E-Verwaltung mit Microsoft Office und SharePoint - die Ontogenese der Aktenbearbeitung
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- Vincent Ursler
- vor 6 Jahren
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Transkript
1 E-Verwaltung mit Microsoft Office und SharePoint - die Ontogenese der Aktenbearbeitung Michael Orthey, Dipl. Ing. Techn. Informatik Teamleiter DMS/Workflow, Business Division Applications MATERNA GmbH
2 Agenda Begrüßung Firmenvorstellung Elektronische Verwaltungsarbeit E-Zusammenarbeit E-Akte mit dem MATERNA eakte-basispaket eakte-basispaket mit OpenText Langzeitspeicherung und Aussonderung E-Vorgangsbearbeitung E-Fachverfahren (Ausblick) Schlussbetrachtung MATERNA GmbH
3 MATERNA-Unternehmensgruppe Dr. Winfried Materna Helmut an de Meulen Bremen Hamburg Berlin Großbritannien Dänemark Schweden Niederlande Deutschland Polen Finnland Tschechien Slowakei Österreich Schweiz Rumänien Dortmund Düsseldorf Bad Vilbel Heidelberg Erlangen Dresden 155 Mio. Umsatz (2011, vorl.) Mitarbeiter Gegründet 1980 Italien Bulgarien Göppingen München MATERNA GmbH
4 Government Services von MATERNA Behördenkommunikation Automatisierung von Fachaufgaben Beratungsleistungen Behördendarstellung Zuständigkeiten & politischer Auftrag Prozesse zu Bürgern und Wirtschaft Verwaltungsinterne Verfahren Organisationsberatung Prozessberatung Interne Kommunikation Vorgangsbearbeitung Change Management Behördenportale Fachanwendungen Mitarbeiterportale Beratungsergebnisse MATERNA GmbH
5 Kompetenzen und strategische Partner DMS/VBS Mehr als 20 Jahre erfolgreich im Dokumenten- Management- und DMS/VBS-Markt tätig Umfangreiches Know-how in Archivierung, DMS, Workflow, -Management, Postbearbeitung, Output-Management Team aus über 12 DOMEA -zertifizierten Mitarbeitern speziell für die Behördenbetreuung Entwicklung des eakte-basispaketes Team aus über 14 SharePoint-zertifizierten Mitarbeitern speziell für die Behördenbetreuung Microsoft Technologie Partner im Beta-Programm MATERNA GmbH
6 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Akte E-Akte E-Fachverfahren E-Fachverfahren Quelle:
7 E-Zusammenarbeit Anforderungsüberblick Kollaborationsmöglichkeiten Projekträume, virtuelle Arbeitsräume Diskussionsforen Wiki (Weborientierte Textsysteme) Blog (öffentlich geführtes Tagebuch z. B. zu Fachthemen) Wissensmanagement muss 3 Faktoren vereinigen: Mensch, Organisation und Technologie Lässt sich grundsätzlich von SharePoint 2010 bereitstellen MATERNA GmbH
8 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Akte E-Akte E-Fachverfahren E-Fachverfahren Quelle:
9 Anforderungen elektronischer Verwaltungsarbeitsplatz E-Akte Aktenplan Bestandsverzeichnis Aktenbildung Vorgangsbildung Aktenzeichen Geschäftszeichen Ordnen Registrieren Bereitstellen Langzeitspeicherung Rechts- und Beweissichere Aufbewahrung Recherche MATERNA GmbH
10 Features: MATERNA eakte-basispaket Aufbewahrung Registrierung Zugriffsberechtigung Aktenplan Wiedervorlage Recherche Bereitstellung MATERNA GmbH
11 Intuitiv Dokumenten-Management aus Microsoft Office Microsoft SharePoint im Hintergrund MATERNA GmbH
12 Die Schreibmaschine des 21 Jahrhunderts MATERNA GmbH
13 Arbeitsplatz der Zukunft Dokumentenbearbeitung Wiedervorlage Aktenführung MATERNA GmbH
14 Benutzerdialoge des eakte-basispakets Recherche Aktenablage Volltextsuche Parametersuche Akten Vorgänge Dokumente Office Schriftstückverwaltung und Anhang Dateisystem Office-Dokument Dokumentvorlagen Metadatendialoge Akte und Vorgang Dokumente Webbrowser Verwaltung Aktenverwaltung Dokumentvorlagen Kennzeichendefinition Organisationseinheiten Website-Sammlungen Berechtigungen MATERNA GmbH
15 Rechte und Zugriffskonzept SG 1 Lesen/Anlegen Akten Lesen Fachadmin Lesen Vorgänge Lesen/Anlegen Sachbearbeiter SG 2 Akten Lesen Vorgänge Lesen/Anlegen Sachbearbeiter Lesen Optional MATERNA GmbH
16 Skalierbarkeit der Anforderungen: eakte-basispaket Verfassen eines Schriftstücks Anlegen einer Wiedervorlage Posteingang Recherche der Akte Anlegen eines Vorgangs Zuordnen der - Anhänge zum Vorgang ::: Szenario ::: Posteingang verbuchen und Rückantwort erstellen MATERNA GmbH
17 Schritt 1: Bearbeitung des Posteingangs MATERNA GmbH
18 Schritt 2: Recherche der Akte MATERNA GmbH
19 Schritt 3: Anlegen eines Vorgangs MATERNA GmbH
20 Schritt 4: Zuordnung der -Anhänge zum Vorgang MATERNA GmbH
21 ... und Auflistung der übernommenen Dokumente MATERNA GmbH
22 Schritt 5: Anlegen einer Wiedervorlage MATERNA GmbH
23 und erneutes Öffnen des Vorgangs über den Kontext MATERNA GmbH
24 und erneutes Öffnen des Vorgangs über den Kontext MATERNA GmbH
25 und erneutes Öffnen des Vorgangs über den Kontext MATERNA GmbH
26 Schritt 6: Erstellung eines Antwortschreibens MATERNA GmbH
27 und Ablage des neuen Schriftstücks zum Vorgang MATERNA GmbH
28 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Akte E-Akte E-Fachverfahren E-Fachverfahren Quelle:
29 Featureliste Nintex Design, keine Programmierung: Grafische Oberfläche Erweiterung über SDK möglich Verbindung zu Drittsystem über Standards: SOAP, REST, WebDAV, Exchange Server, SQL Leichter Ex-/Import Features: Zustandsautomat (Zirkulation, Status, Wiederholung) Ad-hoc Delegieren Standardlaufwege für Benutzer Berechtigungen, Versionierung für Workflows MATERNA GmbH
30 Mitzeichnungsworkflow für die Vorgangsbearbeitung Abgelehnt Abgelehnt Abgelehnt Sachbearbeiter Vorgang Status: Vorlage SG-Leiterin Genehmigt Genehmigt Referatsleiter Abteilungsleiter Mitzeichnen Mitzeichnen Schlusszeichnen Danach: Vorgang Status: z.d.a. MATERNA GmbH
31 Vorgangsstatus ändern Vorgangsstatus wird in Vorlage geändert Daraufhin startet der Workflow in SharePoint MATERNA GmbH
32 Benachrichtigung über eine Workflowaufgabe MATERNA GmbH
33 Mitzeichnungsaufgaben MATERNA GmbH
34 Vorgang z.d.a. verfügt MATERNA GmbH
35 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Langzeitspeicherung E-Akte E-Akte E-Fachverfahren E-Fachverfahren Quelle:
36 Lebenszyklus von Vorgängen innerhalb der E-Akte Initiieren Bearbeitung abgeschlossen Transfer Abschluss Bearbeitungszeit Transferfrist Transfer ins Archiv Übernahme Aussonderung Aufbewahrungsfrist (1) Anlegen eines Vorgangs innerhalb der E-Akte (2) Vorgangsbearbeitung (3) Aufbewahrung der zugehörigen Akten für Dauer der Transferfrist im Sharepoint (4) Transfer der Akten in das Archiv - Zugriff über die E-Akte bleibt erhalten (5) Automatisierte Aussonderung nach Ablauf der Aussonderungsfrist MATERNA GmbH
37 OpenText Archive Server mehr als nur ein Ablageort Transparenz Retrieval Entlastung Governance MATERNA GmbH
38 SharePoint-Inhalte im Langzeitspeicher MATERNA GmbH
39 OpenText Award: Best Partner Solution 2012 MATERNA GmbH
40 Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E- Vorgangsbearbeitung E-Akte E-Akte E-Fachverfahren E-Fachverfahren Quelle:
41 Content Management Interoperability Services (CMIS) Ausgangslage Herausforderungen Lösung fachspezifische Anwendungen proprietäre Schnittstellen kein einheitlicher Zugriff Inkompatibilität schwieriger Datenaustausch aufwendige Integration standardisierte Schnittstelle Abstraktion von Objekten und Funktionen Einheitliche Oberfläche Einfacher Austausch Investitionsschutz Fachverfahren Fachverfahren Fachverfahren MATERNA GmbH
42 DOMEA in SharePoint SharePoint CMIS Consumer MATERNA GmbH
43 Fachverfahren und SharePoint via CMIS Microsoft SharePoint Fachverfahren Zusammenarbeit Oberfläche Office-Integration Aktenplan Geschäftszeichen Spezifisch auf Fachaufgabe ausgerichtet Komplexität Viele Fachverfahren, Daten für eakte Ablage in ein CMIS-System (wie eakte Basispaket) Integration beider Systeme Nutzung der jeweiligen Stärken Investitionsschutz MATERNA GmbH
44 weitere Lösungsvariante via CMIS (z. B. Bestandsschutz DOMEA) E- Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit E-Akte E-Fachverfahren
45 DOMEA und SharePoint via CMIS Microsoft SharePoint OpenText DOMEA Zusammenarbeit Workflow-Komponenten Oberfläche Office-Integration Bis Aktenrelevanz, dann Übergabe per CMIS an DOMEA Aktenplan aktenrelevante Ablage Struktur Akte/Vorgang/Dokument Geschäftszeichengenerierung Integration beider Systeme Nutzung der jeweiligen Stärken Investitionsschutz MATERNA GmbH
46 Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Michael Orthey, Dipl. Ing. Techn. Informatik Teamleiter DMS/Workflow, Business Division Applications MATERNA GmbH
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