Einführung eines landeseinheitlichen Zusammenarbeitsystems in der Landesverwaltung Brandenburg

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1 Einführung eines landeseinheitlichen Zusammenarbeitsystems in der Landesverwaltung Brandenburg Mit EL.DOK BB soll vorerst in der Ministerialverwaltung des Landes Brandenburg - bis 2011 die elektronische Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung eingeführt werden. Auf der gleichen Plattform wird ein Kabinettfinformationssystem (EL.KIS) abgebildet, in dem die Kabinettreferatsmitarbeiter aller Ministerien/der Staatskanzlei zusammenarbeiten. Als drittes System wird EL.ZA zur ressortübergreifenden Zusammenarbeit bereit gestellt, auf das alle Beschäftigen der Ministerien/Staatskanzlei Zugriff haben. EL.ZA soll um Echzeitarbeitskomponenten ergänzt werden, es dient dem Informationsaustausch, der behördenübergreifenden Dokumentenabstimmung, der Gremienarbeit und der Projektarbeit bis hin zur Aussonderung. Andrea Kubath Referatsleiterin, Ministerium des Innern Brandenburg

2 : egovernment-fokus am 18. Sept zum Thema Dokumenten-Management und Langzeitarchivierung Einführung eines landeseinheitlichen Zusammenarbeitsystems in der Landesverwaltung Brandenburg Plattform zur Zusammenarbeit: EL.DOK BB E-Aktenhaltung E-Vorgangsbearbeitung Sitzungsmanagement g ecollaboration EL.ZA EL.DOK BB VIS/MLUV EL.KIS

3 Strategie Sicherstellung der Zukunfts- und Innovationsfähigkeit der Landesverwaltung Brandenburg durch Vernetzung von Menschen, Organisationen und IT-Systemen durch Bereitstellung einer integrierten, flexiblen egovernment-plattform für die medienbruchfreie Verwaltungs(zusammen)arbeit Projektgrundlagen EL.DOK BB Kabinettbeschluss vom 26. Juni Zentrale Finanzierung und Mitteleinstellung im Epl. 20 Kabinettbeschluss Nr. 734/08 vom 8. April Einführung eines einheitlichen DMS/VBS in der Landesverwaltung - Pflicht der Ministerien zur elektronischen Aktenhaltung u. Vorgangsbearbeitung ab Systemeinführung - Zentraler Betrieb, zentrale Schulung - Eigenverantwortliche tli Einführung in den Ministerien/der i i Staatskanzleit bis spätestens 2011 Abschluss Vergabeverfahren April 2008 Projektbeginn Juni 2008

4 EL.DOK-IT-Architektur 2500 User 200 CU Stand: Dez Vorhaben I E-Aktenhaltung Bisher galt die Papierakte als das Original und die Dateien als Hilfsmittel Paradigmenwechsel Jetzt gilt die E-Akte als das Original und Papier als Hilfsmittel

5 Vorhaben II E-Vorgangsbearbeitung EL.DOK BB beschleunigt die Abwicklung der behördlichen Prozesse und befreit von Logistik. Mit- und Schlusszeichnungen können bereichsübergreifend elektronisch vollzogen werden. Mehrfachsichtung und zeichnung als Funktionen für Führungskräfte Vorhaben III Sitzungsmanagement EL.DOK BB integriert die Anwendung eines elektronischen Kabinettinformationssystems (EL.KIS). EL.KIS bildet das komplette Kabinettverfahren von der abstimmung bis zur Beschlussfassung im Kabinett ab. Kabinettreferatsmitarbeiter nutzen ressortübergreifend das System

6 Vorhaben IV E-Collaboration EL.DOK BB integriert EL.ZA, mit dem erstmals virtuell ressortübergreifend zusammengearbeitet werden kann. Zum Beispiel können Dokumente gemeinsam, zeitgleich abgestimmt oder Projekte gemeinsam bearbeitet und veraktet werden, Gremienarbeit inklusive EL-Architektur (Gesamtstrategie) EL.DOK BB Dienstleistungs- EL.NORM portal Brandenburg: Zuständigkeitsfinder, Virtuelle Poststelle, Formularserver... EL.ZA VIS/MLUV EL.KIS ELVIS SAP PerIS Altregistratur EL.ARCHIV Urkundszwischenarchiv

7 Prozessorientierte Zusammenarbeit: Beispiel Normgebung (I). EL.DO K. EL.KIS. EL.ZA. EL.KIS. EL.DO K. EL.KIS Entwurf einer Kabinettvorlage: Gesetzesentwurf mit Formatierungs- hilfe: enorm Hausabstimmung Vorbereitung der Kabinettsitzung Einleitung der Dokumentenabstimmung auf Arbeitsebene Einholung der Mitzeichnung initiieren abstimmung Mitzeichnung vornehmen notwendige hausinterne Vorgangsbearbeitung Durchführung und Nachbereitung der Kabinettsitzung Übermittlung der Gesetzesinitiative über XDOMEA (PDF und Word) Ministerium Staatskanzlei alle Ministerien u. Staatskanzlei Staatskanzlei alle Ministerien u. Staatskanzlei Staatskanzlei Prozessorientierte Zusammenarbeit: Beispiel Normgebung (II). EL.KIS. ELVIS. EL.NOR M.. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Kabinettsitzung Übermittlung der Gesetzesinitiative Vorbereitung, Durchführung der Landtags-. sitzung elektronische Abstimmung Ausfertigung des Gesetzes Elektronische Normenverkündung Abgabe an das Urkundszwischenarchiv Aufbe- wahrung im Urkundszwischenarchiv Archivierung Staatskanzlei Landtag Ministerium der Justiz Landeshauptarchiv Landeshauptarchiv

8 Die emotionale Kurve bei Veränderungen Verweigerung Identifikation H E U T E Angst Widerstand Wut Erkundung Akzeptanz M O R G E N Depression Veränderungsmanagement als wichtiges Strategieelement zur Sicher- stellung des Projekterfolges (Fokus auf die Menschen) die Menschen auf die Veränderung vorbereiten (rollenbezogen) Projekthindernisse durch Verhalten von Menschen frühzeitig erkennen die Veränderungsbereitschaft initiieren/fördern negative Reaktionen abmildern, Leistungseinbrüche begrenzen/produktqualität halten helfen Projektförderer sensibilisieren/mobilisieren

9 Erfolgsfaktoren für die Veränderung Qualifizierung der Projektzuständigen Aktive und sichtbare Unterstützung der Leitung (Schirmherrschaft) Vorbildfunktion der Führungskräfte Häufige und offene Kommunikation der Leitungskräfte über das Erfordernis der Veränderung Einsatz personeller und finanzieller Ressourcen (z. B. Akzeptanzmanager) Leitungsspitze Promotor Projektteam Veränderungs- Management Führungskräfte Projektunterstützende Funktionen Beteiligung der Mitarbeiter Zusammenfassung Eine Systembasis zur Unterstützung der allgemeinen Verwaltungsarbeit EL.DOK als subsidiäres egovernment-system Zentrale Finanzierung, Betriebsführung und Fortentwicklung Organisationsflexibilität und Zukunftsfähigkeit erhalten/schaffen Prozessorientiertes Arbeiten unterstützen Konsequente Einbettung in die egovernment-gesamtstrategie Danke für Ihre Aufmerksamkeit!