Digitale Vorgangsbearbeitung
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- Bella Schäfer
- vor 7 Jahren
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1 Digitale Vorgangsbearbeitung Nutzen und Potenziale aus der Integration von < im Internet> und <Vorgangsbearbeitung> Forum II: im Internet Effizienter Staat Berlin, Harald Schumacher Geschäftsführer b.i.t.consult GmbH b.i.t.consult GmbH
2 1. Status des E-Government Transaktion Kommunikation Information Transaktionen zwar Zukünftig: technisch möglich sehr geringe Verbreitung qual. E-Signatur geringe Elektronischer Nutzung Personalausweis novelliertes Postzustellgesetz E-Verwaltungszugang De.mail ist die Ausnahme keine rechtsverbindliche im Internet Kommunikation Feedbackkommunikation unzureichend flächendeckendes Angebot verfügbar breites Angebot verfügbar geringer Standardisierungsgrad b.i.t.consult GmbH 2
3 2. Verwaltungsabläufe sind Multimediale Prozesse Ohne Medien- und Prozess- Integration effiziente Vorgangsbearbeitung nicht möglich! - Kernprozesse sind multimediale Prozesse - Der ist das am häufigsten genutzte Inputmedium Kernprozess = hohe Fallzahl und Ressourcenbindung Alle Angaben in % 100% =Menge der kommunalen Kernprozesse Aussage: X% der Kernprozesse nutzen Medium Y Mehrfachnennungen b.i.t.consult GmbH 3
4 3. Prozess- und Medienintegration mit Hybrid- Vorgang E-Government Portal im Internet + Digitale Vorgangsbearbeitung im Internet - Digitalisierung & Input-Mgmt. Print & Output-Mgmt. Archivierung b.i.t.consult GmbH 4 E-Poststelle
5 4. Frühe Wertschöpfung: intelligent Scannen Das Service-Niveau der Digitalisierung steht in direktem Zusammenhang mit der in Fachprozessen erreichbaren Prozess-Effizienz (Automationsgrad) Mehrwert- Dienste Prozess- Automationsdienste Basis- Dienste Service-Level und Wertschöpfung 1 2 b.i.t.consult GmbH Integration alternativer Posteingangskanäle Auslieferung der Original-Dokumente Zwischenarchivierung der Original-Dokumente 12 On-Demand Bereitstellung von Original-Dokumenten 7 Effiziente Effiziente
6 5. Funktionen: Posteingang E-Poststelle Online Strukt. Online Portal Online Online Formular Service Fachverfahren Zwischen- Archiv Gateway Online Gateway E-Poststelle: sbearbeitung De.Mail egvp Annahme Posteingang: sstempel Quittierung Archivierung (VPS/ Governikus ) Manuelle Zuordnung (Clearing) Maschinelle Zuordnung (Matching) VBS / DMS Digitalisierung Indizierung Verzeichnis / Archiv Posteingang Verzeichnis- Dienste (Matching) b.i.t.consult GmbH 6
7 6. Funktionen: Postausgang E-Poststelle Nachweis Zustellung Gateway Online Adress- Verzeichnis: OLB- Empfänger XOR Portal Online Zustellung Online : Verzeichnis: Postausgang Gateway Print Druck Zustellung DMS Indizierung Output- Dokument Fachverfahren Konvertierung Output- Dokument E-Poststelle: sbearbeitung b.i.t.consult GmbH 7
8 7. Erweiterte E-Government IT-Architektur (Basis SOA) Vorsprache Telefon Online Online Zugang (Kunde) Extranet Zugang (Intermediär) Intranet Zugang (Mitarbeiter) Mobiler Zugang (Mitarbeiter) Telefon Online Vorsprache DOC E-Government Portal bzw. Desktop (Prozess-) Portal (Composite Application Plattform, Desktop/Taskflow) E-DOC DOC Logistik-Service Bündeln Zustellen Scan-Service Registrieren Input Digitalisieren Indizieren Mgmt. / Extrahieren Service Aufklären Weiterleiten Vorgangssteuerung (Workflowmanagement System/bus) Servicesteuerung (Middleware, Servicemanagement System/bus ) Sonst. Verzeichnisdienste Elektronische Vorgangsbearbeitung Virtuelle Poststelle E-Signatur Servicebibliothek (Service Repository) E-Governmnent Basiskomponenten E-Poststelle Identity Management Customer Management E-Shop-Systems E-Payment Systems Content Management Knowledge Management Formular Management Dokumenten- Mgmt. & sonstige Basiskomponenten Document Management Fachverfahren HKR-System EWO-Melde-Register sonstige Fachverfahren Sonstige Web-Services Versand-Mgmt Nachweis erbringen. zustellen Versenden Print-Mgmt Freimachen. Output Couvertieren Mgmt. Drucken / Weiterleiten PRINT- Registrieren Service Indizieren konvertieren Output-Mgmt Fach- Verfahren Input Mgmt. SCAN- Zuordnen DOC b.i.t.consult GmbH 8 Anwendungsarchitektur und Netzinfrastruktur
9 8. Postbearbeitungsprozess: Optimierung! Frachtpost annehmen Frachtpost zustellen Postausgang Frachtpost 2 post annehmen 14 Posteingang (post) öffnen 5 Postzustellung (post) vorbereiten 6 Postzustellung (post) durchführen 7 Postausgang (post) 3 post abholen -- Zuordnen: (Abteilung) -- Recherchieren: (Zuordnung Abt.) --Sortieren: (Postfach Abt., Zustellung Abt.) -Persönlich -Leiter -Offene Zustellung -Ablage pflegen -Akte pflegen 9 12 Posteingang (Fachabteilung) Posteingang (Sachbearbeiter) Postausgang (Fachabteilung) Postausgang (Sachbearbeiter) -Drucken -Kuvertieren -PZA erstellen -Akte pflegen b.i.t.consult GmbH 9
10 9. Kostenwirkung der digitalen Postbearbeitung Kostenwirkung digitaler Vorgangsbearbeitung bei Kosten für: Dokumenten Logistik der Verwaltung Kosten IST-Prozess 100 % Digitaler Post 105 % Digitaler Post 72 % Digitaler Vorgang 23 % b.i.t.consult GmbH 10
11 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? b.i.t.consult GmbH 11
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