DOKUMENTENMANAGEMENT UND REVISIONSFÄHIGE ARCHIVIERUNG MIT SHAREPOINT 2010

Transkript

1 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen DOKUMENTENMANAGEMENT UND REVISIONSFÄHIGE ARCHIVIERUNG MIT SHAREPOINT Bonner Microsoft -Tag für Bundesbehörden - 03./ Stefan Rechter, stefan.rechter@hpa.hamburg.de, Leiter Einkauf Bau- und Dienstleistungen, HPA Sven Maier, sven.maier@hansevision.de, Leiter BU SharePoint HanseVision

2 HanseVision Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen Unsere Vision(en) Wir sind SharePoint. Partnerschaft realisiert Visionen. Status Quo Seit über 12 Jahren Erfahrung mit SharePoint Seit August 2011 Tochter der Bechtle Gruppe Wir vereinen über 70 SharePoint Experten Mehr als 1000 erfolgreiche SharePoint Projekte

3 Bechtle AG Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen Bechtle & BUND Einer der kontinuierlichsten Rahmenvertragshalter im Bund u.a. beim BeschA des BMI IT Amt Rahmenverträge mit Dienstleistungs- Portfolio (Auszug) für ganzheitliche Lösungen/ Projekte Storage mit EMC² Virtualisierung mit Citrix 2./3. Rechnerebene Notebook etc. Dedizierter Bereichsvorstand für Öffentliche Auftraggeber Zahlen & Fakten (2011): Mitarbeiter an über 60 Standorten Gesamtumsatz Bechtle AG: 1,99 Mrd. Umsatz mit Öffentlichen Auftraggebern: 534 Mio.

4 Arbeitsteilung Stefan Rechter 4

5 1. Daten & Fakten zum Hamburger Hafen und zur HPA Hafengebiet: Landflächen: Wasserflächen: ha ha ha Öffentliche Straßen im Hafen: 150 km Brücken im Hafen: 147 Hafenbahn-Gleisanlagen: 289 km Stefan Rechter 5

6 2. Daten & Fakten zum Hamburger Hafen und zur HPA Länge Kaianlagen und Uferbauwerke: 51 km Kaimauern für Seeschiffe: 37 km Liegeplätze für Seeschiffe: 320 Davon Großschiffsliegeplätze: 38 Beschäftigte der HPA: Davon: Mitarbeiter 199 Beamte 66 Auszubildende Stefan Rechter 6

7 Unsere Hauptaufgaben sind: Ausbau und Erhalt der Wettbewerbsposition des Hamburger Hafens unter aktuellen Bedingungen der Weltwirtschaft Erweiterung bestehender Terminalkapazitäten inklusive ihrer optimalen Anbindung bei laufendem Betrieb des Hafens Betrieb und Instandhaltung der bestehenden Hafeninfrastruktur sowie der öffentlichen Infrastruktur im Hafen Verbesserung der Balance zwischen Ökonomie und Ökologie Stefan Rechter 7

8 AUSGANGSSITUATION + LÖSUNG Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

9 Ausgangssituation bei der HPA Umsetzung von drei bedarfsgerechten Lösungen: Vertragsmanagement/Vertragsarchiv Korruptionsprävention Archivierung und vorgangsbasierter Zugriff auf Vergaben/Verträge Künftig Auswertungen und Reporting Rechnungsarchiv Späte Archivierung von Rechnungen Barcode-Erkennung Rechnungs Scan und automatische Anreicherung von Metadaten Technisches Archiv Ablösung von Bestandsarchiv (Fabasoft) Migration von Bestandsdokumenten Restrukturierung der Objektstrukturen -> Mapping auf SAP-Objektstruktur

10 Komponenten der HPA-Lösung Vorgangsbasierte Ansicht auf archivierte Dokumente ( Dynamische Akte ) Regelwerk Arbeitsbereich Archiv-Container Importer SAP Integration Scanner Import Altbestand aus Fabasoft

11 Architektur der Lösung Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen 1 Übergabe an das Archiv 2 3 Physikalische Ablage 4 Konvertierung PDF/A & Regelverarbeitung Metadaten, Protokollierung, Referenzen

12 DEMO DER HPA-LÖSUNG Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

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22 Erweiterung von SharePoint

23 Archivierung

24 Anzeige Dokument ist archiviert

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26 ZUSAMMENFASSUNG + FAZIT Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

27 Vorteile der HPA-Lösung Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen Bedarfsgerecht Die Lösung erlaubt bedarfsgerechte Fachlösungen Ist mit der empfohlenen SharePoint Informationsarchitektur kompatibel Erste Lösungen: Vergaben, Technische Zeichnungen, Rechnungsarchiv Unabhängig/Flexibel Ist unabhängig von der Produktpolitik eines Archivherstellers Dynamische, suchbasierte Akte ist extrem flexibel Modularer Aufbau erlaubt hohe Flexibilität Zukunftssicherheit Einfache Migrations- und Upgradefähigkeit für künftige SharePoint Versionen Basiert auf der MS Strategie für Archivierung/Records Management Vorgehensmodell für Umsetzung für bedarfsgerechte Lösungen mit Microsoft SharePoint auf Basis des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit Über BUND-Rahmenverträge der Bechtle beschaffbar

28 VISION 2015 Evolutiver Migrationspfad Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit mit SharePoint 2015 Sukzessive Substitution von DOMEA Altanwendungen durch native SharePoint e-akte/fachverfahren oder dauerhafte Koexistenz mit einheitlichem SharePoint FrontEnd. 2013/ Anbindung existierender DOMEA Altprodukte (OpenText, FAVORIT & Documentum z.b. über CMIS) - Implementierung von Schnittstellen in SharePoint - Anbindung von ARIS (Model to Execute) 2012 Native Microsoft SharePoint Umsetzung des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltungsarbeit

29 Fazit - Warten lohnt nicht Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen Starke Partnerschaft Existierende Bechtle & BUND Rahmenvereinbarungen Langjährige HanseVision SharePoint-/Projekt-Expertise Lösung für revisionsfähige Archivierung mit SharePoint ist erfolgreich implementiert DMS, VBS und Kollaborationsfunktion in einer Oberfläche (SharePoint) Einfache Migrations- und Upgradefähigkeit für künftige SharePoint Versionen Unabhängig von der Produktpolitik eines Archivherstellers Statt proprietärem Produkt bieten wir erprobtes Vorgehensmodell Ist im Sinne des Organisationskonzepts Elektronische Verwaltung Umsetzung bausteinbasierter, bedarfsgerechter Lösungen und Fachverfahren Ansätze und Migrations-Szenarien für VBS-/DOMEA-Kunden sind vorhanden Und wann starten wir gemeinsam durch?

30 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Ihre Ansprechpartner bei der HanseVision/Bechtle HanseVision: Sven Maier - sven.maier@hansevision.de Lorenz Goebel lorenz.goebel@hansevision.de Bechtle: Jörg Terschüren - joerg.terschueren@bechtle.com Christian Maierhofer - christian.maierhofer@bechtle.com