Risikomanagement - Prozessmodelle im Kontext von Verträgen Nutzen und Standards

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1 - Prozessmodelle im Kontext von Verträgen Nutzen und Standards CMS Reich-Rohrwig Hainz Rechtsanwälte GmbH Gauermanngasse, 00 Wien 5. September 05 Referentin: Claudia Gerlach

2 Willkommen Seit 03/04 selbstständige Vertragsmanagerin in München 5+ Jahre Tätigkeit in der Telekommunikationsindustrie Langjährige Erfahrung im Lösungs- und Dienstleistungsgeschäft in verschiedenen Bereichen und Funktionen Umsetzen der Themen Prozessorientierung und Wirtschaftlichkeit aus verschiedenen Perspektiven heraus Davon 0+ Jahre als Vertragsmanagerin

3 Wo gibt es Risiken? Wo entstehen Risiken? Wieviel kosten sie? Welcher Aufwand muß betrieben werden, um Risiken zu minimieren? Unternehmen Umwelt Infrastruktur Organisationen Systeme Schnittstellen Projektmanagement Lieferung/ Logisitik Prozesse Methoden > > % Produkt Software Dienstleistung Leistungen 3

4 Zielsetzung Aufgaben und Rollen Risikoausprägung Risikostrategien Standardisierter Prozess ISO Eintrittswahrscheinlichkeit Risikomanagement > Zielsetzung im Risikomanagement ist, die (Eintritts -) Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen günstiger Ereignisse zu maximieren Und die (Eintritts -) Wahrscheinlichkeit sowie Auswirkungen ungünstiger Ereignisse auf den Projektverlauf zu minimieren.* *Quelle: Projekt Management Institute, PMBOK Guide 000 Edition 4

5 Aufgaben und Rollen im Prozess Identifikation Risiko Bewältigung Prozess 6 Phasen Identifikation - Beschreibung der Art, Ursachen und Auswirkungen Analyse nach Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Auswirkungen Bewertung z.b. durch Vergleich mit zuvor festgelegten Kriterien zur Risikoakzeptanz oder definierten Grenzwerten (-> Standards und Normen) Bewältigung - Strategien zur Reduzierung der Eintrittswahrscheinlichkeit Überwachung Parameter und Indikatoren (KPIs) zum Reifegrad der aktuellen Risiken Dokumentation fortlaufende Berichterstattung Aufgaben und Rollenmodell Bestimmen von Rollen und Funktionen Festlegen der Verantwortlichkeiten Definieren von Handlungsvollmachten Einbinden in die Genehmigungsstruktur Definieren von Eskalationsprozessen 5 5

6 Wahrscheinlichkeit des Eintretens Risikomanagement Bestimmen der Eintrittswahrscheinlichkeit 99% Das Risiko wird eintreten / ist bereits eingetreten (00% bedeutet, das Risiko ist eingetreten) 80% hohe Wahrscheinlichkeit, daß das Risiko eintritt Mittel 50% Wahrscheinliches Risiko; Bildung einer Rückstellung ist sinnvoll Niedrig Aufnahme des Risikos in die Beobachjtungsliste 0% Das Risiko ist erkannt und bewertet; geringe Wahrscheinlichkeit des Eintretens Modell zur Eintrittswahrscheinlichkeit Vergangenheitsbezogene Erfahrungen aus früheren Projekten aus Kundenverhalten Referenzwerte aus ähnlichen, bereits abgeschlossen Projekten vergleichbare geschäftliche Transaktionen Abgleich mit Geschäftszielen % Das Risiko ist erkannt, aber die Eintrittswahrscheinlichkeit ist sehr gering bis unmöglich (0% bedeutet, das Risiko wurde vermieden Eintrittswahrscheinlichkeit Klasse Bezeichnung Definition Stufe Ausprägung 3 [50% 99%]; 75% Es gibt Anzeichen für eine sehr hohe Eintrittsw ahrscheinlichkeit und / oder eine systematische Kontrolle ist nicht möglich Erheblich Modell zur Risikoausprägung Bestimmen der zeitlichen Komponente Ermitteln der Granularität und des Reifegrades des [0% 49%]; 35% [% 9%] 0 % Mittel Niedrig Es gibt Anzeichen für eine mittlere Eintrittsw ahrscheinlichkeit und /oder eine systematische Kontrolle ist möglich. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird das Risiko nicht eintreten (und den Projektverlauf nicht stören) und/oder es kann systematisch überw acht und kontrolliert werden 3 Bedeutend 4 Etw as 5 Gering Risikos Festlegen der Berichtsintervalle für die Risikoklassen und ihre Ausprägungen 6

7 Strategiearten Risiko Ursache RISIKO (Risikoereignis) Risikoauswirkung Risikomanagement (vorausschauend) Nutzen Teilen Ziel ist es, bereits den Eintritt von Risiken zu verhindern, bevor es zu Problemen kommt. Erweitern Problemorientiert (reagierend) Vermeiden Abmildern Der problemorientierte Ansatz befaßt sich mit bereits eingetretenen Risiken Übertragen Annehmen 7

8 Risikostrategien Eintrittswahrscheinlichkeit Klasse Bezeichnung Definition Stufe Ausprägung 3 [50% 99%]; 75% [0% 49%]; 35% [% 9%] 0 % Mittel Niedrig Es gibt Anzeichen für eine sehr hohe Eintrittsw ahrscheinlichkeit und / oder eine systematische Kontrolle ist nicht möglich Es gibt Anzeichen für eine mittlere Eintrittsw ahrscheinlichkeit und /oder eine systematische Kontrolle ist möglich. Mit großer Wahrscheinlichkeit wird das Risiko nicht eintreten (und den Projektverlauf nicht stören) und/oder es kann systematisch überw acht und kontrolliert werden Erheblich 3 Bedeutend 4 5 Etw as Gering Risikomanagement ist Aufgaben und Rollen Risikoausprägung Prozess Risikomanagement Mittel Niedrig Eintrittswahrscheinlichkeit eine Management- und Führungsaufgabe Zielsetzung (strategisch, operativ) Rahmenbedingungen (Prozess, Mitarbeiter, Handlungsrahmen) Berichtswesen (Anwendungsmöglichkeiten) ein nach ISO 3000 geregelter, fortlaufender Prozess Sechs Phasen (Identifikation & Analyse, Bewertung & Bewältigung, Überwachung & Dokumentation) Instrumente (Workshop, Berechnungsmethoden, Vorgehensweisen) schafft Transparenz in der wirtschaftlichen Beurteilung von vertraglichen Risiken und deren Auswirkungen auf das Projekt Einführung von Modellen und Parametern für Kennzahlen Kategorisierung von Risiken Ausprägung der Eintrittswahrscheinlichkeit deckt sowohl die Vermeidung als auch die Bewältigung von Risiken ab Ursachen- /Wirkungskette in der Risikoerkennung Qualifizierung und Quantifizierung Risikostrategien und leistet einen wesentlichen Beitrag zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z.b. Grundsätze guter Unternehmensführung, Compliance) 8

9 Vielen Dank!