eakte in der Berliner Verwaltung Jahrestagung eakte 22. November 2011 Manfred Pasutti Senatsverwaltung für Inneres und Sport , Folie Nr. 1

2 Agenda Warum ist die landesweit einheitliche Einführung notwendig? - Notwendigkeit und Nutzen - Was ist beabsichtigt? - politische Ziele für das Vorgehen im Land Berlin Was wurde erreicht? - geschaffene Rahmenbedingungen Wie soll es weitergehen? - Berliner Umsetzungskonzept - Weg der Umsetzung , Folie Nr. 2

3 Notwendigkeit landesweit einheitlichen Einführung I rechtskonforme Aktenführung Parallelität von Papierakten und elektronischen Medien aufheben Kostenfaktor redundanter Ablagesysteme senken tagtägliche Medienbrüche bei der Arbeit verringern Zukunftsfähigkeit der Berliner Verwaltung veränderte Erwartungen von Mitarbeitenden, Bürgern, Unternehmen elektronische Kommunikation / Zusammenarbeit verbessern , Folie Nr. 3

4 Notwendigkeit landesweit einheitlichen Einführung II finanzielle und demografische Rahmenbedingungen Stelleneinsparungen, Arbeitsverdichtungen ausgleichen demografischen Wandel begegnen hohe Arbeitsaufwände verringern Heterogenität der DMS-Landschaft in der Berliner Verwaltung diverse Einzelprojekte mit individuelle Angeboten Effizienzverluste durch Heterogenität Vorgangssysteme tw. nur als komfortable Ablage genutzt lizenzrechtliche Beschränkungen des aktuell angebotenen Produktes , Folie Nr. 4

5 Nutzen Rechts- und Beweissicherheit des Verwaltungshandelns sichern komplexe Verwaltungsprozesse vereinfachen Bearbeitungs-, Durchlauf- und Suchzeiten verringern ebenenübergreifende, elektronische Verwaltungsabläufe und Kommunikation erleichtern Online- Transaktionen ermöglichen Zugang zu Dienstleistungen erleichtern Dienstleistungsqualität auf hohem Niveau anbieten Reduzierung Raumbedarf für Aktenhaltung und Archivierung größere Flexibilität bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen Reduzierung Speicherplatzbedarf für - Kommunikation , Folie Nr. 5

6 politische Zielsetzung 14. Februar 2011 Beschluss Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung 16. August 2011 Senatsbeschluss Umstellung bis zu 50% der IT-gestützten Büroarbeitsplätze bis 2016 landeseinheitliches Diensteangebot zur Unterstützung des gesamten Lebenszyklus einer Akte systematische und technische Einheitlichkeit dezentrale Verantwortung zentrale Finanzierung und Bereitstellung von externer Unterstützungsleistung für erste Umstellungsprojekte vorab Entwicklung landesweites Umsetzungskonzept , Folie Nr. 6

7 bislang geschaffene Rahmenbedingungen rechtlich Überarbeitung GGO I Entwurf egovg Gleichstellung elektronische u. papiergebundene Aktenführung elektronische Systeme als Regelfall definiert wirtschaftlich Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Annahme einer 90%igen Umstellung Betrachtungszeitraum zehn Jahre = positiver Kapitalwert rd. 635 Mio. Euro organisatorisch technisch Organisations- und Umsetzungshandbuch Landesreferenzmodell erfolgreiche Einzelprojekte Aktenrelevanz, Einscannen von Schriftgut, Veraktung s, Umgang mit elektr. Signaturen, Langzeitspeicherung, Aussonderung etc. Musterprozesse, Konzeptansätze f. Schulungen Anforderungen an Funktionalität, Konfiguration, Schnittstellen, Performance, Ergonomie etc. zur Zeit rd Nutzende , Folie Nr. 7

8 Berliner Umsetzungskonzept zur landesweiten Einführung Erarbeitung mit externer Unterstützung und gemeinsam mit der Hauptverwaltung und den Bezirken Vergabeverfahren für die Unterstützungsleistung startet in diesem Jahr wesentliche Inhalte: Benennung erforderliche Ressourcen in den einzelnen Häusern Konzeption eines Veränderungs- und Akzeptanzmanagements Risikoanalyse Klärung von Fragen zu zentraler Posteingang, Digitalisierung, landesweite Verteilung, Migrationsaufwände, Sicherheit, Schulung, Langzeitspeicherung etc. Schnittstellen zu relevanten Systemen konzeptionelle Vorüberlegungen für dezentrale Umsetzungen Definition des Leistungsumfanges der externen Beratung für erste Umstellungsprojekte , Folie Nr. 8

9 nächste Schritte Konzeption Beschluss Vorbereitung Umsetzung bis ca. Mitte 2012 Mitte Hälfte 2012 ab 2013 organisatorische und technische Aspekte finanzielle und personelle Auswirkungen einführende Bereiche Masterkonzepte zur Nutzung in einführenden Behörden auf Grundlage des Konzeptes im Senat und Rat der Bürgermeister Beschluss über Umsetzung Toolauswahl Schulungskonzept Auswahl externe Unterstützungsleistung Proof of Concept Aufbau Dienstangebot in geeigneten, vorher festgelegten Bereichen zentrale Finanzierung externe Beratung der ersten Projekte zentrale Koordination und laufende Information SenInnSport , Folie Nr. 9

10 weitere Informationen Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage Manfred Pasutti Senatsverwaltung für Inneres und Sport Referatsleiter ZS C Verwaltungsentwicklung und egovernment Telefon manfred.pasutti@seninnsport.berlin.de , Folie Nr. 10