Die Bundesbeschaffung

Transkript

1 Die Bundesbeschaffung

2 Per Gesetz errichtet Bundesbeschaffung 2001 per Gesetz errichtet Portfolio per Verordnung übertragen (BMF) Bundesvergabegesetz als Basis für Ausschreibungen

3 Nutzen für alle öffentlichen Auftraggeber Teilnahme an einem großen Beschaffungsmarkt (Volumen 1,2 Milliarden Euro) Optimale Konditionen (Einsparungen: 17,9 %) Jederzeitige Verfügbarkeit von Waren und Dienstleistungen Kein eigenes Ausschreibungsverfahren Verringerung der Prozesskosten Kein Vergaberisiko (Revisionssicherheit) Standardisierte, regelmäßige Verfahren

4 Einkaufsdienstleistung im Focus Beschaffung Bereitstellung von rund Produkten für alle öffentlichen Auftraggeber 12 Produktfamilien von IT über Büroausstattung bis Reinigung Beratung Projekte im besonderen Auftrag (PibA) Beratung im Bereich Vergaberecht, Beschaffungsorganisation und in spezifischen Produktbereichen E-Procurement-Applikationen Entwicklung und Betrieb elektronischer Bestellplattformen (e-shop und e-reisen)

5 BBG Einkaufsprozess Legende: Phasen, Teilprozesse, Prozessaktivitäten

6 Die BBG als Einkaufsdienstleister KUNDEN Dienststelle X BBG Bedarfserhebung Bestellung Rechnung Vergabeverfahren Lieferung Abwicklung e-shop LIEFERANTEN Lieferant X

7 Steigender Umsatz, steigende Einsparungen in Millionen Euro Beschaffungsvolumen 2013: 1,2 Milliarden Euro

8 Steigender Umsatz, steigende Einsparungen in Millionen Euro Einsparung 2013: 253 Millionen Euro Beschaffungsvolumen 2013: 1,2 Milliarden Euro

9 Steigender Umsatz, steigende Einsparungen Einsparung: 253 Millionen Euro in Millionen Euro Hochschulsektor: 8,4 % Gesundheit: 10,2 % Länder und Gemeinden: 14,3 % Ausgegliederte Unternehmen: 21,1 % Anteil Bundeskunden: 46 % Beschaffungsvolumen 2013: 1,2 Milliarden Euro

10 Die Produktpalette der BBG IT & Telekommunikation 23% Textilien 1% Werkstatt, Maschinen & Metallprodukte 1% Elektrotechnische Geräte & Komponenten 1% Medizin und Labor 3% Energie 19% Verpflegung und Lebensmittel 4% Bürobedarf und Raumeinrichtung 4% Mobilität 21% Gebäudebetrieb 12% Dienstleistungen 11%

11 Kundenstruktur der BBG 2013 Insgesamt nutzen 1577 Organisationen die BBG. Diese setzen sich wie folgt zusammen: 12 Bundesministerien und 7 weitere Bundesstrukturen 1115 Länder und Gemeinden 315 ausgegliederte Unternehmen des Bundes, der Länder und Gemeinden 64 Institutionen aus dem Hochschul- und Forschungssektor 64 Einrichtungen des Gesundheitssektors

12 Vergaberechtssicherheit: 1636:23 Seit ihrer Gründung hat die BBG 1636 Vergabeverfahren durchgeführt. In 89 Fällen wurde beim Bundesvergabeamt Einspruch erhoben. Nur in 23 Fällen wurde diesem Einspruch Recht gegeben.

13 Lieferantenstruktur 2013 KMU-Strategie: Mit ihrer KMU-Strategie sorgt die BBG dafür, dass KMU und GU faire Chancen für einen Zuschlag bekommen. Im Jahr 2013 waren 49% aller Bieter Klein- und Mittelunternehmen (KMU) KMU in Zahlen: Der Anteil der KMU an den BBG-Lieferanten betrug 2013 insgesamt 65%. 345 aller Angebote wurden von Großunternehmen gelegt 330 aller Angebote wurden von KMU gelegt

14 Prozess eprocurement

15 Elektronische Bestellplattformen e-shop Der e-shop ist die zentrale Bestellplattform der BBG. Über Produkte können hier elektronisch bestellt werden. Ein differenziertes Rechtesystem bildet alle Genehmigungsabläufe der BBG-Kunden ab. e-reisen Das Online-Bookingtool e-reisen ermöglicht die elektronische Buchung von Dienstreisen. Flüge, Hotels und Mietautos können elektronisch verglichen und online gebucht werden.

16 e-shop als One-Stop Einkaufstool BBG November 2014

17 Bestell- und Rechnungsmanagement im e-shop Hosting Integration und Verwaltung eigener Produktkataloge Systemintegration Integration des eigenen Warenwirtschaftssystems e-shop Umfassendes Bestellmanagement inkl. Workflows, Wareneingangserfassung etc. und e-katalog; Rechnungserfassung November.2014

18 Operativer Einkaufsprozess im e- Shop mit Integration ins SAP ERP Bedarfsmeldung Bestellung Wareneingang Rechg.- abwicklg. ILLUSTRATIV e-shop Wareneingang Produktsuche / - auswahl 1 Freigabe Freigabe Bestellung Bedarfsanforderg Bestellantrag Rechg. versand 2 Bereitstellung der SAP relevanten Kontierungsobjekte etc. im e-shop XML XML idoc SAP ERP Bestellung Wareneingang Rechnungs- Abwicklg. 1) e-shop Multi-Lieferanten-Katalog kann auch kundeneigene Kataloge hosten 2) Rechnung wird via Rechnungsgateway (ext. Serviceprovider) verarbeitet und weitergeleitet, Daten können im e-shop abgerufen werden November.2014 Replizierte Belege

19 Merkmale des e-shop Katalogsystem Bestellprozess Bedarfsmeldung Bestellung Wareneingang Rechg.- abwicklg. ILLUSTRATIV Voll integriert im e-shop (keine zusätzliche Schnittstelle) e-shop Multi-Lieferanten Katalog (inkl. Staging Area für Content Management) BBG Verträge Kunden Verträge November.2014

20 Merkmale des e-shop Kataloghosting - Content Management Verwaltung elektronischer (kundeneigener) Produkt- / Freitextkataloge (Abb. von Vertragskonditionen) Elektronisches Freigabeverfahren für Lieferantenkataloge unterstützt durch Regelwerk (nach organisatorischen Vorgaben) und Prüfungen Vollständigkeit / Preisveränderungen / Logikchecks Einbindung des Einkaufs in die Freigabeprozesse mit automatischen Benachrichtigungen Erstellung auf Basis von Industriestandards: BMECat zur Erstellung der Kataloge (auch via Excel Template) eclass (Unterstützung aller Versionen zw u 8.0) November.2014

21 Gesellschaftspolitische Beschaffungsthemen KMU & Regionalität An KMU-Strategie festhalten Strategie evaluieren & perfektionieren Aktives Erwartungsmanagement Innovation Öst. Position in Kooperation finden, EU-Position mitgestalten und BBG-Position ableiten Innovation als Zukunftsthema laufende innovative Beschaffungen Ökologische Nachhaltigkeit nabe-aktionsplan ist state-of-theart Strategische Ausformulierung Umsetzung perfektionieren Zusatznutzen kommunizieren Strategische Positionierungen Soziale Nachhaltigkeit BBG-Positionierung in Abstimmung mit BMF finden und kommunizieren

22 Der USP der BBG Wir kennen unsere Kunden Wir kennen den Markt Einkau f Wir kennen das Vergaberecht