Ein Praxisbericht: Fünf Jahre evergabe bei der Bundesagentur für Arbeit

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1 Astrid Widmann Bundesagentur für Arbeit Geschäftsbereich Einkauf Ein Praxisbericht: Fünf Jahre evergabe bei der Bundesagentur für Arbeit

2 Agenda Ausgangslage evergabe in der Bundesagentur für Arbeit Aktueller Status und Mengengerüste Einführung und Umsetzung der evergabe in der BA Stakeholder Marketing Seite 2

3 Ausgangslage Entwicklung des Einkaufs in der BA Reformprozess in der BA im Jahr 2004 sowie Weiterentwicklung: Bildung einer eigenständigen Einkaufsorganisation für alle Dienststellen Organisatorische Gliederung Einkauf als Geschäftsbereich im BA-Service-Haus (BA-SH) Operativer Zentraleinkauf (ZEK) für Güter und Dienstleistungen der Informationstechnik und sonstigen Infrastruktur für alle Dienststellen Zentrale fachliche Steuerung der Arbeitsmarktdienstleistungen (AMDL) in einem gesonderten Servicebereich Operativer dezentraler Regionaleinkauf in 5 Regionalen Einkaufszentren für Arbeitsmarktdienstleistungen Seite 3

4 Ausgangslage Entwicklung des Einkaufs in der BA Aus dem Projekt BA Die Agentur zielte die Einführung von Public electronic Procurement (PeP) auf die IT-Unterstützung im Rahmen der Neustrukturierung des Beschaffungswesens der BA und als Teil der egovernment-initiative Bund Online Die elektronische Gesamtlösung für den Einkauf wurde in vier Teilprojekten realisiert: 1. Elektronische Workflow-Unterstützung für das Vergabeverfahren 2. Elektronische Ausschreibungsplattform zur Kommunikation mit den Bietern im Vergabeverfahren 3. Webbasiertes Bestellsystem mit Anbindung eines Marktplatzes (eordering); Einführung Materialwirtschaftssystem zur Unterstützung und Steuerung der Bestellabwicklung; Einführung 2006 Seite 4

5 evergabe in der Bundesagentur für Arbeit Vergabeprozess Vorbereitungsphase Erstellung Leistungsverzeichnis Wahl des Verfahrens Terminplanung Erstellung Vergabeunterlagen Angebotsphase Ausschreibung veröffentlichen Anforderung VU Kommunikation m. Vergabestelle Angebotsabgabe Angebotsöffnung Wertungsphase und Zuschlagserteilung Niederschrift Prüfung und Wertung Fachliche Wertung Zuschlagserteilung -Plattform Seite 5

6 Aktueller Status und Mengengerüste Elektronische Vergabeverfahren in Elektronische Angebote in Elektronische Angebote seit Elektronische Vergabeverfahren seit Anwender evergabe 415 Seite 6

7 Aktueller Status und Mengengerüste ; bis Verfahren Angebote Seite 7

8 Aktueller Status und Mengengerüste Auswertung : Angebote empfangen Angebot empfangen Seite 8

9 Einführung und Umsetzung der evergabe in der BA Durchführung Verhandlungsverfahren 6 Monate; Beginn 4/2006 Am Zuschlag und Beginn des Projektes im Einkauf Bis September 2007 Konfiguration und Customizing der Software um die internen Einkaufsprozesse abzubilden Parallel erfolgte die Anbindung an die e-vergabe-plattform des Bundes Vorbereitung und Durchführung Pilotierung von 7/2007 bis 4/2008 mit Testverfahren und Echtbetrieb Flächeneinführung im Juli Monate Dauer ab Zuschlag bis Go life!!! Beginn heute ; Ende 10/2016 Seite 9

10 Einführung und Umsetzung der evergabe in der BA Projekt evergabe A Projekt Kick-Off B C Konzeptionsphase bis März 2007 Aufbau Test- und Entwicklungssystem D E F G Entwicklung und Customizing, Aufbau der Schnittstellen 02/2007 bis 9/2007 Vorbereitung und Durchführung Pilot und Schulungen Key User 7/2007 bis 4/2008 Flächeneinführung und Roll-Out 7/2008 Begleitendes Marketing (Stakeholder) Seite 10

11 Stakeholder interne Stakeholder Lieferanten externe Stakeholder Mitarbeiter Führungskräfte Projektteam Behörde Gesellschaft Staat Bieter/Bewerber Seite 11

12 Stakeholder alle, die ein Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Prozesses oder Projektes haben; insbesondere Kunden oder Mitarbeiter. Die Stakeholder-Tabelle gibt einen Überblick der identifizierten Stakeholder und listet ihre Interessen an dem Projekt auf. Behördenintern; mit dem Ziel der Integration der evergabe- Prozesse in das eigene Unternehmen Potentielle Bieter; mit dem Ziel von Beginn an möglichst hohe, branchenübergreifende Akzeptanz zu erreichen. Seite 12

13 Stakeholder - Tabelle Stakeholder Abteilung Rolle/Funktion Nutzen, Bedenken, Erfolgskriterien Interesse am Projekt Einfluss Derzeitige Haltung oder Einstellung Gewünschte Haltung oder Einstellung Strategien/Maßnahmen Verantwortlicher Seite 13

14 Marketing Wie wurden die betroffenen Marktteilnehmer im Projekt auf die evergabe vorbereitet? Bundesweit einheitliche und koordinierte Information der potenziellen Bieter Hinweis zur evergabe auf der BA-Homepage seit Anfang 2007 lfd. Informationsschreiben an 3000 Firmen bundesweit mit Aufforderung zur Registrierung Veröffentlichungen in Fachzeitschriften und Vorträge in Fachforen und bei Bundesverbänden zum Projekt PeP Informationsveranstaltungen seitens BA (Projektteam PeP) und BeschA Erstellung des Bieterhandbuchs für Bewerber und Bieter als Leitfaden für die elektronische Angebotsabgabe, lfd. Pflege Bereitstellung von Flyern Seite 14

15 Marketing Informieren Sie die potentiellen Bieter über: Die digitale Unterschrift Elektronische Signatur Technische Voraussetzungen Registrierung Softwarekomponenten für die Angebotserstellung Ausschreibungssuche Angebotserstellung Service, Hotline und Support Kosten Seite 15

16 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Seite 16