BOS 2: Digital Co-creation Application Lifecycle Management ein wichtiger Baustein der digitalen Verwaltung am Beispiel der Senatskanzlei Hamburg.

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1 BOS 2: Digital Co-creation Application Lifecycle Management ein wichtiger Baustein der digitalen Verwaltung am Beispiel der Senatskanzlei Hamburg. Berlin 13. März 2018 Axel Schubert

2 Inhalt 1. Ausgangssituation 2. Nutzen und Ziele 3. Projektdurchführung 4. Herausforderungen 5. Ausblick 2

3 1. Ausgangssituation I Senatsauftrag (2013): Aufbau eines Bestands- Portfoliomanagements Senatsbeschluss (2015): Verfahrensvorschrift IT- Projekte (VV-IT) Für alle bestehenden und zukünftigen IT-Verfahren, um die Kosten- und Zeitstabilität dieser Verfahren systematisch zu sichern Verfahrensrichtlinie für alle IT-Vorhaben, um die Kosten- und Zeitstabilität von IT- Projekten zu sichern 3

4 1. Ausgangssituation II Globalfond In der FHH werden IT-Vorhaben (Projekte) zentral von der Senatskanzlei finanziert und entschieden Fachverfahren IT-Verfahren werden über Betriebsmittel der Behörden und Landesbetriebe finanziert Infrastruktur Die IT-Infrastruktur (Intranet, Mailsysteme) wird zentral beschafft und durch den Senat finanziert Dataport Dataport ist zentraler Dienstleister für die FHH und verwaltet technisch die IT-Verfahren und die IT-Infrastruktur 4

5 1. Ausgangssituation III Vorprojekt Ermittlung von marktgängigen Systemen und Machbarkeitsstudie Ausschreibung Europaweite Ausschreibung für ein integriertes Portfoliosystem Anbieterauswahl Kein einzelner Software-Anbieter war in der Lage beide Bereiche (Anwendungs- und Projektportfolio) gemeinsam anzubieten Entscheidung Fujitsu übernimmt Generalunternehmerschaft für zwei Anbieter (Software AG und CA Technologies) 5

6 1. Ausgangssituation IV Projekt Teilprojekte Neue IT-Verfahren Inhalt Basiert auf Produkt APM APM Verwaltung von (Daten zu) IT-Verfahren Alfabet (Software AG) ALM PPM PPM Verwaltung und Steuerung von IT-Vorhaben CA PPM (CA Technologies) Entwicklung und Betreuung von IT- Applikationen über deren gesamten Lebenszyklus 6

7 2. Nutzen und Ziele Transparenz Informationen über die IT-Verfahren und IT-Vorhaben sowie ihre Abhängigkeiten untereinander in einem zentralen System. Aufwand reduzieren Kosten sparen Betriebssicherheit Anfragen der Bürgerschaft zu IT-Verfahren und IT-Vorhaben lassen sich mit den zentral und einheitlich verfügbaren Daten schneller beantworten. Frühzeitige Ablösung überfälliger IT-Verfahren. Zusammenlegung ähnlicher IT-Verfahren und IT-Vorhaben. Vorausschauende Planung der Ablösung von IT-Verfahren. Sicherstellen, dass alle relevanten Komponenten der Systemlandschaft auch zukünftig verfügbar und miteinander kompatibel sind. 7

8 3. Projektdurchführung I Projekt Application Lifecycle Management (ALM) zeitlicher Rahmen 03/2018 Konzept, Lastenheft Ausschreibung und Auswahl Teilprojekt APM Application Portfolio- Management Aufbau RZ 2, Feinspezifikation, Konfiguration, Abnahme Rollout: Welle 0 Rollout / Etablierung in der FHH Abschluss, Releasewechsel FL Start RZ² Teilprojekt PPM Project Portfolio Management PM-Werkzeuge Pilotphase PM Prozesse/ Kosten Rollout Verwaltung von IT-Vorhaben in PPM

9 3. Projektdurchführung II Application Portfolio Management (APM) Anforderungsaufnahme, Feinkonzeption und Umsetzung wurde analog des Wasserfallmodels durchgeführt Anforderungsaufnahme erfolgte in 8 Workshops mit den Mitarbeitern aus den IT-Abteilungen der Behörden und Landesbetriebe Produktionsaufnahme in mehreren Wellen in den verschiedenen Behörden und Landesbetrieben Entwicklung von Schnittstellen zu anderen zentralen IT-Verfahren (AD, HMDK, Exchange, SAP, CMDBs bei Dataport ) Qualifikation von ca. 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den Behörden 9

10 3. Projektdurchführung III Projekt Portfolio Management (PPM) Anforderungsaufnahme, Feinkonzeption und Umsetzung wurde analog des agilen Projektmanagements in 5 Sprints und 2 Rollouts durchgeführt In den 5 Sprints wurden die IT-Abteilungen, die Haushaltsabteilungen, das Projektwissenscenter und das zentrale Controlling beteiligt Pilotierung der Projektmanagementfunktionalitäten mit sechs IT-Vorhaben in unterschiedlichen Behörden im Sommer 2017 gestartet Anbindung von anderen zentralen IT-Verfahren (SAP, AD, ZUVEX) Durchführung der Schulungsmaßnahmen für ca. 300 Mitarbeiter ab Mai

11 4. Herausforderungen Verfügbarkeit Umsetzung Komplexität Akzeptanz Datenqualität Einhaltung des Projektplanes trotz vieler beteiligter Projektakteure bei Auftraggeber und Auftragnehmer Abwägung Standardfunktionalität vs. Programmierung Fast zeitgleiche Einführung von zwei Verfahren mit unterschiedlicher Usability und überschneidenden Benutzerkreis Nutzen insbesondere für APM wurde / wird auf dezentraler Ebene nicht gesehen Durch Akzeptanzprobleme und durch unzulängliche Zuliefersysteme wird die Qualität der Daten (und Nutzen) gemindert 12

12 5. Ausblick I APM aktuell: zentrale, einheitliche Verwaltung aller IT-Verfahren der FHH Basisdaten Verknüpfung von: IT-Verfahren untereinander, IT-Verfahren mit SW-Komponenten, IT-Verfahren mit Verträgen und Vertragskosten, IT-Verfahren mit Ist-Kosten aus der SAP-Kernverwaltung, Standardberichte PPM aktuell: klassisches Projekt- und Projektportfoliomanagement Fokus IT-Projekte Phasenstruktur Meilensteinplanung Risikomanagement Kostenplanung Kostencontrolling IT- Planungsprozess Dashboards / standardisierte Berichte / Adhoc-Reporting 13

13 5. Ausblick II Weiterentwicklungsmöglichkeiten Engere Verzahnung zwischen APM und PPM, Umsetzung weiterer Schnittstellen und Kopplung mit anderen Systemen (ARIS, JIRA) Ausbau der Standardisierung durch organisatorische Maßnahmen zur verpflichtenden Nutzung Weiterentwicklung des Portfoliomanagements und der strategischen Ausrichtung Einbindung von weiteren Planungs- und Entscheidungsprozessen Integration eines Ideenmanagements und des agilen Projektmanagements 14

14 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! Fragen? 15