Die Verzahnung von E-Rechnung und elektronischem Einkauf in der Bundesverwaltung

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1 Der Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis Vorbereitung durch IT-fähige Arbeitsabläufe Die Verzahnung von E-Rechnung und elektronischem Einkauf in der Bundesverwaltung Markus Dreßler Deutscher Landkreistag

2 IST-Zustand des elektronischen Einkaufs der Bundesverwaltung: Der Beschaffungskreislauf Bedarfsentstehung Bedarfsdeckung 500+ Bedarfsträger Auftragnehmer BMECat Rechnungsbearbeitung Vergabeverfahren Bedarfsmeldung Vertragsabschluss 4 zentrale Beschaffungsstellen des Bundes ERP- bzw. Haushaltssystem 1

3 Modernisierung des elektronischen Einkaufs: Projekt E-Beschaffung Inhalte & Ziele Grundlage: Regierungsprogramm Digitale Verwaltung 2020 Standardisierung und Digitalisierung bei Beschaffungsprozessen des Bundes Ziele: Synergieeffekte und Einsparungen Kostenersparnis durch standardisierte Prozesse Mehr Rechtssicherheit durch elektronische Verfahren Besseres Preis-Leistungs-Verhältnis durch verstärkte Bündelung und mehr Wettbewerb Abbau von Bürokratie durch vermehrte Nutzung von Rahmenverträgen Umsetzungsbasis: Bestehende Verfahren wie die e-vergabe und das Kaufhaus des Bundes des Beschaffungsamtes 2

4 Bausteine E-Beschaffung Digitale Agenda eakte erechnung 3 3

5 Portalstrategie E-Beschaffung Einordnung Kaufhaus des Bundes 4

6 Vision Kaufhaus des Bundes Die gesamte Bundesverwaltung nutzt unser System, um alle Beschaffungsvorgänge aller bündelungsfähigen Standardprodukte elektronisch durchzuführen. 5

7 Kurzvorstellung KdB Zentrale elektronische Einkaufsplattform der Bundesverwaltung 2003: Kabinettsbeschluss zur Optimierung der öff. Beschaffung egovernment-initiative Bund-Online 2005 Aktuell: Teilmodul der Projektgruppe E-Beschaffung Ziele analog zur E-Beschaffung Instrumente zur Zielerreichung: Ressortübergreifende Bedarfsbündelung Zentrale, webbasierte Bestellplattform Dezentraler Abruf aus Rahmenvereinbarungen des Bundes Konzentration von Fachwissen in 4 ZBSt. en des Bundes 6

8 Wie funktioniert das KdB? 4 Zentrale Beschaffungsstellen des Bundes schließen ressortübergreifende Rahmenvereinbarungen nach Produktkategorien getrennt für die Bundesverwaltung ab. BeschA (BMI) Beschaffungsamt des BMI GZD (BMF) Generalzolldirektion ZD II, Abt. A (Org.), Ref. 3 BAM (BMWi) Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung BAAINBw (BMVg) Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr Das Team Kaufhaus des Bundes ist im BeschA angesiedelt Fachliche und technische Weiterentwicklung KdB-Geschäftsstelle und -Technikteam Ansprechpartner für angeschlossene Behörden und interessierte Unternehmen 7

9 Herausforderungen mit Bezug zur E-Rechnung (Noch ) nicht jeder Bedarfsträger ist im KdB nicht jeder Bedarfsträger verwendet RV bzw. RV des Bundes nicht alle Produkte sind in RV abgebildet nicht alle RV sind im KdB online nicht jede RV im KdB besitzt elektronische Katalogdaten nicht jeder Abruf wird elektronisch getätigt Lückenhafte Statistik- & Controlling-Informationen Maßnahmen Regulatorisch: Zugangsvoraussetzungen aufweichen, Verbindlichkeit erhöhen Motivatorisch: Anreize und Sanktionen bzgl. Vertragseinhaltung Technische & organisatorische Anbindung an E-Rechnung 8

10 Ideen zur Integration E-Rechnung im KdB Erweiterung künftiger Rahmenvereinbarungen Lieferanten verpflichtet zur Erstellung einer E-Rechnung Sanktionierung bei Nicht-Vorliegen E-Rechnung Pflichtdatenfelder in E-Rechnung Relevant für KdB / Abruf aus RV des Bundes (ja/nein) Falls ja: KdB-RV-Nr. und KdB-Lieferauftragsnummer (falls vorhanden) KdB zwar nicht direkt relevant für Bezahlvorgang, aber: Alle E-Rechnungen gehen an zentrales Modul des Bundes Dort: Schnittstelle zum KdB zum (automatischen) Datenabgleich Einfachste Variante: Kopie jeder relevanten E-Rechnung per Evtl. erinnert KdB bei Nicht-Vorliegen einer E-Rechnung Bedarfsträger und Lieferant ( Mini-Mahnlauf ) Neue Auswertungen ermöglichen gezieltere Maßnahmen: E-Rechnungen ohne KdB-Auftragsnr. KdB-Aufträge ohne E-Rechnungsnr. z.b. nach Behörde 9

11 noch Fragen? ODER: Jeder Bewerter bewertet unabhängig ohne Austausch mit den Kaufhaus anderen des Bundes Mitgliedern des Bewertergremiums. Vorteil: Transparenz, KdB Geschäftsstelle demokratisch gefundenes Ergebnis. KdB Technik Plausibilitätsprüfung durch die Vergabestelle. Leitung: Herr Dreßler Verdachtsfälle: nach Frau Ackermann, Möglichkeit Herr Ibald, noch vor Frau Ort Kapitza, mit dem Frau Bewertergremium Hüskes, Herr Hamidi, besprechen Herr Kuhnke + Herr Klotz dokumentieren. (GZD) Bewertung wiederholen? Einbindung Z13. Hotline: Eskalation/Einschalten weiterer Hotline: Ansprechpartner: in der Linien- geschaeftsstelle@kdbund.bund.de katalogdaten@kdbund.bund.de Hierarchie, Justiziariat; Ansprechperson für Korruptionsvorsorge; Externe Ombudsperson Dokumentation! Projektgruppe E-Beschaffung z.b. durch Gesprächsprotokolle, Vermerke o.ä. Leitung: Herr Schmitz zur eigenen Absicherung Stellv. Leitung: Herr Biber als Munition für eine Eskalation Herr Gusbeth, Herr Klinker, Frau Rietmann Beschaffungsamt des BMI Brühler Straße Bonn 10

12 Backup 11

13 Das Produktangebot Informationstechnik Kommunikationstechnik (Netze, Dienstleistungen, Endgeräte) Dienstleistungen Werkzeuge, Werkstattausstattung Kraft- und Schmierstoffe Licht- und Stromversorgungstechnik Kraftfahrzeuge Büromaschinen und Büroverbrauchsmaterial Möbel Unterhaltungselektronik Arbeitssicherheitsausstattung Labormaterialien Hygieneartikel Reinigungsmittel 13

14 Definition Bedarfserhebung und Rahmenvereinbarung Bedarfserhebung: Vor einer Ausschreibung wird der benötigte Bedarf bundesweit ermittelt und dient als Grundlage der späteren Ausschreibung. Nur solche Behörden, deren Bedarf in der Ausschreibung berücksichtigt wurde, können aus dieser Rahmenvereinbarung bestellen. Nachträgliche Beitritte zu einer Rahmenvereinbarung sind nur unter bestimmten Umständen möglich Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarungen werden in wettbewerblichen Ausschreibungsverfahren an Unternehmen vergeben. In einer Rahmenvereinbarung werden in der Regel nur bestimmte Rahmendaten, zum Beispiel: Vertragslaufzeit, Produkte und Preise, festgelegt. Ins KdB werden sog. bündelungsfähige Standardprodukte eingestellt! 14

15 Wer kann das KdB nutzen? Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung Innerhalb des hierarchisch gegliederten Behördenaufbaus z.b. Beschaffungsamt des BMI Nachträglicher Beitritt zur Rahmenvereinbarung möglich Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung Rechtsfähige Körperschaften, Anstalten, Stiftungen des öffentlichen Rechts z.b. Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) Bundesnahe Einrichtungen, die im Sinne der 23, 44 BHO zu mehr als 50 % vom Bund institutionell gefördert werden (aktuell nur Bestandskunden ) z.b. Deutsche UNESCO Kommission 15

16 Organisation / Facts & Figures zum KdB KdB-Geschäftsstelle: Koordination der ZBSt. en und Rahmenvertragsmanagement KdB-Technikteam: Stammdaten- und Katalogdatenverwaltung Betrieb: ITZBund (IT-Konsolidierung Bund) Projekt Neuentwicklung (KdB+) im Rahmen E-Beschaffung Stetig steigende Akzeptanz und Nutzung Abrufe von über Standardprodukten 505 Rahmenvereinbarungen, davon 273 BeschA/BMI 454 angeschlossene Bundesbehörden und -einrichtungen Über Nutzer 16