Auf dem Weg zum Digital Office ECM im Mittelstand. Jürgen Biffar Vorstandsvorsitzender Bitkom-Kompetenzbereich ECM Berlin, 7.

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1 Auf dem Weg zum Digital Office ECM im Mittelstand Jürgen Biffar Vorstandsvorsitzender Bitkom-Kompetenzbereich ECM Berlin, 7. September 2017

2 Mittelstand: Gut informiert rund um das Digital Office Welchen der folgenden Begriffe könnten Sie gut erklären? Invoicing Inputmanagement Workflow Management (Web-)Content Management Document Capturing Business Process Management Archivierung Digital Asset Management Records Management Information Life Cycle Management Enterprise Content Management Outputmanagement Collaboration Management Elektronische Akte Dokumentenmanagement Management Electronic Report Management 2 Basis: Alle Befragten (n=755) Quelle: Bitkom Research

3 Im Mittelstand herrscht noch das analoge Büro vor Setzt Ihr Unternehmen aktuell eine Lösung für das Dokumentenmanagement ein? Mittelstand Großunternehmen davon unternehmensweit 33% 90% 34% davon unternehmensweit 90% Ja Nein Weiß nicht / ka 3 Basis: Alle Befragten (n=755) Quelle: Bitkom Research

4 Unternehmensweite Lösungen sind im Mittelstand die Ausnahme Setzt Ihr Unternehmen aktuell eine unternehmensweite Lösung für Dokumentenmanagement ein? 11% 81% der Mittelständler setzen auf eine unternehmensweite Lösung der Großunternehmen setzen auf eine unternehmensweite Lösung 4 Basis: Alle Befragten (n=755) Quelle: Bitkom Research

5 Buchhaltung und Vertrieb sind digitale Vorreiter im Mittelstand In welchen Unternehmensbereichen setzt Ihr Unternehmen Dokumentenverwaltung ein? Buchhaltung, Finanzen, Controlling 49% Marketing & Vertrieb 44% Einkauf 38% Personalwesen Kundenbetreuung Geschäftsleitung 24% 27% 26% Logistik Produktion 15% 17% Forschung, Entwicklung 5% 0% 20% 40% 60% 80% 5 Basis: Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeiter, die DMS- bzw. ECM-Lösungen nicht unternehmensweit einsetzen (n=156); Mehrfachnennungen möglich Quelle: Bitkom Research

6 Mittelstand erkennt nicht alle Chancen des Digital Office Welche Aufgabenbereiche werden mit einer DMS- bzw. ECM-Lösung im Unternehmen unterstützt? Rechnungsbearbeitung 39% 70% Dokumentenmanagement 34% 78% Archivierung 32% 71% Inputmanagement (z.b. Posteingang) 26% 61% -Management 25% 49% Outputmanagement (z.b. Drucken) Collaboration Management 18% 17% 49% 61% Mittelstand Großunternehmen Wissensmanagement (z.b. Wiki) 4% 17% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 6 Basis: Unternehmen, die DMS- bzw. ECM-Lösungen einsetzen (n=391); Mehrfachnennungen möglich Quelle: Bitkom Research

7 Möglichkeiten des Digital Office werden nicht ausgeschöpft Welchen Nutzen erzielt Ihr Unternehmen mit dem Einsatz von DMS- bzw. ECM-Lösungen? Schneller Zugriff auf Informationen 85% 92% Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust 76% 84% Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit 68% 81% Prozesse automatisieren 58% 84% Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien 57% 76% Prozess-Kosten senken 52% 61% Mittelstand Großunternehmen Höhere Datenintegration 43% 70% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 7 Basis: Unternehmen, die DMS- bzw. ECM-Lösungen einsetzen (n=391); Mehrfachnennungen möglich Quelle: Bitkom Research

8 Für das Digital Office ist keine eigene Fachabteilung notwendig Wie viele interne Mitarbeiter werden für die Betreuung der DMS- bzw. ECM-Lösung benötigt? 2 bis 4 Mitarbeiter 80% mehr als 4 Mitarbeiter Weiß nicht/k.a. 0% 9% 11% bis zu 1 Mitarbeiter 1,1 Mitarbeiter sind im Durchschnitt im Mittelstand für die Betreuung der DMS- bzw. ECM-Lösung notwendig 8 Basis: Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeiter, die DMS- bzw. ECM-Lösungen einsetzen (n=259) Quelle: Bitkom Research

9 Cloud und SaaS kommen im Mittelstand an Welches Modell wird für Betrieb bzw. Nutzung der DMS- bzw. ECM-Software angewendet?* Eigenbetrieb (On-Premise) 59% 95% Hosting (Extern, Private Cloud) Public Cloud 5% 5% 0% 44% Bereitstellungsform Lizenzkauf 81% 99% Miete 1% 1% Abrechnungsmodell Nutzungsgebühr (SaaS) 4% 0% % 20% 40% 60% 80% 100% Basis: Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeiter, die DMS- bzw. ECM-Lösungen einsetzen (n=259) *zu 100% fehlende Werte»weiß nicht/k.a.«quelle: Bitkom Research

10 Digital Office: Jeder fünfte Mittelständler will jetzt einsteigen Plant Ihr Unternehmen in nächster Zeit Investitionen in ein umfassendes DMS- bzw. ECM-System? Mittelstand Großunternehmen 6% 18% 10% 8% 8% Erstbeschaffung Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffung 29% 68% Keine Weiß nicht / k.a. 53% 10 Basis: Alle Befragten (n=755) Quelle: Bitkom Research

11 Mittelstand: Meist entscheidet der Chef persönlich Wer hat maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidung in eine neue ECM-/DMS-Lösung? Geschäftsleitung IT-/EDV-Bereich Fachabteilung (Anwender) 12% 45% 33% 57% 77% 86% Mittelstand Großunternehmen 11 Basis: Alle Unternehmen (n=755); Mehrfachnennungen möglich Quelle: Bitkom Research

12 Erwartungen des Mittelstands an das Digital Office nehmen zu Welchen Nutzen erwarten Sie von einer DMS- bzw. ECM-Lösung, damit sich die Investition lohnt? Schneller Zugriff auf Informationen Höhere Datenintegration 39% 89% 84% 89% Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust 71% 83% Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien 57% 76% Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit 53% 65% Prozesse automatisieren 53% 65% Prozesskosten senken 50% 63% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 12 Basis: Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeiter (n=608); Mehrfachnennungemöglich Quelle: Bitkom Research

13 Digital Office: Wo der Mittelstand die Trends sieht Wie relevant sind diese Trends für den Einsatz einer DMS bzw. ECM-Lösung in Ihrem Unternehmen? 92% IT- und Datensicherheit 86% Connectivity Integration von ECM/DMS mit Fach- und Office-Anwendungen 81% Usability 49% Business Collaboration / Teamarbeit 40% Cloud Computing 39% Big Data / Smart Data 13 Basis: Alle Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeiter (n=608), Mehrfachnennungen möglich Quelle: Bitkom Research

14 Digital Office Conference September 2017 München #doc ausgesuchte Fachvorträge 4 Diskussionsrunden 4 Themeninseln: 12 Workshops Arbeitsplatz von morgen Digitalisierung der Kundenkommunikation Digitalisierung von Verwaltungs- & Finanzprozessen Digitalisierung von Distributions- & QM-Prozessen Erfahrungsaustausch mit den Experten der Partner

15 Auf dem Weg zum Digital Office ECM im Mittelstand Jürgen Biffar Vorstandsvorsitzender Bitkom-Kompetenzbereich ECM Berlin, 7. September 2017