WAS LEISTET EIN MODERNES DOKUMENTENMANAGEMENT

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1 WAS LEISTET EIN MODERNES DOKUMENTENMANAGEMENT Frieder Engstfeld Senior Consultant EIM

2 ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT

3 E-AKTE IN DER DISKUSSION Vorschriften, Rechtsnormen eakte bis 2020 gemäß EGovG eakte in der Justiz bis 2020 (FördElRV), Gesetzentwurf zur Einführung der elektronischen Akte in Strafsachen Haushaltsgrundsätzegesetz 2009: HGB Konformität von Behörden, GOBD Europäische ejustice Initiative fordert den europaweiten erv Das kommende egovg in NRW verbleiben: 4 Jahre 10 Monate 15 Tage 3

4 MERKMALE DER E-AKTE Eine elektronische Akte im Sinne dieses Konzepts ist eine logische Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger oder verfahrensgleicher Vorgänge und/oder Dokumente, die alle aktenrelevanten E- Mails, sonstigen elektronisch erstellten Unterlagen sowie gescannten Papierdokumente, die sogenannten Schriftstücke (Dateien) umfasst und so eine vollständige Information über die Geschäftsvorfälle eines Sachverhalts ermöglicht Rechtsstaatsprinzipien: Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns Aktenmäßigkeit Aktenplan Vollständigkeit Nachvollziehbarkeit Aus: Organisationskonzept der elektronischen Verwaltungsarbeit, BMI

5 E-AKTE = ELEKTRONISCHER AKTENSCHRANK

6 WAS MÜSSEN eakte UND eaktenschrank LEISTEN? EINE NUTZENMEHRUNG DURCH DAS E BEI DER AKTE Dezentrale Verfügbarkeit Gleichzeitigkeit Durchsuchungsfähigkeit zu jeder Zeit von jedem Ort Durchlaufzeitreduzierung Die Integrationsfähigkeit Wirtschaftlichkeit Schnelle Anpassbarkeit Erfüllung der Vorgaben SGV UND GOBD 6

7 WELCHE INHALTE UND FUNKTIONEN DES eaktenschrankes MÜSSEN WIR BETRACHTEN? Akten, Vorgänge, Dokumente anlegen, ordnen, aufbewahren, bereitstellen Versionen Metadaten Berechtigungssystem Aktenplan, Aktenbestandsverzeichnis Regelwerke Suche Lebenszyklus Was sagt das Organisationskonzept dazu? Die eakte muss die Authentizität (Echtheit), Integrität (Unveränderlichkeit), Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Löschbarkeit (Datenschutz), Lesbarkeit und Verkehrsfähigkeit des elektronischen Schriftguts bis zum Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfristen und der Aussonderung gegenüber dem zuständigen staatlichen Archiv sicherstellen a.a.o. S. 19 f 7

8 AUS DEM ELEKTRONISCHEN AKTENSCHRANK WIRD DIE eakte ALS DIENST Mitarbeiter unterwegs Zusammenarbeit Prozess- Teilnehmer Registratur eakte CMIS E-Akte Suche Fachverfahren Umlauf (ad hoc) Sachbearbeitung 8

9 ROLLEN UND ARBEITSSITUATIONEN Mitarbeiter unterwegs 9

10 ROLLEN UND ARBEITSSITUATIONEN Fachverfahren Freie Suche in allen Neuanträgen im E-Akten-System sucht alle neu angelegten Bafög-Akten mit dem entsprechenden Anfangsbuchstaben des Nachnamens Bildschirmkopie freundlicherweise bereitgestellt von IT.NRW 10

11 ROLLEN UND ARBEITSSITUATIONEN Sachbearbeitung 11

12 ROLLEN UND ARBEITSSITUATIONEN Prozess- Teilnehmer 12

13 ROLLEN UND ARBEITSSITUATIONEN Registratur E-Akte

14 ROLLEN UND ARBEITSSITUATIONEN Umlauf (ad hoc) 14

15 ROLLEN UND ARBEITSSITUATIONEN Suche 15

16 ABER ICH HABE DOCH DIE FACHVERFAHREN Eigene Datensilos Zugriff nur über Fachverfahrensoberfläche Interoperabilität? SAP Dokumente im FV Flexible Nutzung Mobil Zentrale Zusatzdienste Input-Managment, Sicherung, Output- Management Zentralisierte Rechenzentren

17 ZIEL: ZENTRALE DATENHALTUNG DEZENTRAL GENUTZT Mitarbeiter unterwegs Zusammenarbeit Prozess- Teilnehmer Registratur eakte CMIS E-Akte Suche Fachverfahren Umlauf (ad hoc) Sachbearbeitung 17

18 DIE E-AKTE KOMMT Meißel + Binse (Ägypten) Rohrfeder + Griffel (Athen, Rom) (Gänse-) Kielfeder Stahlfeder Füller teinplatte oder Ton (1714) Schreibmaschine Wachstafel (1888) Kugelschreiber Papyrus Papier (1938) Computer eakte

19 WER HEUTE ANFÄNGT, HAT DIE CHANCE, MITZUGESTALTEN Ihre Fragen? Auch im Nachhinein gerne unter