Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen. Ein Vortrag von... Benjamin Borucki Andreas Merz Projekt-Portfolioplanung im Unternehmen

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Waldemar Baumann
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1 Ein Vortrag von... Benjamin Borucki Andreas Merz

2 Agenda Begriffsklärung Die Ausgangslage Die Voraussetzungen Das Vorgehen Vor- und Nachteile der Projektportfoliotechnik

3 Begriffsklärung (1) Portfoliotechnik Begriff stammt aus Geldanlagebereich (1952 Wertepapier-Portefeuille ) Allgemeines Instrument der Strategischen Planung Gibt vereinfachten Überblick über Unternehmenssituation (statt Probleme einzelner Produkte zu beschreiben)

4 Begriffsklärung (2) Portfoliotechnik Beispiel für ein Portfolio-Diagramm:

5 Die Ausgangslage (1) Steigender Kostendruck für Unternehmen Verursacht durch... Preiswettbewerb Abnehmendes Wirtschaftswachstum Schwache Kapitalmärkte => Notwendigkeit der Kräftebündelung; Überprüfen der Rentabilität von Projekten

6 Die Ausgangslage (2) Zentrale Rolle des Projektmanagements Großteil der Innovationen über Projekte Hohe Investitionen in (IT-)Projekten gebunden Einfluss der Projektrisiken auf Wettbewerbssituation und Kostenstruktur des Unternehmens

7 Die Ausgangslage (3) Wichtige Fragen der Planung Welche Projekte... - sind unbedingt notwendig? - sind nicht mehr wirtschaftlich? - müsste man abbrechen? - bringen erhofften Nutzen? - kann / soll man sich leisten?

8 Die Voraussetzungen (1) Projekt-Portfolioplanung nicht isoliert durchführbar sondern ausgehend von der strategischen Unternehmensplanung Kernaussagen der Unternehmensstrategie ausreichend für Projektbewertung

9 Die Voraussetzungen (2) Checkliste für Projektbewertung Welcher Einfluss auf Produktqualität? Unterstützung welcher Vertriebskanäle? Veränderung welcher Geschäftsprozesse? Richtiger Ausbau der Anwendungsarchitektur? Vertragen mit (geplanter)it-infrastruktur? Veränderungen für Mitarbeiter? Akzeptanz am Markt?

10 Das Vorgehen (1) Vorbereitung Aufstellung eines Bewertungssystems Parameter der Unternehmensstrategie müssen bekannt sein Bewertungssysteme zur Portfolioplanung immer unternehmensspezifisch Praktikabilität wichtiger als Scheingenauigkeiten Management definiert Kosten / Wirtschaftlichkeitsziele

11 Das Vorgehen (2) Vorbereitung Überprüfung aller möglichen Projekte Sammeln von Projektideen Miteinbezug/Aufbereitung bereits laufender Projekte Nur grob geplante Projekte in Bewertung e

12 Das Vorgehen (2) Bewertung Erfolgt durch Mitarbeiter (dezentral) Zentrale Qualitätssicherung (Controlling) Thema Abbruch von Projekten: Notwendigkeit für Abbruch Abbruchfähigkeit (point of no return) e

13 Das Vorgehen (3) Priorisierung Bewertete Projekte in Rangfolge bringen Gemeinsame Betrachtung von Strategischer Bedeutung, Wirtschaftlichkeit, Projektvolumen Differenzierte Darstellungen notwendig Abhängigkeiten der Projekte untereinander beachten Muss-Projekte unverzichtbar Kriterien oft externer Natur (z.b. gesetzliche Vorschriften) e

14 Das Vorgehen (4) Planung Zeitliche Einordnung der Projekte Kapazitätsabgleich (Projektportfolio umsetzbar?) Priorisierung und Planung iterativ durchlaufen => abgestimmtes Portfolio e

15 Fehlerquellen in der Portfolioplanung (1) Bewertung oft subjektiv Unterschätzen von Folgekosten Nutzenabschätzung nicht fundiert belegt Zu viele Muss-Projekte Laufende Projekte nicht kritisch genug betrachtet e

16 Fehlerquellen in der Portfolioplanung (2) Nichtdurchführung des Ressourcenabgleichs Akzeptanzprobleme bei Beteiligten Nichtdurchführung der Qualitätssicherung Zu seltene Durchführung der Priorisierung e

17 Ergebnis einer sauber durchgeführten Portfolioplanung Anzahl der Projekte und Projektumfang au das Nötigste beschränkt Thematische Überschneidungen minimiert Kräftebündelung => höhere Performance e

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