Bundesministerium des Innern Referat O 5 Qualitätsmanagement in der Bundesverwaltung

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1 Bundesministerium des Innern Referat O 5 Qualitätsmanagement in der Bundesverwaltung

2 Ausgangslage (1): an Komplexität zunehmende Aufgaben in höherer Qualität mit weniger Ressourcen (Demografie, Haushaltskonsolidierung) Globalisierung und neue technologische Entwicklungen machen eine Kompetenzsteigerung der Behörden und Beschäftigten der Bundesverwaltung bei der Qualitätssicherung und -verbesserung von Verwaltungsleistungen und -prozessen notwendig.

3 Ausgangslage (2): Regierungsprogramm Zukunftsorientierte Verwaltung durch Innovationen der Bundesregierung aus dem Jahre 2006: Förderung des Qualitätsmanagements in der Bundesverwaltung ist ein wichtiges Instrument für eine nachhaltige Steigerung der Effektivität und Effizienz sowie der Bürgernähe des Verwaltungshandelns

4 Ausgangslage (3): Auftrag des RPA Der Rechnungsprüfungsausschuss (RPA) des Deutschen Bundestages hat am 29. Januar 2009 die zögerliche Einführung des Qualitätsmanagements in der Bundesverwaltung festgestellt und kritisiert. Der Bundesrechungshof hat dem federführenden Bundesministerium des Innern in diesem Zusammenhang empfohlen, eine geeignete Einführungsstrategie für Qualitätsmanagement als Leitungs- und Führungsinstrument zu entwickeln, seine Unterstützungsleistungen neu auszurichten und zu bündeln sowie eine angemessene Mittelausstattung sicherzustellen.

5 Maßnahmen zum Auf- und Ausbau von QM in der Bundesverwaltung (1): Rahmenorientierung QM Das BMI hat den Entwurf einer so genannten Rahmenorientierung QM für die Fortentwicklung von QM in der Bundesverwaltung erarbeitet. Dieser Entwurf wird derzeit mit den Ressorts abge-stimmt. Er ist die Basis für das Vorgehen der Behörden und die Weiterbildung der Mitarbeiter. Gleichzeitig stellt er die Grundlage für die zukünftige Fortentwicklung dar. Die Inhalte der Rahmen-orientierung ergeben sich aus dem nachfolgenden Schaubild.

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7 Definition Qualitätsmanagement: Qualitätsmanagement (QM) wird als Oberbegriff für alle Tätigkeiten, Führungsaufgaben und Methoden definiert, die zur Planung, Sicherung, Verbesserung und Prüfung der Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung gehören. ist somit ein Managementkonzept, das der strategischen Steuerung des Verwaltungshandels und damit der Verwaltungsmodernisierung dient.

8 InformationsM 12 Audits QM-Ausbau Mitarbeiterbefragung GesundheitsM 3 14 Ziel-VB WissensM 8 Org.-B. + U. 5 Bürgerbefragung Lernende Org. 13 Fachaufsicht ProjektM 6 HH, ReWe + KLR Evaluation PersonalM 4 Leitbild BeschwerdeM 2 IdeenM 11 Controlling Benchmarking IT Aufgabenkritik BildungsC. 10 Ressourcensteuerung KVP Prozessorient. Org. 7 Strat. Steuerung BSC 1 QM-Fundament nach CAF, EFQM und ISO Führung Prozessorientierung Gesellschaftsorientierung Leistungsorientierung Partnerschaften u. Ressourcen Strategie u. Planung Systemorientierung Bürger- Ständige Mitarbeiterorientierung Verbesserung orientierung QM - Bausteine 1 Balanced Scorecard 2 Beschwerdemanagement 3 Gesundheitsmanagement 4 Personalmanagement 5 Organisationsberatung und -untersuchung 6 Projektmanagement 7 Prozessorientierte Organisation 8 Wissensmanagement 9 Zielvereinbarungen 10 Bildungscontrolling 11 Ideenmanagement 12 Informationsmanagement 13 Lernende Organisation 14 Zielvereinbarungen

9 Maßnahmen zum Auf- und Ausbau von QM in der Bundesverwaltung (2): Sensibilisierung der Bundesressorts für das QM in der Bundesverwaltung In der 111. Sitzung des AfO am erfolgte eine erste Unterrichtung der Ressorts über die Rahmenorientierung QM und deren wesentliche Elemente. Bundesweite Bestandsaufnahme zu den vorhandenen Methoden und Instrumenten des QM Ressortübergreifende Bestandsaufnahme QM auf der Basis eines Online-Fragebogens

10 Maßnahmen zum Auf- und Ausbau von QM in der Bundesverwaltung (3): Einrichtung eines Qualitätskreises Bundesverwaltung Aufgaben: Bündelung von QM-Fachwissen aller Ressorts; Regelmäßiger Wissensaustausch; Qualitätskreis als Impulsgeber für den Auf- / Ausbau von QM- Kompetenz; Erarbeitung eines QM-Handbuches Entwicklung eines Fortbildungskonzeptes QM durch die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV)

11 Maßnahmen zum Auf- und Ausbau von QM in der Bundesverwaltung (4): Erstellung eines Praxisleitfadens QM Mit dem Praxisleitfaden QM, der im Intranet des Bundes veröffentlich und fortlaufend aktualisiert werden soll, wird das BMI den Bundesbehörden Instrumente, ( Step-by- Step -) Ablaufpläne und Checklisten für die Implementierung und Fortentwicklung von QM in der Bundesverwaltung zur Verfügung stellen. Der Praxisleitfaden QM wird den Bundesbehörden voraussichtlich im September 2010 zur Verfügung stehen.

12 Maßnahmen zum Auf- und Ausbau von QM in der Bundesverwaltung (5): Durchführung einer Fallstudie Im Rahmen einer Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) wird derzeit eine Fallstudie inklusive deren Dokumentation und Evaluation durchgeführt, um deren Ergebnisse für eine umfassende QM-Beratung nutzbar zu machen und Bundesbehörden bei der Einführung von QM-Systemen zu unterstützen. Die Ergebnisse der voraussichtlich im Frühjahr 2010 endenden Fallstudie werden in den Praxisleitfaden QM einfließen.

13 Maßnahmen zum Auf- und Ausbau von QM in der Bundesverwaltung (6): Öffentlichkeitsarbeit Aufbau einer Internetplattform Qualitätsmanagement in der Bundesverwaltung Qualitätskonferenzen Durchführung eines Qualitätskongresses in Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) am in Köln

14 Ausblick (1): Fortschreibung der Rahmenorientierung QM auf der Grundlage der Ergebnisse der bundesweiten Bestandsaufnahme zu den vorhandenen Methoden und Instrumenten des QM sowie der vom Qualitätskreis Bundesverwaltung ausgehenden Impulse QM-Schulung der für den Bereich Organisation zuständigen Beschäftigten der Bundesbehörden auf der Grundlage des Fortbildungskonzeptes QM

15 Ausblick (2): Ausbau der Fallstudien (1 Fallstudie pro Bundesressort) Intensivierung des Fachaustausches der Wirtschaft mit der Verwaltung durch den Aufbau eines offenen Internet- Kommunikationsforums in Kooperation mit der DGQ Fachveröffentlichungen Entwicklung eines Arbeitsprogrammes für weitere QM- Maßnahmen durch den Qualitätskreis Bundesverwaltung

16 Bundesministerium des Innern Referat O 5 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!